Wiki-Quellcode von 050 - Modul Förderungen

Version 4.1 von lhaedrich am 2022/09/27 10:21

Verstecke letzte Bearbeiter
lhaedrich 4.1 1 Das Modul Förderungen ist ein zentrales Modul im Stiftungswesen für fördernde und operative Stiftungen. Alle Förderanfragen werden entweder manuell erfasst oder bei Verwendung des Online Antragsformular über einen automatisierten Import generiert. Die anschließende Verarbeitung von Förderanfragen erfolgt auf Basis eines genereischen Workflows, der jedoch auch an individuelle Wünsche angepasst werden kann. Das Modul Förderungen basiert auf dem Kontaktmanagement, da jede Förderung einem Kontakt zugeordnet wird. Neben der kompletten Dokumentation des Projektverlaufes werden auch sämtliche Dokumente an der Förderung archiviert. Die Erzeugung aller Belege für interne und externe Zwecke inklusive dem Versand über E-Mail ist ebenfalls in dem Modul integriert.
2
3 **Wesentliche Leistungsmerkmale: **
4 Bearbeiten
5 Excel-Import Schnittstelle
6 Unterstützung von Antragsteller, Leistungsempfänger und Begünstigter in einem Antrag
7 Rücklagenspiegel
8 Individualisierbarer Workflow
9 Automatisierte Obligo- und Aufwandsbuchung bei Bewilligung bzw. Auszahlung eines Projektes
10 Förderleistungen zur differenzierten Abbildung der Leistungen in einem Projekt
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12 **Abhängigkeit zu anderen Modulen**
13 Bearbeiten
14 Kontaktmanagement
15 Online Antrag
16 Stiftungen bei AM-BM Mandantenstruktur
17 Stiftungen bei EM Mandantenstruktur
18 Beschlüsse mit Verweis auf Förderungen
19 Finanzen mit offenen Posten Erzeugung und anschließenden Auszahlungen
20 Kostentrechnung für verschiedene Auswertungsdimensionen
21
22 **Checkliste für die Inbetriebnahme**
23 Bearbeiten
24 Einrichtung der benötigten Zusatzfelder für Förderungen
25 Einrichtung der weiteren Auswertungsdimensionen (KTR-Arten)
26 Einrichtung der Vorlagen für Workflow Belege (z.B. Absagen, Zusagen Ausschüttungen etc.)
27 Anpassung des Workflows für Förderungen
28 Anlage von Kontakten, die als Antragsteller, Leistungsempfänger oder Begünstigte fungieren
29 Kontenrahmen für die Erzeugung der Aufwands- und Obligobuchung
30
31
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lhaedrich 1.5 35 **Handbuch zum Software-Modul Förderprojekte**
lhaedrich 1.1 36
37 Inhalt//s//verzeichnis
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39
40 [[1.     Navigationsmenü>>path:#_Toc66286283]]
41
42 [[2.     Förderprojekt-Desktop>>path:#_Toc66286284]]
43
44 [[3.     Förderprojekt anlegen und bearbeiten>>path:#_Toc66286285]]
45
46 [[a.     Förderprojekt anlegen>>path:#_Toc66286286]]
47
48 [[b.    Zahlungsempfänger>>path:#_Toc66286287]]
49
50 [[c.     Begünstigter>>path:#_Toc66286288]]
51
52 [[d.    Förderprojekt bearbeiten>>path:#_Toc66286289]]
53
54 [[4.     Übersicht aller Förderprojekte>>path:#_Toc66286290]]
55
56 [[5.     Förderprojekt Positionen (Förderbeträge)>>path:#_Toc66286291]]
57
58 [[a.     Positionen anlegen>>path:#_Toc66286292]]
59
60 [[b.    Positionen bearbeiten>>path:#_Toc66286293]]
61
62 [[c.     Positionen einfügen, verschieben, löschen>>path:#_Toc66286294]]
63
64 [[6.     Förderprojekt Workflow>>path:#_Toc66286295]]
65
66 [[7.     Rücklagenspiegel>>path:#_Toc66286296]]
67
68 [[8.     Projektaktivitäten>>path:#_Toc66286297]]
69
70 [[9.     Weitere Daten für Förderprojekte>>path:#_Toc66286298]]
71
72 [[a.     Zum Antragsteller verzweigen>>path:#_Toc66286299]]
73
74 [[b.    Projektbeteiligte>>path:#_Toc66286300]]
75
76 [[c.     Dokumente hinzufügen>>path:#_Toc66286301]]
77
78 [[d.    Belege>>path:#_Toc66286302]]
79
80 [[e.     Sitzungen>>path:#_Toc66286303]]
81
82 [[f.     Auswertung>>path:#_Toc66286304]]
83
84 [[g.     Verwendungsnachweis>>path:#_Toc66286305]]
85
86 [[h.    Begünstigte>>path:#_Toc66286306]]
87
88 [[10.   Anbindung Onlineantrag>>path:#_Toc66286307]]
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90 [[11.   Übersicht Zusatzmodule>>path:#_Toc66286308]]
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94
95 1. Navigationsmenü
96
97 Voraussetzung: Sie haben die Software gestartet und sich mit dem Benutzernamen sowie das optionale Passwort angemeldet. Weitere Informationen zum Start und Login der Software finden Sie im Handbuch „Kontaktmanagement“.
