050.7 Arbeitsablauf
Der Arbeitsablauf der Förderungen im Überblick:
Arbeitsablauf bei den Förderungen generell
Ein Arbeitsablauf besteht aus mehreren aufeinanderfolgenden Prozessschritten, der individuell angepasst werden kann. Je nach aktuellem Status der Förderposition werden dabei unterschiedliche Schritte angeboten. Durch das Durchlaufen eines Prozessschritts öffnet sich ein Beleg (kann auch individuell angepasst werden), und der Status der Förderposition, gegebenenfalls auch der Förderung (Kopf-Status), wird aktualisiert. Auf diese Weise werden weitere oder auch neue Prozessschritte freigeschaltet. Abhängig vom jeweiligen Prozessschritt wird im Hintergrund die Finanzbuchhaltung angesprochen, selbst wenn das Finanzmodul nicht im Einsatz ist (keine Ansicht/Auswertungen in der FiBu möglich).
Der Prozessschritt Zurück durchläuft dabei stets dieselbe Funktion: Möchte man einen Status zurück, gelingt dies mit dem Prozessschritt Zurück. Hier werden gebuchte FiBu Belege storniert und normale Belege gelöscht.
Ein Arbeitsablauf endet entweder mit Abgeschlossen oder Zurückgezogen.
Wenn ein Beleg im Rahmen eines Prozessschrittes erstellt wird, dann wird der generierte Beleg als PDF in der Originalfassung revisionssicher abgelegt.
Wenn der Beleg jetzt im Nachgang bearbeitet wird (z.B. Änderungen im Text), dann übernimmt die Funktion, die aus dem Beleg einen E-Mail-Anhang generiert, die geänderte Version.
Belege wie diese sind über die Belegvorlagen anpassbar.
Arbeitsablauf bei den Förderungen im Detail
Status Angelegt bis Genehmigt
| Status Förderposition | Prozessschritt | Beschreibung | Ablauf FiBu mit Beispiel 800,00 EUR |
|---|---|---|---|
| Angelegt | Position wurde geprüft | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Status Position wurde geprüft. | - |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Schließt oder speichert man den Beleg, dann gilt die Förderposition als Zurückgezogen und die Förderung gilts somit als beendent (sofern es keine weiteren Prozessschritte mehr gibt). Weitere Prozessschritte sind nicht mehr möglich. | - | |
| Position wurde geprüft | Beurteilung einholen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg der Beurteilung für eine Förderung. Schließt oder speichert man den Beleg, dann gelangt man zu dem Status Beurteilung einholen. | - |
| Gutachten einholen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Status Gutachten einholen. | - | |
| Gremium vorlegen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Status Vorlage Gremium. Hat man das Modul Beschlüsse erworben so kann diese Förderposition einer Tagesordnung eines Beschlüsses zugeordnet werden. | - | |
| Genehmigen | Bei diesem Prozessschritt öffnet sich eine Eingabemaske. SInd die Module Stiftung und Beschlüsse erworben so müssen die Felder Stiftung (sofern noch nicht angegeben) und Genehmigt von (Gremium) eingetragen werden. Die zwei folgenden Felder sind Pflichtfelder: Genehmigt Am und Förderbetrag. Hat man diese beiden Eingaben gemacht, kann man das Disketten-Icon Speichern klicken. | Das Obligo wird eingestellt. Standard Buchungssatz: | |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Schließt oder speichert man den Beleg, dann gilt die Förderposition als Zurückgezogen und die Förderung gilts somit als beendent (sofern es keine weiteren Prozessschritte mehr gibt). Weitere Prozessschritte sind nicht mehr möglich. | - | |
| Ablehnen | Mit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderposition ab. Man bekommt die Möglichkeit, einen Ablehnungsgrund und ein Ablehnungsdatum mit anzugeben. Ein generierter Beleg wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert man diesen, wird der Status auf Beendet/Abgelehnt gesetzt. | - | |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | - | |
| Beurteilung einholen | Gutachten einholen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg ab, dann gelangt man zum Status Gutachten einholen. | - |
| Gremium vorlegen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Status Vorlage Gremium. Hat man das Modul Beschlüsse erworben so kann diese Förderposition einer Tagesordnung eines Beschlüsses zugeordnet werden. | - | |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann gelangt man zum Schritt Zurückgezogen. | - | |
| Ablehnen | Mit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderung ab. Man bekommt die Möglichkeit, einen Ablehnungsgrund und ein Ablehnungsdatum mit anzugeben. Ein generierter Beleg wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert oder schließt man diesen, wird der Status auf Beendet/Abgelehnt gesetzt. Hat man bei der Rubrik Positionen bei Layout bearbeiten Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum markiert, so werden unten bei den Positionen Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum mit aufgelistet (Im Förderung-Desktop , Ziffer 4) | - | |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | - | |
| Gutachten einholen | Beurteilung einholen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann gelangt man zum Schritt Beurteilung einholen. | - |
| Gremium vorlegen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Hier kann man dann eine Projekt Kurzbezeichnung sowie eine Empfehlung für das Gremium einsehen. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann gelangt man zum Schritt Vorlage Gremium. | - | |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann gelangt man zum Schritt Zurückgezogen. | - | |
| Ablehnen | Mit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderung ab. Man bekommt die Möglichkeit, einen Ablehnungsgrund und ein Ablehnungsdatum mit anzugeben. Ein generierter Beleg wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert oder schließt man diesen, wird der Status auf Beendet/Abgelehnt gesetzt. Hat man bei der Rubrik Positionen bei Layout bearbeiten Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum markiert, so werden unten bei den Positionen Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum mit aufgelistet (Im Förderung-Desktop , Ziffer 4) | - | |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | - | |
| Vorlage Gremium | Genehmigen | Bei diesem Prozessschritt öffnet sich eine Eingabemaske. Die Felder von Stiftung und Genehmigt von werden automatisch eingetragen. Die zwei folgenden Felder sind Pflichtfelder: Genehmigt Am und Förderbetrag. Hat man diese beiden Eingaben gemacht, kann man das Disketten-Icon Speichern klicken. Anschließend wird ein Beleg geöffnet, in dem man sich für den Förderantrag bedankt. Schließt oder speichert man ab, so gelangt man zum Status Genehmigt. | Das Obligo wird eingestellt. Wird erst zum Termin gebucht. Das Feld Termin ist rein optional, das Feld Genehmigt am ist ein Pflichtfeld. Sind Termin und Genehmigt am eingetragen, geht das Programm nach dem eingetragenen Termin. Standard Buchungssatz Bsp.: 2530 satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an 1380 Verrechnungskonto +800,00 |
| Zurückstellen | Führt man diesen Prozessschritt aus, so wird in Folge ein Beleg generiert und man gelangt man zum Status Zurückgestellt. | - | |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann gelangt man zum Schritt Zurückgezogen. | - | |
| Ablehnen | Mit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderung ab. Man bekommt die Möglichkeit, einen Ablehnungsgrund und ein Ablehnungsdatum mit anzugeben. Ein generierter Beleg wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert oder schließt man diesen, wird der Status auf Beendet/Abgelehnt gesetzt. Hat man bei der Rubrik Positionen bei Layout bearbeiten Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum markiert, so werden unten bei den Positionen Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum mit aufgelistet (Im Förderung-Desktop , Ziffer 4) | - | |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | - |
Status Genehmigt bis Abgeschlossen
| Status | Prozessschritt | Beschreibung | Ablauf FiBu |
|---|---|---|---|
| Genehmigt | Auszahlung erfassen | Hat man diesen Prozessschritt ausgeführt, wird eine Eingabemaske angezeigt. Pflichtfeld bei dieser Eingabemaske ist Auszahlung. Eben dieser Auszahlungsbetrag darf aber nicht den genehmigten Betrag überschreiten. Speichert man die Eingabemaske nun mit dem Disketten-Icon ab, so wird ein Beleg über eine Auszahlungsanordnung erstellt und gezeigt. Man gelangt zum Status Mittelabruf erfasst. Auszahlungsdatum kann optional angepasst werden. Beim Buchen entscheidet sich dadurch, in welchem Monat es gebucht wird. | - |
| Auszahlung buchen | Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle Belegdaten. Anschließend wird ein Beleg erstellt und gezeigt. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab und gelangt zum Status Mittelabruf läuft. | 2530 an 1380 -800,00 2520 an 1340 +800,00 | |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg des Projektrückzuges. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann gelangt man zum Schritt Zurückgezogen. | Das Obligo wird aufgelöst. 2530 an 1380 -800,00 | |
| Verwerfen | Beim Prozessschritt Verwerfen wird ein Beleg geöffnet. Der Status der Förderung wird auf Beendet gesetzt. Außerdem informiert das Programm mit der Meldung, dass keine Prozessschritte mehr möglich sind. | Das Obligo wird aufgelöst. 2530 an 1380 -800,00 | |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | Das Obligo wird aufgelöst. 2530 an 1380 -800,00 | |
| Mittelabruf erfasst | Auszahlung buchen | Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle Belegdaten. Anschließend wird ein Beleg erstellt und gezeigt. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab und gelangt zum Status Mittelabruf läuft. | 2530 an 1380 -800,00 2520 an 1340 +800,00 |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | - | |
Mittelabruf läuft Achtung: In diesen Status gelangt man nur bei Teilauszahlungen | Auszahlung erfassen | Hat man diesen Prozessschritt ausgewählt, wird eine Eingabemaske angezeigt. Pflichtfeld bei dieser Eingabemaske ist Auszahlung. Eben dieser Auszahlungsbetrag darf aber nicht den genehmigten Betrag überschreiten. Speichert man die Eingabemaske nun mit dem Disketten-Icon ab, so wird ein Beleg über eine Auszahlungsanordnung erstellt und gezeigt. Man gelangt zum Prozessschritt Mittelabruf erfasst. Das Auszahlungsdatum kann optional angepasst werden. Beim Buchen entscheidet sich dadurch, in welchem Monat gebucht wird. | - |
| Auszahlung buchen | Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle Belegdaten. Anschließend wird ein Beleg erstellt und gezeigt. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab und gelangt zum Status Mittelabruf läuft. | 2530 an 1380 -800,00 2520 an 1340 +800,00 | |
| Rückzahlung anfordern | Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle Belegdaten. Anschließend wird ein Beleg erstellt und gezeigt. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab und gelangt zum Status Rückzahlung angefordert. Eine Rückzahlung kann jedoch nicht größer als der Auszahlungsbetrag selbst sein. | Das Obligo wird positiv. 2530 an 1380 +800,00 | |
| Vorzeitig abschließen | Mit diesem Prozessschritt schließt man die Förderung ab und bekommt nach einer Eintragung des Datums einen generierten Beleg. Schließt oder speichert man den Beleg, so gelangt man zum Status Vorzeitig abgeschlossen. | Das Obligo wird getilgt. 2530 an 1380 -800,00 | |
| Abschließen | Mit diesem Prozessschritt schließt man die Förderung ab und bekommt nach einer Eintragung des Datums einen generierten Beleg. Schließt oder speichert man den Beleg, so gelangt man zum Status Abgeschlossen. | Das Obligo wird getilgt. 2530 an 1380 -800,00 | |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | Die (Teil-) Auszahlung wird storniert. | |
| Ausgezahlt | Rückzahlung anfordern | Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle Belegdaten. Anschließend wird ein Beleg erstellt und gezeigt. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab und gelangt zum Status Rückzahlung angefordert. Eine Rückzahlung kann jedoch nicht größer als der Auszahlungsbetrag selbst sein. | Das Obligo wird positiv. 2530 an 1380 +800,00 Entgegengesetzter Buchungssatz: 1340 an 2520 +800.00 |
| Abschließen | Mit diesem Prozessschritt schließt man die Förderung ab und bekommt nach einer Eintragung des Datums einen generierten Beleg. Schließt oder speichert man den Beleg, so gelangt man zum Status Abgeschlossen. | Das Obligo wird getilgt. 2530 an 1380 -800,00 | |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | Die Buchung "2520 an 1340 +800.00" wird storniert. | |
| Rückzahlung angefordert | Abschließen | Mit diesem Prozessschritt schließt man die Förderung ab und bekommt nach einer Eintragung des Datums einen generierten Beleg. Schließt oder speichert man den Beleg, so gelangt man zum Status Abgeschlossen. | Das Obligo wird getilgt. 2530 an 1380 -800,00 |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | Die Buchung "1340 an 2520 +800.00" wird storniert. | |
| Abgeschlossen | Zurück | Die Förderung hat den Status Beendet. Allerdings kann mit Zurück nochmal in die Förderung rein und weitere Prozessschritte ausführen | |
Belegdaten im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Je nach dem, was hier ausgewählt ist, dann wird ein Zahlungsempfänger eingetragen oder man muss hier einen auswählen. Möchte man mehrere Zahlungsempfänger auswählen, ist dies über das Lupen-Icon neben der Zeile möglich. |
| 2 | Die Bankverbindung des Zahlungsempfängers. |
| 3 | Hierüber kann man eine Bankverbindung erstellen. |
| 4 | Hier wird der genehmigte Betrag angezeigt. |
| 5 | Hier wird der bislang ausgezahlte Betrag angezeigt. |
| 6 | Hier wird der offene Betrag angezeigt. |
| 7 | Hier kann man angeben, welchen Betrag man auszahlen möchte. Dieses Feld ist außerdem ein Pflichtfeld. |
| 8 | Hierüber gibt man das Auszahlungsdatum ein. Gibt man nur Tag und Monat ein, wird automatisch das Jahr und das richtige Monatsformat abgebildet. |
| 9 | Hier befindet sich der gegenwärtige Statusbericht zur Auszahlungsbuchung. Hat man mindestens alle Pflichtfelder ausgefüllt, so wird hier "Bereit." stehen. In allen anderen Fällen wird man darauf hingewiesen, welche Felder man noch ausfüllen soll. |
Belege
Für jeden Prozesschritt kann ein eigener Beleg hinterlegt werden. Auch für jeder Stiftung können unterschiedliche Belege eingerichtet werden.
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Belege einrichten
Verweis auf anderes Kapitel
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Beleg per E-Mail verschicken
Öffnet sich der Beleg aus einem Prozessschritt so können wenn notwendig änderungen vorgenommen werden und direkt per E-Mail verschickt werden.
Der bearbeitet Beleg wird hierbei als PDF abgespeichert und als Anhang direkt an die Aktivität gehängt. Dieses PDF ist dann nur an der Aktivität sichtbar.
