14 - Modul Zuwendungen

Handbuch zum Software-Modul Zuwendungen

Kriterien

Das Erfassen und Buchen im Modul Zuwendungen trifft nur zu, wenn eines oder mehrere der folgenden Kriterien zutreffen:

• Verwendung externer Finanzbuchhaltung
• Reines Spendenkonto

Sollte diese Kriterien nicht zutreffen, dann müssen die Spenden im Modul Finanzen gebucht werden. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Berater.

Inhaltsverzeichnis

1.     Navigationsmenü

a.     Übersicht

b.    Zuwendungsbestätigungen

c.     Zweckbindungen

d.    Kampagnenzuordnung

2.     Zuwendungen

a.     Zuwendung erfassen

b.    Weiterer Spende erfassen

c.     Erfassung löschen

d.    Zuwendungsliste

3.     Übersicht

4.     Zuwendungsbestätigungen

a.     Zuwendungsbestätigungen drucken

b.    Wiederholdruck

5.     Übergabe

6.     Spendenanalysen

7.     Übersicht Zusatzmodule

1. Navigationsmenü

Voraussetzung: Sie haben die Software gestartet und sich mit dem Benutzernamen sowie dem optionalen Passwort angemeldet. Weitere Informationen zum Start und Login der Software finden Sie im Handbuch „Kontaktmanagement“.

Mit einem Klick auf „Zuwendungen“ im Navigationsmenü öffnet sich weitere Menüpunkte mit allen lizenzierten Menüpunkten für das Modul Zuwendungen.

Durch einen Klick auf den von Ihnen gewünschten Menüpunkt öffnet sich ein separater Karteireiter.

1. Übersicht

Unter diesem Menüpunkt finden Sie in Form einer Liste alle vorhandenen Zuwendungen, sobald Sie diese angelegt oder durch eine Schnittstelle importiert haben. Wenn Sie eine Spende im Modul Finanzen erfassen, dann wird Ihnen diese in diesem Menüpunkt angezeigt. Weitere Informationen zur Zuwendungsübersicht finden Sie im Kapitel „Übersicht“. Des Weiteren können Sie hier auch neue Spenden erfassen. Weitere Informationen zum Erfassen von Zuwendungen finden Sie im Kapitel „Erfassung“.

1. Zuwendungsbestätigungen

Im Menüpunkt „Zuwendungsbestätigungen“ können Sie für erfasste (Erfassung im Modul Zuwendungen und Finanzen möglich) Zuwendung eine Quittung erstellen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel „Zuwendungsbestätigungen“.

1. Kampagnenzuordnung

Bei der Übergabe können Sie Ihre Spenden einer Mailingaktion (Werbecode) zuweisen und somit direkt an die Finanzbuchhaltung übergeben. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Übergabe“.

1. Zuwendungen

Bitte beachten Sie, dass das Erfassen im Modul Zuwendungen nur möglich ist, wenn die Kriterien (siehe Seite 2) zutreffen.

1. 1. Zuwendung erfassen

• 1. Im Menü (die linke grau hinterlegte Spalte) finden Sie die entsprechenden Module sowie Menüpunkte. Betätigen Sie den Menüpunkt „Übersicht“ im Modul „Zuwendungen“. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter.
  2. Klicken Sie auf den Button „Neuanlage“          rechts unten. Sie können nun die Manuelle Erfassung einer Zuwendung durchführen.
• Belegnummer: Manuell erfassbar oder automatisch vom System erzeugt (Einstellung im Programmparameter).
• Belegdatum (Pflicht Manuell erfassbar (Tagesdatum wird mit einem Punkt erkannt).
• Betrag (Pflicht): Den Betrag der Spende manuell eintragen.
• Zuwendungsart (Pflicht): Wird Mithilfe des Aufklappbuttons ausgewählt.
• Kontakt (Pflicht): Tragen Sie den Namen des Spenders ein und betätigen Sie den Button „Speichern“. Es werden alle gefundenen Datensätze in einem separaten Fenster angezeigt. Hier haben Sie zusätzlich die Möglichkeit einen neuen Kontakt anzulegen. Dafür betätigen Sie den Button „Neuanlage“.
• Belegtext: Hier kann ein beliebiger Text eingetragen werden.

• 1. Es können noch weitere Angaben bei der Erfassung von Zuwendungen angegeben werden.
• Zuwendungsbestätigung

Bei der Spendenerfassung kann die dazu gehörende Zuwendungsbestätigung erzeugt werden. Voraussetzung hierfür ist ein Spender mit der dazugehörigen Spenderadresse.