98
99
100 Mit einem Klick auf „**Förderungen**“ im Navigationsmenü öffnen sich weitere Menüpunkte mit allen lizenzierten Menüpunkten für das Modul Förderungen.
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102
lhaedrich 1.7 103 [[image:clip_image_003.png]]
lhaedrich 1.1 104
105
106 Durch einen Klick auf den von Ihnen gewünschten Menüpunkt öffnet sich ein separater Karteireiter.
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110
111 1. **Förderprojekte**
112
113 Hier haben Sie die Möglichkeit ein Förderprojekt neu anzulegen. Hier finden Sein außerdem in Form einer Liste alle vorhandenen Förderprojekte, sobald Sie diese angelegt haben. Weitere Informationen zum Erfassen eines Förderprojektes finden Sie in Kapitel „Förderprojekt anlegen, suchen und bearbeiten“.
114
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117 1. **Förderleistungen**
118
119 Im Bereich „Förderleistungen“ können Sie Ihre Förderleistungen definieren.
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123 1. **Rücklagenspiegel**
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125 Im Menüpunkt „Rücklagenspiegel“ werden Ihnen Förderprojekte mit deren Kennzahlen angezeigt für ein bestimmtes Jahr angezeigt. Hier haben Sie eine aktuelle Übersicht des Anfangsbestands, Zuführungen, Auflösungen, Zahlungen, nicht beanspruchte Mittel und den Endbestand. Weitere Informationen zum Rücklagenspeigel finden Sie im Kapitel „Rücklagenspiegel“.
126
127
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129 1. Förderprojekt-Desktop
130
131 Der Förderprojekt-Desktop ähnelt dem Prinzip der Personen-, Organisationen- und Haushalt-Desktops.
132
133
134 Nachdem Sie ein Förderprojekt angelegt und mit Förderangaben, Positionen und Aktivitäten ergänzt haben, wird Ihr Förderprojekt-Desktop der Abbildung unten ähneln.
135
136
137 **Erläuterung des Prinzips**
138
139 * Übersichtliche Darstellung aller Angaben zum Förderprojekt
140 * Alles auf einen Blick (Übersicht Förderangaben, Projektaktivitäten und Förderpositionen)
141 * Keine unnötigen Angaben
lhaedrich 1.8 142 * Direkte Verzweigung zu anderen Daten
lhaedrich 1.1 143
lhaedrich 1.8 144 [[image:förderprojekte-002.png]]
lhaedrich 1.1 145
146
147 **Direkte Verfügbarkeit aller zum Projekt gehörenden Daten:**
148
lhaedrich 1.8 149 [[image:clip_image005.png]]
lhaedrich 1.1 150
151 * Förderangaben bearbeiten
152 * Antragsteller
153 * Projektbeteiligte
154 * Dokumente
155 * Belege
156 * Sitzung
157 * Auswertung
158 * Verwendungsnachweis
159
160 1. Förderprojekt anlegen und bearbeiten
161
162 1. Förderprojekt anlegen
163
164 1. Im Navigationsmenü „**Förderprojekte**“ finden Sie die entsprechenden Menüpunkte. Betätigen Sie den Menüpunkt „**Förderprojekt**“. Es öffnet sich eine Übersichtsliste, dort werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegte Förderprojekte anzeigen.
