Zuwendungen in der Übersicht

Um zu den Zuwendungen zu gelangen, öffnet man zunächst den Desktop.
Hier klickt man auf die zwei Pfeile neben Zuwendungen und dann auf den Unterpunkt Zuwendungen.
Anschließend gelangt man zum eigentlichen Startbildschirm der Zuwendungen.

Funktionenübersicht

Zuwendungen im Detail

Erläuterung Zuwendungsart/en

Erläuterung Zuwendungstyp/en

Erläuterung ZWB-Arten

Erläuterung Zahlweisen

Zuwendung erstellen

1. In Mein Desktop auf den Doppelpfeil neben dem Modul Zuwendungen klicken

• Die Unterkategorien des Moduls Zuwendungen werden ausgeklappt.

2. Unterkategorie Zuwendungen auswählen

• Die Zuwendungen werden geöffnet.

3. Auf + Symbol unten rechts klicken

• Eine Eingabemaske zur Zuwendungsbearbeitung wird geöffnet.

4. Die Eingaben machen (Siehe Erläuterung der Felder zu den Zuwendungen im Detail)

• Das Disketten Symbol Speichern wird verfügbar.

5. Auf Disketten Symbol Speichern klicken

• Eine neue Zuwendung wird erstellt.

Zuwendungsbestätigung (ZWB) und Dankschreiben

ZWB: Übersichtsmenü

Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail

ZWB/Dankschreiben per E-Mail/Brief versenden

1. Filterkriterien im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis mindestens ein Ergebnis unter Anzeigen steht

• Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.

2. Play-Button bei Anzeigen anklicken

• Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
• Das Dropdown Menü zu Aktion wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).

3. Dropdown Pfeil von Aktion anklicken

• Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.

4. Gewünschte Aktion auswählen

• Die Eingabemaske Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen wird angezeigt.

5. Eingaben machen
6. Auf Senden-Pfeil klicken

• Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.

Vorlagentypen

Bisherige ZWBs und Dankschreiben anzeigen lassen

1. Auf gewünschtes Filterkriterium klicken (Siehe Punkt 2 und 3 aus ZWB: Übersichtsmenü)
2. Via Dropdown Menüs gewünschte Filterkriterien festlegen

• Bei vorhandenen Ergebnissen wird eine Zahl unterhalb des Menüpunktes Anzeigen angezeigt (Siehe Punkt 1 von ZWB: Übersichtsmenü).

3. Auf Play-Icon neben der Ergebnisanzahl klicken

• Gefilterte Suchergebnisse werden angezeigt (Siehe Punkt 4 von ZWB: Übersichtsmenü).

ZWB: Vorlagenmenü

Erstellung einer neuen ZWB- und Dankvorlage

x

Zweckbindungen

Eine Zweckbindung liegt dann vor, wenn bei einer Zuwendung ein bestimmter Zweck vermerkt ist.
Die Angabe eines festgelegten Zwecks ist wiederum immer eine Voraussetzung für eine Zuwendung. Diese Zwecke werden jedoch vorher festgelegt.
Um Struktur in die Zwecke zu bringen, kann man auch mehrere Zwecke gruppieren.
Ein Beispiel hierfür wäre die Zweckgruppe Aquarium, die Zwecke Wasserpflanzen, Fische kaufen und Regelmäßige Reinigung wären Zwecke, die an Aquarium angebunden sind.

Zweckbindung im Detail

Zweckbindungsgruppe erstellen

1. Begriff Zweckbindung in Schnellsuche eingeben

• Die Suchergebnisse werden angezeigt.

2. Suchergebnis Zweckbindungen doppelklicken

• Startfenster zu den Zweckbindungen wird geöffnet.

3. Auf Dropdown Pfeil neben + Symbol klicken

• Die Optionen Gruppe und Zweckbindung werden angezeigt.

4. Option Gruppe auswählen

• Die Eingabemaske für die Erstellung einer neuen Zweckbindungsgruppe wird angezeigt.

5. Bezeichnung der neuen Zweckbindungsgruppe eingeben
6. Auf OK-Button klicken

• Eine neue Zweckbindungsgruppe wird erstellt.

Zweckbindung erstellen

1. Gewünschte Zweckbindungsgruppe in Sidebar auswählen
2. Auf Dropdown Pfeil neben + Symbol klicken

• Die Optionen Gruppe und Zweckbindung werden angezeigt.

3. Option Zweckbindung auswählen

• Die Eingabemaske für die Erstellung einer neuen Zweckbindung wird angezeigt.