Hier können Sie dann zwischen einer Einzelne Spendenquittung und Jahres-Spendenquittung wählen sowie ein Anschreiben und Erstattungsverzicht auswählen.

Diese Angaben finden Sie rechts neben der Zuwendungserfassung und werden mit einer Haken-Setzung aktiviert.

• Bei Sachzuwendungen

Sollte es sich bei der Zuwendungsart um eine Sachspende oder Sachzustiftung handelt, dann können Sie weitere Angaben angeben. Hier können Sie zwischen „Aus Betriebsvermögen“, „Aus Privatvermögen“, oder „Keine Angaben zur Herkunft“ sowie „Unterlagen liegen vor“ auswählen.

Diese Angaben finden Sie unterhalb der Zuwendungsbestätigung.

1. 1. Nach der Eingabe aller erforderlichen Angabe können Sie die Spende speichern.

Hierzu Klicken Sie auf den Button „Speichern (dieser befindet sich im Zuwendungsbereich unten links).

1. 1. Die neu erfasste Spende erscheint nun in der Zuwendungsliste unterhalb sowie auch im Menüpunkt „Übersicht“.

1. 1. Weiterer Spende erfassen

Nachdem Sie eine Spende bereits erfasst haben können Sie mit dem Button „Neu“ sofort eine weitere Spende manuell erfassen.

1. 1. Erfassung löschen

Voraussetzung: Es wurde noch kein Beleg erzeugt.

1. Um eine Erfassung zu löschen markieren Sie diese in der Zuwendungsliste.
2. Jetzt können Sie den Button „Löschen“ betätigen.
3. Die Erfassung verschwindet von der Zuwendungsliste.

1. 1. Zuwendungsliste

Unterhalb der Spendenerfassung finden Sie die „Zuwendungsliste“. Hier werden Ihnen nach der Erfassung speichern die Spenden angezeigt. Hier können verschiedene Listen angezeigt werden.

1. Klicken Sie auf den Button „+ Zuwendungsliste“.
2. Sie können nun auswählen:

• Alle Spenden zur „Aktuelle Session“ (Punkt-Setzung)
• Alle Spenden zu einem bestimmten „Datum“ (Aufklappbutton)
• Alle Spenden zu einem „Erfasst von“ (Mitarbeiter)
• Alle bearbeiten Spenden von einem „Mitarbeiter Geändert von“ (Mitarbeiter)
• Alle Spenden „Alle Zuwendungen anzeigen“ (Haken-Setzung)

Sie haben außerdem die Gelegenheit in den einzelnen Spalten mit bestimmten Begriffen zu suchen.  Hierzu geben Sie Ihren Begriff in der Zeile unterhalb der Spaltenüberschrift ein.

1. Übersicht

Die Spendenübersicht wird in Form einer Liste dargestellt. Mithilfe verschiedener Filter kann diese Liste aktualisiert werden.

1. Um die Spendenübersicht zu öffnen Klicken Sie bitte unter dem Navigationsmenüpunkt „Zuwendungen“ den Menüpunkt „Übersicht“. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter.
2. In diesem Karteireiter werden Ihnen alle Datensätze angezeigt.

Filtern

Im oberen Bereich des Karteireiters befindet sich auf der linken Seite das Aufklappmenü „Filter“.

Hier haben Sie die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Filtern auszuwählen.

Suchen und Sortieren

Mithilfe der gelb hinterlegten Zeile können Sie in den einzelnen Spalten gezielt nach Datensätzen suchen und sortieren.

1. Zuwendungsbestätigungen

Voraussetzung: Eine Zuwendungsbestätigung kann nur mit einer Adresse zu einem Kontakt erstellt werden. Des Weiteren muss eine Druckvorlage im Programmparameter eingerichtet sein.

Die Zuwendungsbestätigungen können Ihren Anforderungen angepasst werden. Wenden Sie sich an Ihren Berater.

Hier können folgende Zuwendungsbestätigungen/Bestätigungen gedruckt werden:

• Bestätigung über Geldzuwendung (Anschreiben Optional)
• Bestätigung über Sachzuwendung (Anschreiben Optional)
• Sammelbestätigung über Geldzuwendung (Anschreiben Optional)
• Bußgeldliste
• Anschreiben

1. Zuwendungsbestätigungen drucken

1. Um die Zuwendungsbestätigungen zu drucken öffnet Sie bitte unter dem Navigationsmenüpunkt „Zuwendungen“ den Menüpunkt „Zuwendungsbestätigungen“.
2. In dem Fenster „Druck Zuwendungsbestätigung“ haben Sie nun die Möglichkeit nach noch nicht gedruckten Zuwendungsbestätigungen auszuwerten.