165 1. Um nun ein neues Förderprojekt anzulegen, betätigen Sie den Button „**Neuanlage**“ im unteren rechten Bereich. Es erscheint ein Fenster indem Sie nun alle Angaben zum Förderprojekt erfassen können. Ein Förderprojekt muss im einfachsten Fall ein Antragsteller eine Projektbezeichnung sowie die Angabe eines Zahlungsempfängers enthalten. Alle weiteren Angaben zum Förderprojekt sind optional und können auch jederzeit später ergänzt werden:
166
167 * **Antragsteller**: Tragen Sie einen Begriff (Nachname/Organisationsname) ein und betätigen Sie den Button „**Suchen**“ oder alternativ die Taste „Enter“. Es erscheint ein Fenster indem Sie nun den Kontakt auswählen können. Sollten die Ergebnisse nicht zutreffen können Sie mithilfe des Buttons „Neuanlage“ (rechts oben) einen neuen Kontakt anlegen. Weitere Informationen zum Anlegen eines Kontaktes finden Sie im Handbuch „Kontaktmanagement“.
168 * **Zahlungsempfänger: **Hier wählen Sie zwischen den Antragsteller, Abweichend oder mehrere aus. Weitere Informationen finden Sie unterhalb im Kapitel „Zahlungsempfänger“.
169 * **Begünstigter: **Hier wählen Sie zwischen Antragsteller, Abweichend oder mehrere aus. Weitere Informationen finden Sie unterhalb im Kapitel „Begünstigter“.
170 * **Projektbezeichnung**
171 * **Antragsdatum**
172 * **Gesamtkosten **(optional)
173 * **Anfragebetrag**
174 * **Aktenzeichen **(optional)
175 * **Bemerkung** (optional)
176 * **Beschreibung **(optional)
177
178 1. [[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image007.png||alt="cid:27abb476-4199-43c5-938f-b0f735c8ffde"]]Im nächsten Schritt, werden Ihnen die Zusatzfelder angezeigt sofern Sie angelegt sind. Auch hier gelangen Sie mit dem Button „**Weiter**“ zum nächsten Schritt. Diese Angaben sind optional und können später erfasst werden. Sollten keine Zusatzfelder vorhanden sein wird Ihnen dieser Schritt nicht angezeigt.
179 1. Im nächsten Schritt können Sie Förderangaben erfassen und diese wieder mit dem Button „**Weiter**“ Bestätigen.
180 1. [[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image008.png||alt="cid:5281a0c2-81ce-47a4-a39c-342a1e53893d"]][[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image009.png||alt="cid:029fc54f-c18a-42e3-a4f7-bcfe0b2a2639"]]Im letzten Schritt wird Ihnen noch eine abschließende Übersicht Ihres Förderprojektes angezeigt. Um nun die Erfassung abzuschließen Bestätigen Sie den Button „**Fertigstellen**“. Falls Sie eine Angabe ändern möchten, können Sie zu dieser Mithilfe des Buttons „**Zurück**“ gelangen und diese ändern.
181 1. Abschließend wird das Förderprojekt mit den erfassten Angaben im Förderprojekt-Desktops übersichtlich dargestellt und steht für die weitere Prozessverarbeitung bereit.
182
183 1. Zahlungsempfänger
184
185 Es wird zwischen 3 Arten des Zahlungsempfängers unterschieden:                                             
186
187
188 * **Zahlungsempfänger Antragsteller**
189 ** Antragsteller und Zahlungsempfänger sind gleich. Bei weiteren Auszahlungen des Betrages wird immer der Antragsteller als Zahlungsempfänger automatisch ausgewählt.
190
191 * **Zahlungsempfänger abweichend**
192 ** Antragsteller und Zahlungsempfänger sind abweichend. Ein Kontakt stellt für einen anderen Kontakt einen Förderantrag. Wenn dies Ausgewählt wird, erscheint ein Feld indem Sie nach einem Kontakt suchen können.
193
194 * **Zahlungsempfänger mehrere**
195 ** Zu einem Antragsteller kann es mehrere Zahlungsempfänger geben.
196 Für jede Auszahlung wird der Zahlungsempfänger jeweils abgefragt.
197
198 1. Begünstigter
199
200 Es kann zwischen 3 Arten des Begünstigten unterschieden werden (Angabe ist Optional):
201
202
203 * **Begünstigter Antragsteller**
204 ** Antragsteller und Begünstigter sind gleich.
205
206 * **Begünstigter abweichend**
207 ** Antragsteller und Begünstigter sind abweichend. Ein Kontakt stellt für einen anderen Kontakt einen Förderantrag. Wenn dies Ausgewählt wird, erscheint ein Feld indem Sie nach einem Kontakt suchen können.
