Wiki-Quellcode von 050.4 Arbeitsablauf
Zuletzt geändert von base4it Admin am 2025/11/06 14:52
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="box" %) | ||
| 2 | ((( | ||
| 3 | **Der Arbeitsablauf der Förderungen im Überblick:** | ||
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| 5 | {{toc/}} | ||
| 6 | ))) | ||
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| 11 | = Arbeitsablauf bei den Förderungen generell = | ||
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| 13 | Ein **Arbeitsablauf** besteht aus mehreren aufeinanderfolgenden **Prozessschritten**, der individuell angepasst werden kann. Je nach aktuellem **Status der Förderposition** werden dabei unterschiedliche Schritte angeboten. Durch das Durchlaufen eines Prozessschritts öffnet sich ein Beleg (kann auch individuell angepasst werden), und der Status der Förderposition, gegebenenfalls auch der Förderung (Kopf-Status), wird aktualisiert. Auf diese Weise werden weitere oder auch neue Prozessschritte freigeschaltet. Abhängig vom jeweiligen Prozessschritt wird im Hintergrund die Finanzbuchhaltung angesprochen, selbst wenn das Finanzmodul nicht im Einsatz ist (keine Ansicht/Auswertungen in der FiBu möglich). | ||
| 14 | Der **Prozessschritt Zurück **durchläuft dabei stets dieselbe Funktion: Möchte man **einen Status zurück**, gelingt dies mit dem Prozessschritt **Zurück**. Hier werden gebuchte FiBu Belege storniert und normale Belege gelöscht. | ||
| 15 | Ein Arbeitsablauf endet entweder mit **Abgeschlossen **oder **Zurückgezogen**. | ||
| 16 | |||
| 17 | Wenn ein Beleg im Rahmen eines Prozessschrittes erstellt wird, dann wird der generierte Beleg als PDF in der Originalfassung revisionssicher abgelegt. | ||
| 18 | Wenn der Beleg jetzt im Nachgang bearbeitet wird (z.B. Änderungen im Text), dann übernimmt die Funktion, die aus dem Beleg einen E-Mail-Anhang generiert, die geänderte Version. | ||
| 19 | Belege wie diese sind über die [[Belegvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/055%20-%20%20Modul%20Aussch%C3%BCttungen/Belegvorlagen/]] anpassbar. | ||
| 20 | |||
| 21 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 22 | ((( | ||
| 23 | **Hinweis**: Dargestellte **Buchungssätze **können **je **nach verwendetem **Kontenrahmen variieren**. | ||
| 24 | Das **Obligo** wird **angepasst bei**: Rückforderungen, "Zurück" gehen von Prozessschritt A nach B, Abschluss eines Projektes, Genehmigen, Auszahlungen | ||
| 25 | ))) | ||
| 26 | |||
| 27 | = Arbeitsablauf bei den Förderungen im Detail = | ||
| 28 | |||
| 29 | == Status Angelegt bis Genehmigt == | ||
| 30 | |||
| 31 | [[image:Angelegt_bis_Genehmigt_3.png||alt="Forderungen_Angelegt_bis_Genehmigt.png" height="440" width="1251"]] | ||
| 32 | |||
| 33 | (% style="width:1248px" %) | ||
| 34 | |=(% style="width: 227px;" %)Status Förderposition|=(% style="width: 308px;" %)Prozessschritt|=(% style="width: 708px;" %)Beschreibung|=(% style="width: 708px;" %) Ablauf FiBu mit Beispiel 800,00 EUR | ||
| 35 | |(% style="width:227px" %)**Angelegt**|(% style="width:308px" %)Position wurde geprüft|(% style="width:708px" %)Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Status **Position wurde geprüft**.|(% style="width:708px" %)- | ||
| 36 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Zurückziehen|(% style="width:708px" %)Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gilt die Förderposition als **Zurückgezogen** und die Förderung gilts somit als beendent (sofern es keine weiteren Prozessschritte mehr gibt). Weitere Prozessschritte sind nicht mehr möglich.|(% style="width:708px" %)- | ||
| 37 | |(% style="width:227px" %)**Position wurde geprüft**|(% style="width:308px" %)Beurteilung einholen|(% style="width:708px" %)Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg der Beurteilung für eine Förderung. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zu dem Status **Beurteilung einholen**.|(% style="width:708px" %)- | ||
| 38 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Gutachten einholen|(% style="width:708px" %)Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Status **Gutachten einholen**.|(% style="width:708px" %)- | ||
| 39 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Gremium vorlegen|(% style="width:708px" %)Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Status **Vorlage Gremium. **Hat man das Modul Beschlüsse erworben so kann diese Förderposition einer Tagesordnung eines Beschlüsses zugeordnet werden.|(% style="width:708px" %)- | ||
| 40 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Genehmigen|(% style="width:708px" %)((( | ||