• Bestätigungen: Mit einer Haken-Setzung wählen Sie Ihre Art von Quittung/Bestätigung aus.
• Kalenderjahr: Das Kalenderjahr mithilfe des Aufklappbuttons auszuwählen.
• Sachbearbeiter: Mitarbeiter der Zuwendungen auswählen.
• Datum von/bis: Angabe des Erfassungszeitraumes für die Spende.
• Zuwendungsart: Die Art von Zuwendung auswählbar.
• Zurückgestellt: Es können Zurückgestellte Bestätigungen zum Druck ausgewählt werden.

1. In der unteren Zeile werden Ihnen dann die Anzahl der noch nicht gedruckten Belege angezeigt. Hinweis: Die Zahl der noch nicht gedruckten Belege muss mindestens 1 betragen, um eine Übersichtsliste zu erzeugen.
2. Nachdem Sie all Ihre Angaben eingetragen haben, können Sie den Button „Ergebnisliste“                  mit einem Klick auswählen. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter „Zuwendungsbestätigungen drucken“.
3. Die gefundenen Datensätze zu Ihren angegebenen Daten werden in Form einer Liste angezeigt. Mithilfe der gelb hinterlegten Felder können Sie nach bestimmten Begriffen in den einzelnen Spalten suchen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Spalten absteigen oder aufsteigend zu sortieren. Hierfür Klicken Sie einfach in das Feld mit den Überschiften von den Spalten.
4. Mit dem Button „Spendenquittungen drucken“ können Sie Ihre Zuwendungsbestätigungen drucken. Es öffnet sich die Druckvorschau.
5. Es werden Ihnen alle Zuwendungsbestätigungen angezeigt. In der oberen linken Leiste befinden sich verschiedene Icons. Hier haben Sie die Möglichkeit:

• Das Fenster zu verlassen (wird nicht gespeichert)
• Die Zuwendungsbestätigungen zu drucken (Drucker muss eingerichtet sein)
• Die Zuwendungsbestätigungen als PDF speichern
• Die Zuwendungsbestätigungen Exportieren
• Weitere Optionen zu Darstellung der Seite

1. Wenn Sie das Fenster schließen, erscheint eine Meldung ob der Druck erfolgreich war, die Sie mit „Ja oder Nein“ beantworten. Im Nachhinein können keine Änderungen vorgenommen werden, da für jede Quittung ein Kennzeichen Eingetragen wird. Eine Protokoll-Liste wird zusätzlich erzeugt.
2. Im jeweiligen Kontakt (Personen-, Organisations-, oder Haushalts-Desktop) wird das Icon „Spenden“           hellblau.

1. Wiederholdruck

Ein Widerholdruck ist nach jedem Erstdruck möglich. Hier gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie den Desktop (Person, Organisation oder Haushalt) für dem ein Wiederholdruck veranlasst werden muss.
2. Im Desktop befindet sich der Button „Spenden“ im oberen Bereich. Mit einem Klick öffnet sich das Fenster.
3. Prüfen Sie in der letzten Spalte ob das „Gedruckt am“ Feld ausgefüllt ist. Nur dann ist ein erneuerter Druck möglich. Markieren Sie die Zeile mit einem Klick.
4. Nun betätigen Sie den Button „Wiederholdruck“ (rechts unten).
5. Ein Fenster mit der Quittung öffnet sich und kann nun gedruckt und gespeichert werden.

1. Übergabe

Bei einer Übergabe handelt es sich um einen Abgleich zwischen einer Zuwendungskampagne mit eingegangenen Zuwendungen über einen Werbecode.

Bitte kontaktieren Sie ihren Ansprechpartner für weitere Informationen.

1. Spendenanalysen

Da alle Spenden in einem separaten Spendentopf der Datenbank vorhanden sind, können diese in jede Richtung ausgewertet und analysiert werden. Das integrierte, leistungsfähige Reporting ermöglicht eine Erstellung der Auswertungen nach individuellen Anforderungen.

Um eine erfolgreiche Spendenanalyse durchzuführen, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner.

1.   Übersicht Zusatzmodule

Die Software für das Kontaktmanagement ist die Basis für gemeinnützige Organisationen zur Verwaltung aller Kontaktdaten. Auf Basis des Kontaktmanagements sind weitere Module für die Stiftungsarbeit und Geschäftsvorfällen verfügbar. Die Software kann somit jederzeit im laufenden Betrieb erweitert werden.

Übersicht der derzeit verfügbaren Software-Module: