072 - Modul Zuwendungen

Dieses Modul dient der Erfassung von eingehenden Zuwendungen, deren Auswertung und insbesondere dem Druck der Zuwendungsbestätigungen. Die Erfassung der Zuwendungen ist beim Einsatz der base4IT-Finanzbuchhaltung (b4FiBu) an die Erfassung der FIBU-Buchung gekoppelt, kann aber auch unabhängig davon erfolgen, z.B. als Nebenbuch einer externen Finanzbuchhaltung. Der Kontoauszugsmanager (KAM) kann bei aktiviertem Spendenmodus ebenfalls für die Erfassung verwendet werden.

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Neben der manuellen Erfassung stehen ein Excel-Import und ein Online-Import für Twingel zur Verfügung.

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[[image:image-20221117155343-1.png]]

= =

= Erfassen von Zuwendungen =

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Bei der Koppelung an die Buchungserfassung der b4FiBu wird die Erfassung der Zuwendung automatisch ausgelöst, wenn ein Erlöskonto mit hinterlegter Zuwendungsart angesprochen wird. In diesem Fall werden die Felder der Zuwendung soweit möglich aus der FIBU-Buchung belegt. Beim Einsatz ohne diese Koppelung müssen alle Daten manuell erfasst werden.

//Abbildung Maske//

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== Felder der Zuwendung ==

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Die Tabelle zeigt die Felder einer Zuwendung sowie deren Belegung aus der FIBU-Buchung bei Koppelung an die b4FiBu.

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|**Zuwendung**|**Erfassung bzw. Belegung aus b4FiBu**

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|Belegnummer|direkt aus Belegnummer der FIBU-Buchung

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|Belegdatum|direkt aus Belegdatum der FIBU-Buchung

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|Belegtext|direkt aus Belegtext der FIBU-Buchung (kann nachbearbeitet werden)

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Bei Sachzuwendungen wird der Belegtext als Beschreibung der Sache auf der ZWB verwendet.

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Bei Bußgeld sollte das Aktenzeichen im Belegtext stehen.

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|Betrag|direkt aus Betrag der FIBU-Buchung

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|Zweckbindung|manuelle Eingabe bzw. Auswahl einer Zweckbindung

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|Art der Zuwendung|abgeleitet aus Zuordnung des Erlös-Kontos der FIBU-Buchung (Haben-Seite)

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|//KST//|

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|//KTR//|

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|//Projekt/Vorgang (optional)//|//manuelle Eingabe//

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|Stiftung (optional)|abgeleitet aus dem Buchungskreis

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|Kontakt Zuwender|manuelle Eingabe bzw. Auswahl

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|Angaben zur ZWB

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(Einzel- oder Sammel-ZWB, Erstattungsverzicht Ja/Nein)|manuelle Eingabe, Vorbelegung nach Plausibilität und Default

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|Zusatzangaben bei Sachspende|manuelle Eingabe, Vorbelegung nach Default

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|//Werbecode (geplant / optional)//|//derzeit nur geplant//

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== Buchen und Erfassen von Geldzuwendungen in der b4FiBu ==

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=== Manuelles Buchen Kasse-Bank ===

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Beim Buchen Kasse-Bank (im NPO-Menü unter Finanzen) wird eine Einnahme auf ein entsprechendes Erlöskonto (z.B. Geldspenden) gebucht. Beim Speichern der FIBU-Buchung wird durch die beim Erlöskonto hinterlegte Zuwendungsart die Erfassung der Zuwendung in einem Pop-Up-Fenster ausgelöst. Die meisten Felder sind gemäß obiger Tabelle bereits ausgefüllt, es muss nur noch der Spender eingetragen werden.

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Bei Bedarf wie z.B. bei gesammelter Überweisung von Anlassspenden kann der Gesamtbetrag auch auf mehrere Spender und damit auf mehrere Zuwendungen aufgeteilt werden. Die Erfassung der Zuwendungen kann auch nachträglich erfolgen.

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Hinweis: Beim Erfassen von Bußgeldern sollte unbedingt das Aktenzeichen in den Buchungstext eingetragen werden. Für die anonymisierte Erfassung des Bußgeldzahlers kann ein Dummy-Kontakt "Bußgeldzahler" hinterlegt werden.

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=== Kontoauszugsmanager KAM ===

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==== Erlöskonto bzw. Zuwendungsart zuweisen ====

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==== Zuwendung erfassen ====

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== Buchen und Erfassen von Sachzuwendungen in der b4FiBu ==

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Hierzu verwendet man die Maske Sachbuchungen (im NPO-Menü unter Finanzen). Im Soll bucht man die erhaltene Sache als Aufwand oder Bestand, im Haben den Erlös, also Sachspende oder Sachzustiftung. Auch hier wird beim Speichern der FIBU-Buchung durch die beim Erlöskonto hinterlegte Zuwendungsart die Erfassung der Zuwendung in einem Pop-Up-Fenster ausgelöst. Die meisten Felder sind gemäß obiger Tabelle bereits ausgefüllt. Neben dem Spender müssen nur noch die Zusatzangaben für Sachzuwendungen ausgefüllt werden.