| 41 | Bei diesem Prozessschritt öffnet sich eine Eingabemaske. SInd die Module Stiftung und Beschlüsse erworben so müssen die Felder Stiftung (sofern noch nicht angegeben) und Genehmigt von (Gremium) eingetragen werden. Die zwei folgenden Felder sind Pflichtfelder: **Genehmigt Am **und **Förderbetrag**. Hat man diese beiden Eingaben gemacht, kann man das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken. | ||
| 42 | Anschließend wird ein Beleg geöffnet. Speichert man ab, so gelangt man zum Status **Genehmigt**. | ||
| 43 | )))|(% style="width:708px" %)((( | ||
| 44 | Das Obligo wird gebildet. Es wird eine Kostenrechnungsbuchung dann erstellt, wenn das Soll und oder Habenkonto auf Buchen mit KST/KTR geschlüsselt ist. Die Obligo Buchung der Fibu wird automatisch aus der u.g. Fibu Buchung generiert. | ||
| 45 | |||
| 46 | Das Feld Termin ist rein optional, das Feld** Genehmigt am** ist ein Pflichtfeld. Sind **Termin** und **Genehmigt am** eingetragen, geht das Programm nach dem eingetragenen Termin und bucht auch erst zum Termin. | ||
| 47 | |||
| 48 | Standard Buchungssatz Bsp.: | ||
| 49 | 2530 Satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an | ||
| 50 | 1380 Verrechnungskonto +800,00 EUR | ||
| 51 | |||
| 52 | |||
| 53 | ))) | ||
| 54 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Zurückziehen|(% style="width:708px" %)Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gilt die Förderposition als **Zurückgezogen** und die Förderung gilt somit als beendet. |(% style="width:708px" %)((( | ||
| 55 | |||
| 56 | ))) | ||
| 57 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Ablehnen|(% style="width:708px" %)((( | ||
| 58 | Mit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderposition ab. Man bekommt die Möglichkeit, einen **Ablehnungsgrund **und ein **Ablehnungsdatum **mit anzugeben. Ein generierter Beleg wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert man diesen, wird der Status auf **Beendet/Abgelehnt** gesetzt. | ||
| 59 | Hat man bei der Rubrik Positionen bei **Layout bearbeiten** Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum** **markiert, so werden unten bei den Positionen Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum mit aufgelistet (Im [[Förderung-Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/07%20-%20Modul%20F%C3%B6rderprojekte/F%C3%B6rderungen/#HDesktopvonFF6rderungenimDCberblick]] , Ziffer **4**) | ||
| 60 | )))|(% style="width:708px" %)- | ||
| 61 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Zurück|(% style="width:708px" %)**Widerruft **den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und **gelangt **wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man **vor **dem **letzten **Prozessschritt war.|(% style="width:708px" %)- | ||
| 62 | |(% style="width:227px" %)**Beurteilung einholen**|(% style="width:308px" %)Gutachten einholen|(% style="width:708px" %)Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg ab, dann gelangt man zum Status **Gutachten einholen**.|(% style="width:708px" %)- | ||
| 63 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Gremium vorlegen|(% style="width:708px" %)Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Status **Vorlage Gremium. **Hat man das Modul Beschlüsse erworben so kann diese Förderposition einer Tagesordnung eines Beschlusses zugeordnet werden.|(% style="width:708px" %)- | ||
| 64 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Zurückziehen|(% style="width:708px" %)Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gilt die Förderposition als **Zurückgezogen** und die Förderung gilts somit als beendet (sofern es keine weiteren Prozessschritte mehr gibt). Weitere Prozessschritte sind nicht mehr möglich..|(% style="width:708px" %)- | ||
| 65 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Ablehnen|(% style="width:708px" %)Mit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderposition ab. Man bekommt die Möglichkeit, einen **Ablehnungsgrund **und ein **Ablehnungsdatum **mit anzugeben. Ein generierter Beleg wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert man diesen, wird der Status auf **Beendet/Abgelehnt** gesetzt. | ||
| 66 | Hat man bei der Rubrik Positionen bei **Layout bearbeiten** Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum** **markiert, so werden unten bei den Positionen Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum mit aufgelistet (Im [[Förderung-Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/07%20-%20Modul%20F%C3%B6rderprojekte/F%C3%B6rderungen/#HDesktopvonFF6rderungenimDCberblick]] , Ziffer **4**)|(% style="width:708px" %)- | ||