208
209 * **Begünstigter mehrere**
210 ** Zu einem Antragsteller kann es mehrere Begünstigte geben.
211 Die Auszahlungen werden im Projektdesktop auf mehrere Begünstigte verteilt.
212
213 1. Förderprojekt bearbeiten
214
215 Je nachdem im welchem Status sich das Förderprojekt befindet gibt es die Möglichkeit, Förderprojekte zu bearbeiten.
216
217
218 1. [[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image010.png]]Hierzu rufen Sie das Förderprojekt mit einem Doppelklick aus der Förderprojektliste auf.
219 1. Um diesen nun zu bearbeiten Betätigen Sie den Button „**Bearbeiten“**.        
220 1. Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske. In diesem Fenster haben Sie je nach Status des Förderprojektes die Möglichkeit, das Projekt zu bearbeiten, Daten zu ergänzen oder sonstige Änderungen vorzunehmen.
221 1. Zur Bestätigung speichern Sie Ihre Änderung mit dem Button „**Speichern**“.
222 1. Das Förderprojekt wird im Förderprojekt-Desktop übersichtlich dargestellt.
223
224 1. Übersicht aller Förderprojekte
225
226 In der Liste aller Kontakte befinden sich alle von Ihnen angelegten oder importierten Förderprojekte. In dieser Übersichtsliste haben Sie nun folgende Möglichkeiten:
227
228
229
230 |(((
231 Anzahl der gefundenen Datensätze
232 )))
233
234 |(((
235 Filter löschen
236 )))
237
238 |(((
239 Filtern anwenden
240 )))
241
242 |(((
243 Filter der Förderprojekte
244 )))
245
246 |(((
247 In Spalte
248
249 suchen
250 )))
251
252
253 [[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image011.png]]
254
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264
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268
269
270 1. **Filtern**
271
272 Links oben befindet sich ein Aufklappbutton indem Sie verschiedene Filtermöglichkeiten zur Auswahl haben. Mit einem Klick wird diese ausgewählt und die Liste aktualisiert sich. Bei den Filtern handelt es sich immer um die Stati des Förderprojektes.
273
274
275
276 1. **In Spalte suchen**
277
278 In der leicht gelb hinterlegten ersten Zeile der Liste können Suchbegriffe eingegeben werden. Es kann auch gleichzeitig in mehrere Spalten gesucht werden.
279
280
281 1. [[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image012.png]]Tragen Sie ihren Suchbegriff (in der entsprechenden Spalte ein und mit der ENTER-Taste zu bestätigen (oder durch Anklicken des Buttons „Filter anwenden“         ).
282 1. Es werden Ihnen alle Übereinstimmungen mit Ihrem zuvor eingegebenen Suchbegriff angezeigt.
283
284 1. **Spalte sortieren**
285
286 1. Platzieren Sie Ihre Maus auf die Überschrift einer Spalte.
287 1. Mit einem Klick können Sie die Spalte aufsteigend oder absteigend sortieren.
288
289 1. **Auswertung erstellen**
290
291 Mit Hilfe des Auswertens Buttons, ist es beispielsweise möglich eine komplette Förderprojektliste, als Excel Liste zu exportieren.
292
293 [[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image013.png]]
294
295
296 1. Öffnen Sie die zu exportierende Liste. Betätigen Sie den Button „**Auswerten**“.
297 1. Es öffnet sich der Datei-Explorer in welchem Sie einen Namen der zu exportierenden Datei erfassen und einen Speicherort auswählen.
298 1. Die Excel-Datei öffnet sich.
299
300 1. Förderprojekt Positionen (Förderbeträge)
301
302 Das System ermöglicht eine genaue Auflistung verschiedener Förderbeträge. Die Beträge werden in verschiedenen Positionen wiedergespiegelt und erlauben somit eine genaue Übersicht der einzelnen Förderbeträge mit deren aktuellen Projektstatus.
303
304
305 1. Positionen anlegen
306
307 1. Wählen Sie das gewünscht Förderprojekt aus. Im Förderprojekt-Desktop finden Sie im unteren Bereich die „**Positionen**“.
308 1. Mit einem Rechtsklick in dem Bereich Position können Sie nun mit einem Klick auf das Feld „**Position anfügen**“ beliebig viele Positionen erstellen.