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Hinweis: In der Bestätigung für Sachzuwendungen muss die genaue Bezeichnung der Sachzuwendung mit Alter, Zustand, Kaufpreis usw. angegeben werden. Beim Druck der ZWB werden diese Angaben aus dem Buchungstext gespeist. Der Buchungstext ist also beim Erfassen der Buchung entsprechend zu füllen.

= Import von Zuwendungen =

== Excel-Import ==

== Import Twingel ==

= Druck der Zuwendungsbestätigungen (ZWB) =

= Auswertungen =

== Report für die Übersicht der Zuwendungen ==

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Im Menüpunkt für die Übersicht der Zuwendungen ist der passende Report auszuwählen. Der Menüpunkt wird aufgerufen über NPO/Zuwendungen/Übersicht oder über Navigation/CRM/Spendenübersicht. Je nach Mandanten-Konstellation stehen die Standard-Auswertungen Spenden (für Einzelmandanten) oder Zuwendungen_AM (zur Verwendung innerhalb eines Arbeitsmandanten) zur Verfügung. Hinzu kommt ggf. ein passender kundenindividueller Report.

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=== Summen und Salden für externe Finanzbuchhaltung ===

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= Einstellungen, Programmparameter und Stammdaten für Zuwendungen =

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== Erlöskonten und Zuwendungsarten ==

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Die Hinterlegung der passenden Zuwendungsart bei den entsprechenden Erlöskonten

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* löst beim Speichern der FIBU-Buchung die Erfassung der zugehörigen Zuwendung aus

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* überträgt die Zuwendungsart des Kontos in die Zuwendung

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* wird deshalb im Kontenstamm auf der Karteikarte Buchungsangaben eingetragen

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Die Zuwendungsarten müssen nicht angelegt werden; sie sind in der b4-Software bereits fest hinterlegt:

1. Geldspende

1. Sachspende

1. Geldzustiftung

1. Sachzustiftung

1. Bußgeld

1. Gründungsstiftung

1. Mitgliedsbeitrag

= Programmparameter =

//Abbildung//

In der Gruppe **Allgemein **findet man unter dem Punkt **Spendenerfassung **die folgenden Parameter:

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* Nummerierungsschema (für die Belegnummer) ist nur erforderlich, wenn die Zuwendungen ohne FIBU erfasst werden.

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* Stiftungen verwenden (Ja/Nein)

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* **Kostenstellen verwenden (Ja/Nein)**

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* ** Kostenträger verwenden (Ja/Nein), falls ja, dann KTR-Art angeben**

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* Vorgänge verwenden (Ja/Nein), falls ja, dann Vorgangsart (VBA) angeben

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* Bußgeldzahler: Hier kann ein Dummy-Kontakt für alle Bußgeldzahler angegeben werden, die ja innerhalb der Zuwendungen anonym bleiben sollen. Dieser Kontakt wird dann bei der Zuwendungsart Bußgeld automatisch als Spender eingetragen. In der Konstellation mit Arbeitsmandant wird der Bußgeldzahler aus dem Arbeitsmandanten verwendet.

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Dann kommen die **Parameter für den Druck der Zuwendungsbestätigungen (ZWB)**.

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* Standardreport für Spendenquittungsdruck

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Hier stehen je nach Mandanten-Konstellation die Standard-Auswertungen Spendenbescheinigungen (für Einzelmandanten) oder Zuwendungsbestätigungen_St (für den Arbeitsmandanten) zur Verfügung. Hinzu kommt ggf. ein passender kundenindividueller Report. Anschließend werden aus dem ausgewählten Report die View und die Prints ausgewählt.

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* Standardansicht für Spendenquittungsdruck

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* Print für Geldzuwendungen)*

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* Print für Sachzuwendungen)*

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* Print für Sammelbestätigungen Geldzuwendungen)*

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* Print für Bußgeldliste

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* Print für Anschreiben

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* Print für Protokollliste

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)* bei den drei Prints für die Bestätigung der Zuwendungen (Geld, Sach und Sammel) ist jeweils anzugeben, ob der Print bereits das Anschreiben enthält oder nicht. Davon ist abhängig, ob beim Druck der ZWB auch das Kennzeichen für "Anschreiben gedruckt" gesetzt wird oder nicht.

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== Kontoauszugsmanager KAM ==

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=== Spendenmodus aktivieren ===

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Abbildung

Wiki-Quellcode von 072 - Modul Zuwendungen