| 67 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Zurück|(% style="width:708px" %)**Widerruft **den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und **gelangt **wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man **vor **dem **letzten **Prozessschritt war.|(% style="width:708px" %)- | ||
| 68 | |(% style="width:227px" %)**Gutachten einholen**|(% style="width:308px" %)Beurteilung einholen|(% style="width:708px" %)Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Schritt **Beurteilung einholen**.|(% style="width:708px" %)- | ||
| 69 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Gremium vorlegen|(% style="width:708px" %)Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Status **Vorlage Gremium. **Hat man das Modul Beschlüsse erworben so kann diese Förderposition einer Tagesordnung eines Beschlusses zugeordnet werden.|(% style="width:708px" %)- | ||
| 70 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Zurückziehen|(% style="width:708px" %)Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gilt die Förderposition als **Zurückgezogen** und die Förderung gilts somit als beendet (sofern es keine weiteren Prozessschritte mehr gibt). Weitere Prozessschritte sind nicht mehr möglich.|(% style="width:708px" %)- | ||
| 71 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Ablehnen|(% style="width:708px" %)Mit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderposition ab. Man bekommt die Möglichkeit, einen **Ablehnungsgrund **und ein **Ablehnungsdatum **mit anzugeben. Ein generierter Beleg wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert man diesen, wird der Status auf **Beendet/Abgelehnt** gesetzt. | ||
| 72 | Hat man bei der Rubrik Positionen bei **Layout bearbeiten** Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum** **markiert, so werden unten bei den Positionen Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum mit aufgelistet (Im [[Förderung-Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/07%20-%20Modul%20F%C3%B6rderprojekte/F%C3%B6rderungen/#HDesktopvonFF6rderungenimDCberblick]] , Ziffer **4**)|(% style="width:708px" %)- | ||
| 73 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Zurück|(% style="width:708px" %)**Widerruft **den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und **gelangt **wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man **vor **dem **letzten **Prozessschritt war.|(% style="width:708px" %)- | ||
| 74 | |(% style="width:227px" %)**Vorlage Gremium**|(% style="width:308px" %)Genehmigen|(% style="width:708px" %)Bei diesem Prozessschritt öffnet sich eine Eingabemaske. Sind die Module Stiftung und Beschlüsse erworben so müssen die Felder Stiftung (sofern noch nicht angegeben) und Genehmigt von (Gremium) eingetragen werden. Die zwei folgenden Felder sind Pflichtfelder: **Genehmigt Am **und **Förderbetrag**. Hat man diese beiden Eingaben gemacht, kann man das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken. | ||
| 75 | Anschließend wird ein Beleg geöffnet. Speichert man ab, so gelangt man zum Status **Genehmigt**.|(% style="width:708px" %)((( | ||
| 76 | Das Obligo wird gebildet. Es wird eine Kostenrechnungsbuchung dann erstellt, wenn das Soll und oder Habenkonto auf Buchen mit KST/KTR geschlüsselt ist. Die Obligo Buchung der Fibu wird automatisch aus der u.g. Fibu Buchung generiert. | ||
| 77 | |||
| 78 | Das Feld Termin ist rein optional, das Feld** Genehmigt am** ist ein Pflichtfeld. Sind **Termin** und **Genehmigt am** eingetragen, geht das Programm nach dem eingetragenen Termin und bucht auch erst zum Termin. | ||
| 79 | |||
| 80 | Standard Buchungssatz Bsp.: | ||
| 81 | 2530 Satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an | ||
| 82 | 1380 Verrechnungskonto +800,00 EUR | ||
| 83 | ))) | ||
| 84 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Zurückstellen|(% style="width:708px" %)Führt man diesen Prozessschritt aus, so wird in der Folge ein Beleg generiert und man gelangt man zum Status **Zurückgestellt**.|(% style="width:708px" %)- | ||
| 85 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Zurückziehen|(% style="width:708px" %)Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gilt die Förderposition als **Zurückgezogen** und die Förderung gilts somit als beendet (sofern es keine weiteren Prozessschritte mehr gibt). Weitere Prozessschritte sind nicht mehr möglich.|(% style="width:708px" %)((( | ||
| 86 | - | ||
| 87 | ))) | ||