309 1. Es öffnet sich ein neues Fenster „Neue Position“. Hier haben Sie die Möglichkeit, mehrere Informationen anzugeben. Unter anderem auch:
310
311 * Stiftung (falls Sie das Modul Stiftung erworben haben)
312 * Förderleistung
313 * Beschreibung
314 * Förderbetrag
315 * Termin
316 * Stiftungszwecke AO
317 * Kommentar
318 * Weitere Kostenträger (bspw. Region, Filiale etc.)
319
320 1. Mit dem Button „**Speichern**“ bestätigen und speichern Sie Ihre Angaben.
321 1. Die Erzeugte Position erscheint in dem Förderprojekt-Desktop.
322
323 1. Positionen bearbeiten
324
325 Hinweis: Position kann nur im Status „Förderprojekt erfasst“ bearbeitet bzw. gelöscht werden.
326
327
328 Mit einem Doppelklick auf die von Ihnen gewünschte Positionen öffnet sich das Bearbeitungsfenster. Hier können Sie nun die Angaben zur Positionen ändern. Mit dem Button „Speicher“ speichern Sie Ihre Änderungen und mit dem Button „
329
330
331 1. Positionen einfügen, verschieben, löschen
332
333 Es gibt die Möglichkeit, jede Position zu bearbeiten, verschieben und löschen.
334
335
336 1. Positionieren Sie Ihre Maus auf die gewünschte Position und mit einem Rechtsklick können Sie diese Position bearbeiten. Die Zeile bekommt eine blaue Farbe und es öffnen sich weitere Möglichkeiten.
337 1. Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Position einzufügen, Position verschieben und eine Position zu löschen.
338
339 |(((
340
341
342
343 )))
344
345
346 1. Förderprojekt Workflow
347
348 Der Genehmigungsprozess ist für die Bearbeitung von Förderprojekten bereits vordefiniert und kann sofort verwendet werden. Der Workflow des Förderprojektes kann individuell angepasst werden. Nach abschließen eines Prozesses werden auch die zugehörigen Belege erstellt und das System archiviert diese vollautomatisch. Verzweigen Sie bitte in das Kapitel „Weitere Daten zum Förderprojekt“ für zusätzliche Informationen zum Thema Belege.
349
350
351 **Prozessschritte**
352
353
354 1. Positionieren Sie Ihre Maus auf die gewünschte Position und mit einem Rechtsklick können Sie diese Position bearbeiten. Die Zeile bekommt eine blaue Farbe und es öffnen sich weitere Möglichkeiten.
355 1. Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Position einzufügen, Position verschieben und eine Position zu löschen.
356
357 Alternativ:
358
359 1. Positionieren Sie Ihre Maus auf die gewünschte Position. Mit einem Klick, wählen Sie die Position aus und die markierte Zeile bekommt eine blaue Farbe.
360 1. Um einen Förderprojekt Workflow zu starten, wählen Sie unter dem Aufklappbutton „**Prozessschritte**“ (mittig unten) den jeweiligen Schritt aus.
361
362 [[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image015.png||alt="cid:8e5dc21b-18ad-4f90-bb35-0a3bb6bbd37c"]]
363
364
365 Der dargestellte Projektworkflow ist als beispielhafter Ablauf zu verstehen und kann individuell angepasst werden. Das betrifft einerseits den Workflow als auch die Erzeugung von Belegen für die externe als auch interne Verwendung.