4. Eingaben tätigen
5. Disketten Symbol Speichern klicken

• Eine neue Zweckbindung wird erstellt.

Bestehende Zweckbindung anderer Zweckbindungsgruppe zuordnen

1. Gewünschte Zweckbindung auswählen
2. Auf Dropdown Pfeil der Option Gruppenzugehörigkeit klicken

• Alle vorhandenen Zweckbindungsgruppen werden angezeigt.

3. Gewünschte Zweckbindungsgruppe auswählen
4. Disketten Symbol Speichern klicken

• Die Zweckbindung wird der gewünschten Gruppe zugeordnet.

Import Möglichkeiten

Import via Excel

x

x

Online Import via Twingle

Zur Übersicht des Online Imports von Twingle gelangt man, indem man beim Modul Zuwendungen (Siehe: Zuwendungen in der Übersicht, Ziffer 4) auf der linken Seite den Menüpunkt Online Import auswählt. Anschließend springt das System direkt zur nachfolgenden Grafik.

Voraussetzung ist, dass man ein Twingle-Account besitzt oder eben auch die Person, von der die jeweilige Zuwendung ausgeht.
Nach der Synchronisierung (Siehe nach folgende Übersicht Ziffer 9) werden alle Zuwendungen, die über die angegeben Accounts liefen, im Modul Zuwendungen einsehbar.

Dieses Modul dient der Erfassung von eingehenden Zuwendungen, deren Auswertung und insbesondere dem Druck der Zuwendungsbestätigungen. Die Erfassung der Zuwendungen ist beim Einsatz der base4IT-Finanzbuchhaltung (b4FiBu) an die Erfassung der FIBU-Buchung gekoppelt, kann aber auch unabhängig davon erfolgen, z.B. als Nebenbuch einer externen Finanzbuchhaltung. Der Kontoauszugsmanager (KAM) kann bei aktiviertem Spendenmodus ebenfalls für die Erfassung verwendet werden.

Neben der manuellen Erfassung stehen ein Excel-Import und ein Online-Import für Twingel zur Verfügung.

Erfassen von Zuwendungen

Bei der Koppelung an die Buchungserfassung der b4FiBu wird die Erfassung der Zuwendung automatisch ausgelöst, wenn ein Erlöskonto mit hinterlegter Zuwendungsart angesprochen wird. In diesem Fall werden die Felder der Zuwendung soweit möglich aus der FIBU-Buchung belegt. Beim Einsatz ohne diese Koppelung müssen alle Daten manuell erfasst werden.

Abbildung Maske

Felder der Zuwendung

Die Tabelle zeigt die Felder einer Zuwendung sowie deren Belegung aus der FIBU-Buchung bei Koppelung an die b4FiBu.

Buchen und Erfassen von Geldzuwendungen in der b4FiBu

Manuelles Buchen Kasse-Bank

Beim Buchen Kasse-Bank (im NPO-Menü unter Finanzen) wird eine Einnahme auf ein entsprechendes Erlöskonto (z.B. Geldspenden) gebucht. Beim Speichern der FIBU-Buchung wird durch die beim Erlöskonto hinterlegte Zuwendungsart die Erfassung der Zuwendung in einem Pop-Up-Fenster ausgelöst. Die meisten Felder sind gemäß obiger Tabelle bereits ausgefüllt, es muss nur noch der Spender eingetragen werden.

Bei Bedarf wie z.B. bei gesammelter Überweisung von Anlassspenden kann der Gesamtbetrag auch auf mehrere Spender und damit auf mehrere Zuwendungen aufgeteilt werden. Die Erfassung der Zuwendungen kann auch nachträglich erfolgen.

Hinweis: Beim Erfassen von Bußgeldern sollte unbedingt das Aktenzeichen in den Buchungstext eingetragen werden. Für die anonymisierte Erfassung des Bußgeldzahlers kann ein Dummy-Kontakt "Bußgeldzahler" hinterlegt werden.

Kontoauszugsmanager KAM

Erlöskonto bzw. Zuwendungsart zuweisen

Zuwendung erfassen

Buchen und Erfassen von Sachzuwendungen in der b4FiBu

Hierzu verwendet man die Maske Sachbuchungen (im NPO-Menü unter Finanzen). Im Soll bucht man die erhaltene Sache als Aufwand oder Bestand, im Haben den Erlös, also Sachspende oder Sachzustiftung. Auch hier wird beim Speichern der FIBU-Buchung durch die beim Erlöskonto hinterlegte Zuwendungsart die Erfassung der Zuwendung in einem Pop-Up-Fenster ausgelöst. Die meisten Felder sind gemäß obiger Tabelle bereits ausgefüllt. Neben dem Spender müssen nur noch die Zusatzangaben für Sachzuwendungen ausgefüllt werden.