| 88 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Ablehnen|(% style="width:708px" %)Mit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderposition ab. Man bekommt die Möglichkeit, einen **Ablehnungsgrund **und ein **Ablehnungsdatum **mit anzugeben. Ein generierter Beleg wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert man diesen, wird der Status auf **Beendet/Abgelehnt** gesetzt. | ||
| 89 | Hat man bei der Rubrik Positionen bei **Layout bearbeiten** Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum** **markiert, so werden unten bei den Positionen Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum mit aufgelistet (Im [[Förderung-Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/07%20-%20Modul%20F%C3%B6rderprojekte/F%C3%B6rderungen/#HDesktopvonFF6rderungenimDCberblick]] , Ziffer **4**)|(% style="width:708px" %)- | ||
| 90 | |(% style="width:227px" %) |(% style="width:308px" %)Zurück|(% style="width:708px" %)**Widerruft **den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und **gelangt **wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man **vor **dem **letzten **Prozessschritt war.|(% style="width:708px" %)- | ||
| 91 | |||
| 92 | == Status Genehmigt bis Abgeschlossen == | ||
| 93 | |||
| 94 | [[image:Genehmigt_bis_Abgeschlossen_2.png||alt="Forderungen_Genehmigt_bis_Abgeschlossen.png" height="438" width="1245"]] | ||
| 95 | |||
| 96 | (% style="width:1243px" %) | ||
| 97 | |=(% style="width: 192px;" %)Status|=(% style="width: 418px;" %)Prozessschritt|=(% style="width: 630px;" %)Beschreibung|=(% style="width: 630px;" %)Ablauf FiBu | ||
| 98 | |(% style="width:192px" %)**Genehmigt**|(% style="width:418px" %)Auszahlung erfassen|(% style="width:630px" %)((( | ||
| 99 | ((( | ||
| 100 | Hat man diesen Prozessschritt ausgeführt, wird eine Eingabemaske angezeigt. Pflichtfeld bei dieser Eingabemaske ist **Auszahlung**. Der Auszahlungsbetrag darf **nicht **den genehmigten Betrag **überschreiten**. | ||
| 101 | |||
| 102 | **Speichert **man die Eingabemaske nun mit dem **Disketten**-Icon ab, so wird ein Beleg erstellt und angezeigt. Man gelangt zum Status **Mittelabruf erfasst**. | ||
| 103 | ))) | ||
| 104 | |||
| 105 | ((( | ||
| 106 | Das Auszahlungsdatum kann bei Bedarf optional angepasst werden. Die Buchung wird anschließend anhand des Auszahlungsdatums dem entsprechenden Monat und Jahr zugeordnet. | ||
| 107 | ))) | ||
| 108 | )))|(% style="width:630px" %)- | ||
| 109 | |(% style="width:192px" %) |(% style="width:418px" %)Auszahlung buchen|(% style="width:630px" %)((( | ||
| 110 | Führt man diesen Prozessschritt aus, werden die wichtigsten [[Belegdaten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/07%20-%20Modul%20F%C3%B6rderprojekte/050.4%20Arbeitsablauf/#HFensterAuszahlungerfassen2FbuchenimDCberblick]] nochmals angezeigt (Bankverbindung, Zahlungsempfänger, Auszahlungsbetrag und Auszahlungsdatum. Anschließend wird ein Beleg erstellt und angezeigt. Speichern man den Beleg dann gelangt man zum Status **Mittelabruf läuft**. | ||
| 111 | )))|(% style="width:630px" %)((( | ||
| 112 | Standard Buchungssätze Bsp.: | ||
| 113 | |||
| 114 | ~1. Auflösung der Buchung aus der Genehmigung: | ||
| 115 | |||
| 116 | 2530 Satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an 1380 Verrechnungskonto -800,00 EUR | ||
| 117 | |||
| 118 | 2. Bildung der Buchung aus der Auszahlung: | ||
| 119 | |||
| 120 | 2520 Satzungsgemäße Zahlungen (ausgezahlt) an 1340 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen +800,00 EUR | ||
| 121 | |||
| 122 | Gleichzeitig wird auch in der Kostenrechnung eine Stornobuchung aus der Bewilligung und eine neue Buchung aus der Auszahlung generiert. | ||
| 123 | ))) | ||
| 124 | |(% style="width:192px" %) |(% style="width:418px" %)Zurückziehen|(% style="width:630px" %)Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg des Projektrückzuges. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Schritt **Zurückgezogen**.|(% style="width:630px" %)((( | ||
| 125 | Das Obligo wird storniert. Es wird eine Kostenrechnungsbuchung dann erstellt, wenn das Soll und oder Habenkonto auf Buchen mit KST/KTR geschlüsselt ist. Die Obligo Buchung der Fibu wird automatisch aus der u.g. Fibu Buchung generiert. | ||
| 126 | |||
| 127 | Standard Buchungssatz Bsp.: | ||
| 128 | 2530 Satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an | ||
| 129 | 1380 Verrechnungskonto -800,00 EUR | ||
| 130 | |||
| 131 | Mit Zurück von **Zurückgezogen** auf **Genehmigt** wir wiederum die Stornobuchung storniert. | ||
| 132 | ))) | ||