366
367
368
369
370 |(((
371 1. **FP erfasst**
372 )))
373
374 |(((
375 M 100-00 Förderprojekt wurde geprüft
376 )))
377
378
379
380
381
382
383 |(((
384 1. **FP geprüft**
385 )))
386
387 |(((
388 M 137-00 Vorlage Gremium
389 )))
390
391 |(((
392 M 130-00 Gutachten einholen
393 )))
394
395 |(((
396 M 124-00 Beurteilung einholen
397 )))
398
399 |(((
400 M 136-00 Förderprojekt wurde zurückgezogen
401 )))
402
403 |(((
404 M 139-00 Förderprojekt ablehnen
405 )))
406
407 |(((
408 **~ 2 b. FP zur Begutachtung**
409 )))
410
411 |(((
412 M 140-00 Vorlage Gremium
413 )))
414
415 |(((
416 M 146-00 Förderprojekt wurde zurückgezogen
417 )))
418
419 |(((
420 M 149-00 Förderprojekt ablehnen
421 )))
422
423 |(((
424 **Abfragen zur Förderung**
425
426
427 Genehmigt von:
428
429 Genehmigt am:
430
431 Bedingung:
432
433 Förderbetrag:
434
435
436 )))
437
438 |(((
439 **5. FP bewilligt**
440 )))
441
442 |(((
443 M 182-00 Förderprojekt Auszahlung
444 )))
445
446 |(((
447 M 187-00 Förderprojekt wurde zurückgezogen
448 )))
449
450 |(((
451 **Abfragen zur Auszahlung**
452
453
454 Betrag:
455
456 Datum:
457
458
459 )))
460
461 |(((
462 1. **FP abgeschlossen**
463 )))
464
465 |(((
466 **4a. FP zurückgestellt**
467 )))
468
469 |(((
470 M 167-00 Erneute Vorlage Gremium
471 )))
472
473 |(((
474 M 169-00 Förderprojekt ablehnen
475 )))
476
477 |(((
478 M 166-00 Förderprojekt wurde zurückgezogen
479
480
481 )))
482
483 |(((
484 **Abfragen zur Rückforderung**
485
486
487 Betrag     :
488
489
490 )))
491
492 |(((
493 1. **FP Auszahlung läuft**
494 )))
495
496 |(((
497 M 192-00 Auszahlungsanordnung buchen
498 )))
499
500 |(((
501 M 186-00 Auszahlung fortsetzen
502 )))
503
504 |(((
505 Optional, falls Restbetrag aus Förderbetrag
506 )))
507
508 |(((
509 M 188-00 Fördergelder zurückfordern
510 )))
511
512 |(((
513 M 189-00 FP Vorzeitig abschließen
514 )))
515
516 |(((
517 **4b. FP erneut bei Gremium**
518 )))
519
520 |(((
521 M 179-00 Förderprojekt ablehnen
522 )))
523
524 |(((
525 M 170-00 Förderprojekt bewilligen
526 )))
527
528 |(((
529 **~ 3. FP bei Gremium**
530 )))
531
532 |(((
533 M 150-00 Förderprojekt bewilligen
534 )))
535
536 |(((
537 M 159-00 Förderprojekt ablehnen
538 )))
539
540 |(((
541 M 155-00 Förderprojekt zurückstellen
542 )))
543
544 |(((
545 **~ 2a. FP Beurteilung**
546 )))
547
548 |(((
549 M 125-00 Gutachten einholen
550 )))
551
552 |(((
553 M 127-00 Vorlage Gremium
554 )))
555
556 |(((
557 M 126-00 Förderprojekt wurde zurückgezogen
558 )))
559
560 |(((
561 M 129-00 Förderprojekt ablehnen
562 )))
563
564
565
566
567
568
569
570
571
572
573
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581
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584
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586
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697 1. Rücklagenspiegel
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699 Der Rücklagenspiegel ist ein speziell angefertigter Report der Ihnen pro Jahr und pro Förderprojekt die Kennzahlen wiederspeigelt. Je nachdem welche Mittel ausgezahlt worden sind werden diese Kennzahlen in dem Report angezeigt. Um den Report zu öffnen gehen Sie wie folgt vor:
700
701
lhaedrich 4.1 702 1.
lhaedrich 1.1 703 11. Im Navigationsmenü finden Sie die entsprechenden Menüpunkte. Betätigen Sie den Menüpunkt „**Rücklagenspiegel**“.
704 11. Es öffnet sich ein Karteireiter und ein weiteres Fenster, indem Sie das Jahr eintragen und mit dem Button „**OK**“ bestätigen.
705 11. Der Karteireiter aktualisiert sich.
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707 [[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image016.png]]Sie haben jederzeit die Möglichkeit das Jahr zu wechseln. Innerhalb des Karteireiters befindet sich der Button „**Auswertung ausführen**“        (links oben) mit einem Klick öffnet sich das Fenster indem Sie das Jahr eintragen und anschließen mit dem Button „**OK**“ bestätigen.
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lhaedrich 4.1 710 1.
lhaedrich 1.1 711 11.
712 1. Projektaktivitäten
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714 1. Aus dem Förderprojekt-Desktop können unmittelbar Aktivität zu dem Förderprojekt erzeugt werden. Dazu öffnen Sie das entsprechende Förderprojekt mit einem Doppelklick und betätigen anschließend im rechten oberen Bereich Projektaktivitäten das Symbol „**Neuanlage Aktivitäten**“.
715 1. Nun können Sie die gewünschte Aktivität auswählen.
