072.2 - ZWB und Dankschreiben
Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:
- Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen
- Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben
Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen
Nachdem man in der Schnellsuche den Begriff ZWB eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen. |
| 2 | ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben Vorlage erstellen werden hier erstellt. |
Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen
Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über die Menüleiste  kann man die Suchfilter festlegen, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen. |
| 2 | In welcher Art und Weise die Auswertung der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption  vor. |
| 3 | Alle gefilterten aufgelisteten Vorlagen. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet. |
| 4 | Über das  -Icon kann man eine neue ZWB-Vorlage erstellen. Mit einem Klick auf  wird man zu einem Editor weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern. |
Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage
Trägt man in der Schnellsuche den Begriff ZWB ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis ZWB-Vorlagen aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
Rechts unten befindet sich das +Icon zur Neuanlage.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hierüber legt man den Vorlagentyp fest. |
| 2 | Hier gibt man eine treffende Bezeichnung der Vorlage ein. |
| 3 | Optional eine Kategorie der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden. |
| 4 | Ist das Modul Stiftungen im Einsatz, dann kann man hier noch die Stiftung zuordnen. |
| 5 | Die Auswahl, ob man ein Dankschreiben als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist. |
| 6 | Die Auswahl des Mediums: Brief, Email, beides, nichts. |
Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben
Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Mit dem Play-Icon werden alle Zuwendungen zu dem eine ZWB oder ein Dankschreiben erstellt werden kann, angezeigt. |
| 2 | Hierüber filtert man nach dem Vorlagentyp. |
| 3 | Weitere Filterkriterien für die Zuwendungen, wie beispielsweise die Zuwendungsart, der Sachbearbeiter oder ob es sich um (nicht) zurückgestellte Zuwendungen handelt, richtet man hier ein. |
| 4 | Hier wird die Summeneinschränkung pro Zuwender angegeben. Hiermit ist die Summe aller Zuwendungen eines jeweiligen Zuwenders gemeint (Ziffer 8) |
| 5 | Hier wählt man über Dropdown die Stiftung aus, sofern man mit dieser arbeitet. |
| 6 | Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt. Über diese Suchleiste, filtert man die folgenden Ergebnisse noch gezielter nach der jeweiligen Spalte. |
| 7 | Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll. Außerdem lässt sich hier auch die jeweilige Zuwendung verzweigen. Eben diese Zuwendungen klappt man wiederum mit dem +Icon vor dem zugeordneten Zuwender aus. |
| 8 | Die Summe aller aufgelisteten Zuwendungen. Diese Summe spielt hinsichtlich der Filteroption aus Ziffer 4 eine Rolle. |
| 9 | Aktionen ZWB per E-Mail oder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich. Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung. Außerdem kann man hier auch die Zuwendungen zurückstellen/parken oder die ZWB oder den Dank ändern. |
Wann kann eine ZWB erstellt werden?
Eine ZWB kann nur unter folgenden Voraussetzungen generiert werden:
- Die Zuwendung steht auf Status erhalten
- Der Zuwender hat eine Adresse
- Abhängig vom Medium muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
ZWB/Dankschreiben erstellen
- Im Navigationsmenü "Zuwendungen" auswählen. Anschließend den Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben" auswählen.
- Filterkriterien im Übersichtsmenü der einstellen, bis mindestens ein Ergebnis unter Anzeigen steht.
- Die Ergebnisanzahl unter Button Anzeigen wird angezeigt.
- Play-Button bei Anzeigen anklicken.
- Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
- Das Dropdown Menü zu Aktion wird verfügbar (links unten)
- Dropdown Pfeil von Aktion anklicken
- Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
- Gewünschte Aktion auswählen
- Die Eingabemaske Serien-E-Mail oder Serien-Brief wird angezeigt.
- Eingaben machen
- Auf Button Senden/Drucken klicken
- Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
Versand per E-Mail
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 0 | Mit diesen Reitern kann man zwischen Einstellungen und Vorschau-Optionen wechseln. |
| 1 | Ist das Modul Stiftungen erworben, kann man hier noch die Stiftung zuordnen. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt. |
| 2 | Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet. |
| 3 | Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet. |
| 4 | Hierüber wählt man einen Absender aus. |
| 5 | Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein. |
| 6 | Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt. |
| 7 | Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll. |
| 8 | Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt. |
| 9 | Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann. |
Versand per Brief
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 0 | Mit diesen Reitern kann man zwischen Einstellungen und Vorschau-Optionen wechseln. |
| 1 | Ist das Modul Stiftungen erworben, kann man hier noch die Stiftung zuordnen. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt. |
| 2 | Hierüber wählt man eine erstellte Brief-Vorlage aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet. |
| 3 | Einen Betreff des Briefs (Pflichtfeld) gibt man hier ein. |
| 4 | Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt. |
| 5 | Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll. |
| 6 | Das Ausrufezeichen-Icon wird anklickbar und informiert darüber, dass die Aktivität mit Anhang der ZWB für jeden Zuwender erzeugt wird. |
| 7 | Hier gibt man, in wie vielen Blöcken die ZWB ausgegeben wird. |
| 8 | Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt. |
| 9 | Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann. |
ZWB/Dankschreiben zurücksetzen
Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
- Gewünschte Zuwendung öffnen
- Die Eingabemaske zur Zuwendungsbearbeitung wird angezeigt.
- Auf Button Zurücksetzen bei ZWB oder Dankschreiben klicken
- Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
- Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
Parken von Zuwendungen für ZWB
Möchte man für bestimmte Zuwnedungen noch keine ZWB erstellen so können diese "geparkt" werden.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, die geparkt werden soll. |
| 2 | Je nach dem, ob man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen oder deren Rückstellung wieder entfernen möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 1 vorher auswählen. |
Was tun, wenn plötzlich beim Parken oder in der ZWB ein !-Symbol erscheint?
Ein !-Button blinkt, wenn...
- Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
- keine ZWB erstellbar ist
Vorgehen in diesem Fall:
1) Auf den !-Button klicken
Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
2) Auf Zuwendungen und dann auf Inaktive Kontakte integriert klicken
Mittels Klick auf das ! werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
Wie erkennt man geparkte Zuwendungen?
Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist?
Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.