| 133 | |(% style="width:192px" %) |(% style="width:418px" %)Verwerfen|(% style="width:630px" %)Beim Prozessschritt **Verwerfen **wird ein Beleg geöffnet. Der Status der Förderung wird auf **Beendet **gesetzt. Außerdem informiert das Programm mit der Meldung, dass keine Prozessschritte mehr möglich sind.|(% style="width:630px" %)((( | ||
| 134 | Das Obligo wird storniert. Es wird eine Kostenrechnungsbuchung dann erstellt, wenn das Soll und oder Habenkonto auf Buchen mit KST/KTR geschlüsselt ist. Die Obligo Buchung der Fibu wird automatisch aus der u.g. Fibu Buchung generiert. | ||
| 135 | |||
| 136 | Standard Buchungssatz Bsp.: | ||
| 137 | 2530 Satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an | ||
| 138 | 1380 Verrechnungskonto -800,00 EUR | ||
| 139 | ))) | ||
| 140 | |(% style="width:192px" %) |(% style="width:418px" %)Zurück|(% style="width:630px" %)**Widerruft **den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und **gelangt **wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man **vor **dem **letzten **Prozessschritt war.|(% style="width:630px" %)((( | ||
| 141 | Das Obligo wird storniert. Es wird eine Kostenrechnungsbuchung dann erstellt, wenn das Soll und oder Habenkonto auf Buchen mit KST/KTR geschlüsselt ist. Die Obligo Buchung der Fibu wird automatisch aus der u.g. Fibu Buchung generiert. | ||
| 142 | |||
| 143 | Standard Buchungssatz Bsp.: | ||
| 144 | 2530 Satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an | ||
| 145 | 1380 Verrechnungskonto -800,00 EUR | ||
| 146 | ))) | ||
| 147 | |(% style="width:192px" %)**Mittelabruf erfasst**|(% style="width:418px" %)Auszahlung buchen|(% style="width:630px" %)Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle [[Belegdaten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/07%20-%20Modul%20F%C3%B6rderprojekte/050.4%20Arbeitsablauf/#HFensterAuszahlungerfassen2FbuchenimDCberblick]]. Anschließend wird ein Beleg erstellt und gezeigt. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Schritt **Mittelabruf läuft**.|(% style="width:630px" %)((( | ||
| 148 | Standard Buchungssätze Bsp.: | ||
| 149 | |||
| 150 | ~1. Auflösung der Buchung aus der Genehmigung: | ||
| 151 | |||
| 152 | 2530 Satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an 1380 Verrechnungskonto -800,00 EUR | ||
| 153 | |||
| 154 | 2. Bildung der Buchung aus der Auszahlung: | ||
| 155 | |||
| 156 | 2520 Satzungsgemäße Zahlungen (ausgezahlt) an 1340 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen +800,00 EUR | ||
| 157 | |||
| 158 | Gleichzeitig wird auch in der Kostenrechnung eine Stornobuchung aus der Bewilligung und eine neue Buchung aus der Auszahlung generiert. | ||
| 159 | ))) | ||
| 160 | |(% style="width:192px" %) |(% style="width:418px" %)Zurück|(% style="width:630px" %)**Widerruft **den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und **gelangt **wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man **vor **dem **letzten **Prozessschritt war.|(% style="width:630px" %)- | ||
| 161 | |(% style="width:192px" %)((( | ||
| 162 | **Mittelabruf läuft** | ||
| 163 | |||
| 164 | |||
| 165 | **Achtung: **In diesen Status gelangt man nur bei Teilauszahlungen | ||
| 166 | )))|(% style="width:418px" %)Auszahlung erfassen|(% style="width:630px" %)((( | ||
| 167 | Hat man diesen Prozessschritt ausgewählt, wird eine Eingabemaske angezeigt. Pflichtfeld bei dieser Eingabemaske ist **Auszahlung**. Der Auszahlungsbetrag darf **nicht **den genehmigten Betrag **überschreiten**. | ||
| 168 | |||
| 169 | **Speichert **man die Eingabemaske nun mit dem **Disketten**-Icon ab, so wird ein Beleg erstellt und angezeigt. Man gelangt zum Prozessschritt **Mittelabruf erfasst**. | ||
| 170 | |||
| 171 | Das Auszahlungsdatum kann optional angepasst werden. Beim Buchen entscheidet sich dadurch, für welchem Monat und Jahr die Buchung gebildet wird. | ||
| 172 | )))|(% style="width:630px" %)- | ||
| 173 | |(% style="width:192px" %) |(% style="width:418px" %)Auszahlung buchen|(% style="width:630px" %)Führt man diesen Prozessschritt aus, werden die wichtigsten [[Belegdaten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/07%20-%20Modul%20F%C3%B6rderprojekte/050.4%20Arbeitsablauf/#HFensterAuszahlungerfassen2FbuchenimDCberblick]] nochmals angezeigt (Bankverbindung, Zahlungsempfänger, Auszahlungsbetrag und Auszahlungsdatum. Anschließend wird ein Beleg erstellt und angezeigt. Speichern man den Beleg dann gelangt man zum Status **Mittelabruf läuft**.|(% style="width:630px" %)((( | ||
| 174 | Standard Buchungssätze Bsp.: | ||
| 175 | |||
| 176 | ~1. Auflösung der Buchung aus der Genehmigung (Teilbetrag): | ||
| 177 | |||
| 178 | 2530 Satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an 1380 Verrechnungskonto -700,00 EUR | ||
| 179 | |||
| 180 | 2. Bildung der Buchung aus der Auszahlung (Teilbetrag): | ||
| 181 | |||
| 182 | 2520 Satzungsgemäße Zahlungen (ausgezahlt) an 1340 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen +700,00 EUR | ||
| 183 | |||
| 184 | Gleichzeitig wird auch in der Kostenrechnung eine Stornobuchung aus der Bewilligung und eine neue Buchung aus der Auszahlung in Höhe des Teilbetrages generiert. | ||
| 185 | ))) | ||
| 186 | |(% style="width:192px" %) |(% style="width:418px" %)Rückzahlung anfordern|(% style="width:630px" %)Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle [[Belegdaten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/07%20-%20Modul%20F%C3%B6rderprojekte/050.4%20Arbeitsablauf/#HFensterAuszahlungerfassen2FbuchenimDCberblick]]. Anschließend wird ein Beleg erstellt und angezeigt. Durch Schließen oder Speichern speichert man den Vorgang und gelangt zum Status **Rückzahlung angefordert**. Eine Rückzahlung kann nicht größer als der Auszahlungsbetrag selbst sein.|(% style="width:630px" %)((( | ||
| 187 | Das Obligo in der Kostenrechnung wird in Höhe des ursprünglichen Betrages (800.-) als Bewilligt (Konto 2530) neu gebildet. Gleichzeitig wird der ausgezahlte Betrag (700.-) storniert (Konto 2520). | ||
| 188 | |||
| 189 | In der Fibu wird die Bewilligung wieder erzeugt: | ||
| 190 | 2530 Satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an | ||
| 191 | 1380 Verrechnungskonto +800,00 EUR | ||
| 192 | |||
| 193 | Gleichzeitig wird die Auszahlung in Höhe des ausgezahlten Betrages als Forderung gebucht: | ||
| 194 | |||
| 195 | 1340 (Verbindlichkeiten aus ausgez. Leistungen)/2520 (satzungsgemäße Leistungen ausgezahlt) (700.-) | ||
| 196 | ))) | ||
| 197 | |(% style="width:192px" %) |(% style="width:418px" %)Vorzeitig abschließen|(% style="width:630px" %)Mit diesem Prozessschritt speichert man die Förderung ab und bekommt nach einer Eintragung des Datums einen generierten Beleg. Speichert man den Beleg, so gelangt man zum Status **Vorzeitig abgeschlossen**.|(% style="width:630px" %)((( | ||
| 198 | Das Obligo wird storniert (Konto 2530/1380) -800.-. | ||
| 199 | |||
| 200 | In der Fibu wird die Bewilligung wieder storniert: | ||
| 201 | |||
| 202 | Standard Buchungssatz Bsp.: | ||
| 203 | 2530 Satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an | ||
| 204 | 1380 Verrechnungskonto -800,00 EUR | ||
| 205 | ))) | ||
| 206 | |(% style="width:192px" %) |(% style="width:418px" %)Abschließen|(% style="width:630px" %)Mit diesem Prozessschritt speichert man die Förderung ab und bekommt nach einer Eintragung des Datums einen generierten Beleg. Speichert man den Beleg, so gelangt man zum Status **Abgeschlossen**.|(% style="width:630px" %)((( | ||
| 207 | Das Obligo wird storniert (Konto 2530/1380) -800.-. | ||
| 208 | |||
| 209 | In der Fibu wird die Bewilligung wieder storniert: | ||
| 210 | |||
| 211 | Standard Buchungssatz Bsp.: | ||
| 212 | 2530 Satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an | ||
| 213 | 1380 Verrechnungskonto -800,00 EUR | ||
| 214 | ))) | ||
| 215 | |(% style="width:192px" %) |(% style="width:418px" %)Zurück|(% style="width:630px" %)**Widerruft **den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und **gelangt **wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man **vor **dem **letzten **Prozessschritt war.|(% style="width:630px" %)Die (Teil-) Auszahlung wird storniert. | ||
| 216 | |(% style="width:192px" %)**Ausgezahlt**|(% style="width:418px" %)Rückzahlung anfordern|(% style="width:630px" %)Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle [[Belegdaten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/07%20-%20Modul%20F%C3%B6rderprojekte/050.4%20Arbeitsablauf/#HFensterAuszahlungerfassen2FbuchenimDCberblick]]. Anschließend wird ein Beleg erstellt und gezeigt. Mit Speichern speichert man den Vorgang ab und gelangt zum Status **Rückzahlung angefordert**. Eine Rückzahlung kann jedoch nicht größer als der Auszahlungsbetrag selbst sein.|(% style="width:630px" %)((( | ||
| 217 | Das Obligo in der Kostenrechnung wird in Höhe des ursprünglichen Betrages (800.-) als Bewilligt (Konto 2530) neu gebildet. Gleichzeitig wird der ausgezahlte Betrag (800.-) storniert (Konto 2520). | ||
| 218 | |||
| 219 | In der Fibu wird die Bewilligung wieder erzeugt: | ||
| 220 | 2530 Satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an | ||
| 221 | 1380 Verrechnungskonto +800,00 EUR | ||
| 222 | |||
| 223 | Gleichzeitig wird die Rückforderung in Höhe des angeforderten Betrages als Forderung gebucht: | ||
| 224 | |||
| 225 | 1340 (Verbindlichkeiten aus ausgez. Leistungen)/2520 (satzungsgemäße Leistungen ausgezahlt) (800.-) | ||
| 226 | ))) | ||
| 227 | |(% style="width:192px" %) |(% style="width:418px" %)Abschließen|(% style="width:630px" %)Mit diesem Prozessschritt speichert man die Förderung ab und bekommt nach einer Eintragung des Datums einen generierten Beleg. Speichert man den Beleg, so gelangt man zum Status **Abgeschlossen**.|(% style="width:630px" %)((( | ||
| 228 | - | ||
| 229 | ))) | ||
| 230 | |(% style="width:192px" %) |(% style="width:418px" %)Zurück|(% style="width:630px" %)**Widerruft **den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und **gelangt **wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man **vor **dem **letzten **Prozessschritt war.|(% style="width:630px" %)Die Buchung "2520 Satzungsgemäße Zahlungen (ausgezahlt) an 1340 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen + 800.00 EUR" wird storniert. | ||
| 231 | |(% style="width:192px" %)**Rückzahlung angefordert**|(% style="width:418px" %)Abschließen|(% style="width:630px" %)Mit diesem Prozessschritt speichert man die Förderung ab und bekommt nach einer Eintragung des Datums einen generierten Beleg. Speichert man den Beleg, so gelangt man zum Status **Abgeschlossen**. |(% style="width:630px" %)((( | ||
| 232 | Das Obligo wird storniert. | ||
| 233 | |||
| 234 | Gleichzeitig wird die Auszahlung in Höhe des bewilligten Betrages eine Stornobuchung gebildet: | ||
| 235 | |||
| 236 | 2530 (Verbindlichkeiten aus bewilligten. Leistungen)/1380 (satzungsgemäße Leistungen bewilligt) (800.-) | ||
| 237 | ))) | ||
| 238 | |(% style="width:192px" %) |(% style="width:418px" %)Zurück|(% style="width:630px" %)**Widerruft **den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und **gelangt **wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man **vor **dem **letzten **Prozessschritt war.|(% style="width:630px" %)Die Buchung "1340 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an 2520 Satzungsgemäße Zahlungen (ausgezahlt) +800.00" wird storniert. | ||
| 239 | |(% style="width:192px" %)Abgeschlossen|(% style="width:418px" %)Zurück|(% style="width:630px" %)Die Förderung hat den Status **Beendet, **kann aber trotzdem wieder zurückgesetzt werden.|(% style="width:630px" %) | ||
| 240 | |(% style="width:192px" %) |(% style="width:418px" %) |(% style="width:630px" %) |(% style="width:630px" %) | ||
| 241 | |||
| 242 | === Fenster Genehmigen im Überblick (bei Förderungen) === | ||
| 243 | |||
| 244 | [[image:Foerderungen_Arbeitsablauf.png||alt="Foerderung_Genehmigen.png" data-xwiki-image-style-alignment="start" height="500" width="701"]] | ||
| 245 | |||
| 246 | (% style="margin-left:auto; width:778px" %) | ||
| 247 | |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 693px;" %)Beschreibung | ||
| 248 | |(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:693px" %)Hier wird die **Stiftung **aus der Auswahlliste gewählt. | ||
| 249 | |(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:693px" %)Das Gremium, das die Förderung genehmigt, wird hier eingetragen. | ||
| 250 | |(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:693px" %)Hier wird eingetragen, **wann **die Förderung **genehmigt **wird. | ||
| 251 | |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:693px" %)Hier wird eingetragen, **bis wann **die Förderung **genehmigt **wird. | ||
| 252 | |(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:693px" %)Hier kann ein **Termin** eingetragen werden. Weicht dieser vom Datum ‚Genehmigt am‘ ab, hat das eingetragene Termin-Datum Vorrang und bestimmt den Buchungszeitpunkt. | ||
| 253 | |(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:693px" %)Hier wird die **Bedingung **angegeben, wegen der man die Förderung genehmigen würde. Hierbei handelt es sich um ein Textfeld und ist rein informativer Natur. | ||
| 254 | |(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:693px" %)Hier wird der **genehmigte Förderbetrag **eingegeben und darf nicht niedriger als der folgende Auszahlungsbetrag sein. **Kostenanteil **und **Anfrageanteil **informieren, wie viel Prozent der Förderbetrag von den Gesamtkosten ausmachen würde. | ||
| 255 | |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:693px" %)Hier wird der **Kostenanteil **automatisch generiert und bildet sich wie folgt: Genehmigter Betrag Position / Gesamtkosten Förderung. | ||
| 256 | |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:693px" %)Hier wird der **Anfrageanteil **automatisch generiert und bildet sich wie folgt: Genehmigter Betrag Position / Anfragebetrag Förderung. | ||
| 257 | |(% style="width:81px" %)**10**|(% style="width:693px" %)Hier ist das **freie Budget **zu sehen. Nur zu sehen, wenn man auch die **Budgetierung **mit im System hat. | ||
| 258 | |(% style="width:81px" %)**11**|(% style="width:693px" %)Die **Notiz**, die hier eingetragen hat, ist rein informativer Natur. | ||
| 259 | |(% style="width:81px" %)**12**|(% style="width:693px" %)Hier werden **Meldungen **ausgegeben, ob und weshalb eine inkorrekte Eingabe in einem der Felder getätigt wurde oder ob die Genehmigung **bereit **ist, abgespeichert oder abgeschlossen zu werden. | ||
| 260 | |(% style="width:81px" %)**13**|(% style="width:693px" %)Hier kann man die Genehmigung via **Disketten**-Icon **Speichern **und via **Pfeil**-Icon **abschließen**. | ||
| 261 | |||
| 262 | === Fenster Auszahlung erfassen/buchen im Überblick === | ||
| 263 | |||
| 264 | Man kann auf zwei Weisen eine Auszahlung buchen. Entweder wählt man direkt den Prozessschritt Auszahlung buchen oder man geht z.B. nach dem Vier-Augen-Prinzip. | ||
| 265 | In diesem Fall erfasst man zunächst eine Auszahlung und bucht sie anschließend. Die Eingabemaske ist in beiden Fällen identisch. Hat man zunächst die Auszahlung erfasst und bucht sie dann, | ||
| 266 | so kommt lediglich nochmal ein nicht bearbeitbares Fenster über die Bezahlungsinformationen. | ||
| 267 | |||
| 268 | [[image:Foerderung_Auszahlung_buchen.png||alt="Belegdaten_Detailansicht.png" height="377" width="866"]] | ||
| 269 | |||
| 270 | (% style="width:866px" %) | ||
| 271 | |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 786px;" %)Beschreibung | ||
| 272 | |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:786px" %)Je nach dem, **welche Art von Zahlungsempfänger** in der Förderung hinterlegt ist, wird ein Zahlungsempfänger eingetragen oder man muss hier einen auswählen. | ||
| 273 | |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:786px" %)Die **Bankverbindung **des Zahlungsempfängers sofern eine vorhanden ist. | ||
| 274 | |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:786px" %)Hierüber kann man eine **Bankverbindung erstellen**. Nach der Neuanlage wird dann die Bankverbindung autoamtisch in den Zahlungsempfänger übernommen. | ||
| 275 | |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:786px" %)Hier wird der **genehmigte **Betrag angezeigt. | ||
| 276 | |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:786px" %)Hier wird der bislang **ausgezahlte **Betrag angezeigt. | ||
| 277 | |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:786px" %)Hier wird der **offene **Betrag angezeigt. | ||
| 278 | |(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:786px" %)Hier trägt man den **Auszahlungsbetrag** ein. | ||
| 279 | |(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:786px" %)Hierüber gibt man das **Auszahlungsdatum** ein. Das Tagesdatum wird automatisch eingetragen kann aber mit dem Bearbeitungsbutton angepasst werden. | ||
| 280 | |(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:786px" %)Hier befindet sich der gegenwärtige Statusbericht zur Auszahlungsbuchung. Hat man mindestens alle Pflichtfelder ausgefüllt, so wird hier "Bereit." stehen. In allen anderen Fällen wird man darauf hingewiesen, welche Felder man noch ausfüllen soll. | ||
| 281 | |||
| 282 | == Einrichten eines Belegs == | ||
| 283 | |||
| 284 | Für jeden Prozessschritt kann ein eigener Beleg hinterlegt werden. Unterschiedliche Belege kann man auch für jede Stiftung anlegen. | ||
| 285 | Um einen Beleg benutzen oder einsehen zu können, muss man eine [[Belegvorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/055%20-%20%20Modul%20Aussch%C3%BCttungen/Belegvorlagen/#HErstellungeinerBelegvorlage]]. | ||
| 286 | |||
| 287 | == Verschicken eines Belegs per E-Mail == | ||
| 288 | |||
| 289 | Wenn sich der **Beleg aus **einem **Prozessschritt **öffnet, dann können Änderungen vorgenommen werden (wenn notwendig) und diese kann direkt über **Datei** | ||
| 290 | per **E-Mail** verschickt werden. Dabei wird der bearbeitete Beleg als **PDF abgespeichert **und als Anhang direkt an die Aktivität angehängt. | ||
| 291 | Diese PDF ist dann **nur an **der **Aktivität **sichtbar. | ||
| 292 | |||
| 293 | [[image:Foerderungen_Beleg_geoeffnet.png||alt="image-20240125104407-1.png" height="620" width="934"]] |