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717 |(((
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721 )))
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723 * Anruf
724 * Aufgabe
725 * Brief
726 * E-Mail
727 * Notiz
728 * Termin
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730 Der einzige Unterschied zwischen einer Aktivität, erzeugt aus einem Kontakt und einer Aktivität, erzeugt aus einem Förderprojekt liegt darin, dass bei einem Förderprojekt die Angabe des Förderprojektes mit in die Aktivität integriert wird. Somit ist die Aktivität bezogen auf ein bestimmtes Förderprojekt. Die gleiche Aktivität ist anschließend auch im jeweiligen Kontakt-Desktop des Moduls Kontaktmanagement ersichtlich.
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733 Bitte verzweigen Sie in das Handbuch „Kontaktmanagement“ für weitere Informationen zum Thema Aktivitäten.
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737 1. Weitere Daten für Förderprojekte
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739 1. Zum Antragsteller verzweigen
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741 1. [[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image018.png]]Öffnen Sie Ihr Förderprojekt aus der Übersichtsliste aller Förderprojekte. In Ihrem Förderprojekt-Desktop unter Förderausgaben finden Sie verschiedene Buttons. Mit einem Klick wählen Sie denn Button „**Antragsteller**“          aus.
742 1. Sie werden nun zum Antragsteller verzweigt. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter mit dem Personen-/Organisations-Desktop.
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744 1. Projektbeteiligte
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746 1. [[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image019.png]] Öffnen Sie Ihr Förderprojekt aus der Übersichtsliste aller Förderprojekte. Mit einem Klick wählen Sie den Button „**Projektbeteiligte**“ aus.
747 1. Es öffnet sich ein neues Fenster „Projektbeteiligte“. Hier finden Sie alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Beteiligte. Um einen neuen Beteiligten hinzuzufügen tragen Sie in die Zeile Projektbeteiligte hinzufügen einen Namen ein und drücken Sie die Taste „Enter“ oder Button „**Suchen**“. Jetzt öffnet sich das Fenster mit allen gefundenen Kontakten.
748 1. Wählen Sie einen Kontakt aus und betätigen Sie den Button „**OK**“.
749 1. Jetzt haben Sie noch die Möglichkeit eine Funktion für den Projektbeteiligten anzugeben. In die Spalte „Funktion“ können Sie einen Begriff eintragen sofern dieser noch nicht vorhanden ist. Später kann dieser mithilfe des Aufklappbuttons ausgewählt werden. (Mit dem Button „**Bearbeiten**“ links unten können die Funktion bearbeitet werden).
750 1. [[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image020.png]]Um den Vorgang zu speichern und abzuschließen tätigen Sie den Button „**Exit**“ rechts unten.
751 1. Der Button „**Projektbeteiligte**“ bekommt nun einen blauen Hintergrund.
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753 1. Dokumente hinzufügen
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755 Damit wirklich alle Informationen zu einem Förderprojekt an einer zentralen Stelle zur Verfügung stehen, rundet die Funktion Dokumente die Lösung ab.
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757 Die Suche eines bestimmten Dokuments ist mit einer speziellen Suchfunktion und einer Sortierfunktion sehr anwenderfreundlich gelöst. Über eine Verschlagwortung kann kein Sachverhalt mehr verloren gehen.
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759 Die Dokumentenverwaltung unterstützt alle dem Betriebssystem bekannten Dateitypen wie z.B. PDF, JPEG, GIF, XLS oder XLSX, DOC und viele weiteren.
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762 Bitte beachten Sie, dass die Dokumente lediglich verschoben werden und nicht kopiert werden. Das System generiert hierfür automatisch einen Ablagepfad.
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766 1. [[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image021.png]]In Ihrem Förderprojekt-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „**Dokumente**“.
767 1. Es erscheint nun ein Fenster in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen oder weitere Dokumente hinzufügen können.
768 1. Um ein Dokument einem Kontakt hinzufügen gibt es zwei Möglichkeiten:
769 11. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich Datei hier fallen lassen.
770 11. oder Sie betätigen den Button „**Dokument hinzufügen**“.
771 1. Die Dokumente von dem Förderprojekt können mit dem Button „**Dokumente**“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügte Dokumente.
772 1. Mit dem Button „**OK**“ schließen Sie das Fenster.
773 1. Der Button „**Dokumente**“ bekommt nun einen blauen Hintergrund.
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775 1. Belege
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777 Mit dem eingebauten Report Generator werden bei allen wesentlichen Prozessschritten Belege vollautomatisch generiert und als PDF-Datei abgelegt. Selbstverständlich hat jedes Dokument dabei eine eindeutige Belegnummer, einen Status und neben weiteren Angaben das Erstellungsdatum.
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779 [[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image023.png]]Belege können dabei allen internen wie externen Anforderungen entsprechen, denn über den integrierten Report Generator haben Sie den vollen Zugriff auf das Design (mit/ohne Briefpapier) und den Inhalt der Belege.
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781 Über den Button „**Belege**“        im Förderprojekt-Desktop verzweigt man direkt auf alle zugehörigen Belege und kann diese dann nach beliebigen Kriterien sortieren, um schnell den richtigen Beleg wiederzufinden.
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784 1. Sitzungen
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786 Diese Funktion ist nur im Förderprojekt-Desktop verfügbar.
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788 [[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image024.png]]Bei der Bewilligung eines Förderprojekts kann das Gremium und das Bewilligungsdatum mit angegeben werden. Damit kann ein Förderprojekt direkt mit einem Gremium verbunden werden. Dies kann allerdings nur aus einem Gremium heraus verbunden werden. Mit einem Klick auf den Button „**Sitzungen**“ erscheint ein Fenster indem alle Sitzungen angezeigt werden indem das Förderprojekt vorhanden ist.
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791 Für weitere Informationen zum Modul Gremien & Sitzungen, sprechen Sie Ihren Berater an.
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794 1. Auswertung
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796 [[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image025.png]]Hier werden Ihnen alle Kennzeichen des Förderprojektes nachdem das Förderprojekt den Status „Bewilligt“ hat angezeigt. Mit einem Klick auf den Button „**Auswertung**“         erscheint ein Fenster
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798 Indem Sie die Kennzahlen des Förderprojektes angezeigt bekommen. Mithilfe des Buttons „Drucken“ rechts unten werden die Daten in einem Art PDF angezeigt und kann gedruckt werden.
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803 1. Verwendungsnachweis
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805 Jedem Förderprojekt können Informationen zum Verwendungsnachweiß angegeben werden. Hier gehen Sie wie folgt vor:
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808 1. [[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image026.png]]Öffnen Sie Ihr Projekt aus der Projektübersichtsliste. In Ihrem Projekt-Desktop unter Förderangaben finden Sie verschiedene Buttons. Mit einem Klick wählen Sie denn Button „**Verwendungsnachweis**“           aus.
809 1. Hier haben Sie nun die Möglichkeit folgende Angaben zu tätigen:
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811 * Vorlagetermin
812 * Gemahnt am
813 * Eingegangen am
814 * Geprüft am
815 * Geprüft von (hier können Sie von all Ihren Mitarbeiter auswählen)
816 * Externer Prüfer (hier können Sie mithilfe des Buttons „Suchen“ einen beliebigen Kontakt auswählen)
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818 1. Mit dem Button „**Speichern**“ können Sie Ihre Angaben speichern und das Fenster schließt sich anschließen automatisch. Der Button „Verwendungsnachweis“ bekommt nun einen blauen Hintergrund.
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820 Mit dem Button „**Löschen**“          (rechts unten) können alle Angaben zurückgesetzt werden.
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823 1. Begünstigte
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836 1. Anbindung Onlineantrag
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838 Ab einer bestimmten Anzahl von eingehenden Förderprojekten lohnt sich der Import von Onlineanträgen. Dieses Zusätzliche Modul bietet Ihnen die Daten von dem Onlineantrag zum Sammeln und via den b4 Import ins System zu importieren. Danach können die Daten der Förderprojekte bearbeitet werden.
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841 Ein Beispiel eines Onlinenantrages finden Sie unter: https:~/~/stiftungsantrag.de/test/
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844 Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Berater.
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846 1. Übersicht Zusatzmodule
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848 Die Software für das Kontaktmanagement ist die Basis für gemeinnützige Organisationen zur Verwaltung aller Kontaktdaten. Auf Basis des Kontaktmanagements sind weitere Module für die Stiftungsarbeit und Geschäftsvorfälle verfügbar. Die Software kann somit jederzeit im laufenden Betrieb erweitert werden.
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851 Übersicht der derzeit verfügbaren Software-Module:
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853 [[image:file:////Users/luha68/Library/Group%20Containers/UBF8T346G9.Office/TemporaryItems/msohtmlclip/clip_image028.png]]