Hinweis: In der Bestätigung für Sachzuwendungen muss die genaue Bezeichnung der Sachzuwendung mit Alter, Zustand, Kaufpreis usw. angegeben werden. Beim Druck der ZWB werden diese Angaben aus dem Buchungstext gespeist. Der Buchungstext ist also beim Erfassen der Buchung entsprechend zu füllen.

Import von Zuwendungen

Excel-Import

Import Twingel

Druck der Zuwendungsbestätigungen (ZWB)

Auswertungen

Report für die Übersicht der Zuwendungen

Im Menüpunkt für die Übersicht der Zuwendungen ist der passende Report auszuwählen. Der Menüpunkt wird aufgerufen über NPO/Zuwendungen/Übersicht oder über Navigation/CRM/Spendenübersicht. Je nach Mandanten-Konstellation stehen die Standard-Auswertungen Spenden (für Einzelmandanten) oder Zuwendungen_AM (zur Verwendung innerhalb eines Arbeitsmandanten) zur Verfügung. Hinzu kommt ggf. ein passender kundenindividueller Report.

Summen und Salden für externe Finanzbuchhaltung

Einstellungen, Programmparameter und Stammdaten für Zuwendungen

Erlöskonten und Zuwendungsarten

Die Hinterlegung der passenden Zuwendungsart bei den entsprechenden Erlöskonten

•  löst beim Speichern der FIBU-Buchung die Erfassung der zugehörigen Zuwendung aus
•  überträgt die Zuwendungsart des Kontos in die Zuwendung
•  wird deshalb im Kontenstamm auf der Karteikarte Buchungsangaben eingetragen

Die Zuwendungsarten müssen nicht angelegt werden; sie sind in der b4-Software bereits fest hinterlegt:

1. Geldspende
2. Sachspende
3. Geldzustiftung
4. Sachzustiftung
5. Bußgeld
6. Gründungsstiftung
7. Mitgliedsbeitrag

Programmparameter

Abbildung

In der Gruppe Allgemein findet man unter dem Punkt Spendenerfassung die folgenden Parameter:

•  Nummerierungsschema (für die Belegnummer) ist nur erforderlich, wenn die Zuwendungen ohne FIBU erfasst werden.
•  Stiftungen verwenden (Ja/Nein)
• Kostenstellen verwenden (Ja/Nein)
•  Kostenträger verwenden (Ja/Nein), falls ja, dann KTR-Art angeben
•  Vorgänge verwenden (Ja/Nein), falls ja, dann Vorgangsart (VBA) angeben
•  Bußgeldzahler: Hier kann ein Dummy-Kontakt für alle Bußgeldzahler angegeben werden, die ja innerhalb der Zuwendungen anonym bleiben sollen. Dieser Kontakt wird dann bei der Zuwendungsart Bußgeld automatisch als Spender eingetragen. In der Konstellation mit Arbeitsmandant wird der Bußgeldzahler aus dem Arbeitsmandanten verwendet.

Dann kommen die Parameter für den Druck der Zuwendungsbestätigungen (ZWB).

•  Standardreport für Spendenquittungsdruck
  Hier stehen je nach Mandanten-Konstellation die Standard-Auswertungen Spendenbescheinigungen (für Einzelmandanten) oder Zuwendungsbestätigungen_St (für den Arbeitsmandanten) zur Verfügung. Hinzu kommt ggf. ein passender kundenindividueller Report. Anschließend werden aus dem ausgewählten Report die View und die Prints ausgewählt.
•  Standardansicht für Spendenquittungsdruck
•  Print für Geldzuwendungen)*
•  Print für Sachzuwendungen)*
•  Print für Sammelbestätigungen Geldzuwendungen)*
•  Print für Bußgeldliste
•  Print für Anschreiben
•  Print für Protokollliste

)* bei den drei Prints für die Bestätigung der Zuwendungen (Geld, Sach und Sammel) ist jeweils anzugeben, ob der Print bereits das Anschreiben enthält oder nicht. Davon ist abhängig, ob beim Druck der ZWB auch das Kennzeichen für "Anschreiben gedruckt" gesetzt wird oder nicht.

Kontoauszugsmanager KAM

Spendenmodus aktivieren

Abbildung