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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
Von Version 1.3
bearbeitet von lhaedrich
am 2023/02/05 15:59
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Auf Version 45.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/10/13 12:06
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Navigationsmenü
1 +072.4 - ZWB und Dankschreiben
Übergeordnete Seite
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Main.So funktioniert es.Allgemeine Bedienung.14 - Modul Zuwendungen.WebHome
1 +Allgemeine Bedienung.Software Module.14 - Modul Zuwendungen.WebHome
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.lhaedrich
1 +XWiki.kprummer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|Twingle|Twingle-Import
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
Inhalt
... ... @@ -1,30 +1,199 @@
1 -Voraussetzung: Sie haben die Software gestartet und sich mit dem Benutzernamen/Passwort angemeldet. Mit einem Klick auf „Zuwendungen“ im Navigationsmenü öffnet sich weitere Menüpunkte mit allen lizenzierten Menüpunkten für das Modul Zuwendungen.
1 +(% class="box" %)
2 +(((
3 +(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
4 +
2 2  
3 -[[image:zuwendungen-002.jpg]]
6 +{{toc/}}
7 +)))
4 4  
9 += Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
5 5  
6 -Durch einen Klick auf den von Ihnen gewünschten Menüpunkt öffnet sich ein separater Karteireiter.
11 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
7 7  
8 -**Übersicht**
13 +[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
9 9  
10 -Unter diesem Menüpunkt finden Sie in Form einer Liste alle vorhandenen Zuwendungen, sobald Sie diese angelegt oder durch eine Schnittstelle importiert haben. Wenn Sie eine Spende im Modul Finanzen erfassen, dann wird Ihnen diese in diesem Menüpunkt angezeigt. Weitere Informationen zur Zuwendungsübersicht finden Sie im Kapitel „Übersicht“. Des Weiteren können Sie hier auch neue Spenden erfassen. Weitere Informationen zum Erfassen von Zuwendungen finden Sie im Kapitel „Erfassung“.
15 +(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
16 +|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
17 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
18 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
11 11  
12 -[[image:zuwendungen-003.jpg]]
13 13  
14 -**Zuwendungsbestätigungen**
15 15  
16 -Im Menüpunkt „Zuwendungsbestätigungen“ können Sie für erfasste (Erfassung im Modul Zuwendungen und Finanzen möglich) Zuwendung eine Quittung erstellen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel „Zuwendungsbestätigungen“.
17 17  
18 -[[image:zuwendungen-004.jpg]]
23 +== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
19 19  
20 -**Zweckbindung**
25 +Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
26 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
21 21  
22 -Im diesem Menüpunkt können Sie die Zweckbindungen und Zweckbindungsgruppen einsehen oder neue Zweckbindungen und Zweckbindungsgruppen inklusive Kostenträger anlegen. Um neue Zweckbindungen und Zweckbindungsgruppen anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Symbol am rechten unteren Rand und wählen den gewünschten Menüpunkt aus.
28 +[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
23 23  
24 -[[image:zuwendungen-005.jpg]]
30 +(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
31 +|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
32 +|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
33 +|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
34 +|**3**|(% style="width:711px" %)(((
35 +Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
36 +)))
37 +|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
25 25  
26 -**Online-Spendenimport**
27 27  
28 -Über den Punkt "Online-Spendenimport" können Sie beispielsweise Spenden aus einer Twingle-Kampagne importieren. Um Ihren Twingle-Account hinzuzufügen, klicken Sie unten rechts auf das Zahnrad-Symbol und geben den Zugangsschlüssel des Accounts ein. Mit dem Klick auf "Mapping" können Sie ggf. die Struktur der Twingle-Daten an Ihre eigene Daten-Struktur (beispielsweise Name, Adresse, Geburtstdatum, ...) anpassen. Anschließend klicken Sie auf Speichern & Schließen.
29 29  
30 -[[image:zuwendungen-006.jpg]]
41 +
42 +
43 +
44 +
45 +
46 +
47 +
48 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
49 +
50 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
51 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
52 +
53 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
54 +
55 +(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
56 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
57 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
58 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
59 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
60 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
61 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
62 +|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
63 +
64 +
65 +
66 +
67 +
68 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
69 +
70 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
71 +
72 +
73 +
74 +
75 +
76 +
77 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
78 +
79 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
80 +
81 +(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
82 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
83 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
84 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
85 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
86 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
87 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
88 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
89 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
90 +
91 +
92 +
93 +
94 +
95 +
96 +
97 +
98 +
99 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
100 +
101 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
102 +
103 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
104 +* Zuwender hat eine **Adresse**
105 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
106 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
107 +
108 +Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
109 +
110 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
111 +
112 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
113 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
114 +
115 +**Tipp für Versand per Brief**:
116 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
117 +
118 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
119 +
120 +(% style="width:824px" %)
121 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
122 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
123 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
124 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
125 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
126 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
127 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
128 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
129 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
130 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
131 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
132 +
133 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
134 +
135 +
136 +(% class="box infomessage" %)
137 +(((
138 +**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
139 +- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
140 +- Zuwender hat eine **Adresse**
141 +- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
142 +- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
143 +\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
144 +)))
145 +
146 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
147 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
148 +
149 +(% style="list-style-type:circle" %)
150 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
151 +
152 +(% start="2" %)
153 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
154 +
155 +(% style="list-style-type:circle" %)
156 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
157 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
158 +
159 +(% start="3" %)
160 +1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
161 +
162 +(% style="list-style-type:circle" %)
163 +* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
164 +
165 +(% start="4" %)
166 +1. Gewünschte **Aktion **auswählen
167 +
168 +(% style="list-style-type:circle" %)
169 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
170 +
171 +(% start="5" %)
172 +1. Eingaben machen
173 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
174 +
175 +(% style="list-style-type:circle" %)
176 +* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
177 +
178 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
179 +
180 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
181 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
182 +
183 +Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
184 +
185 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
186 +
187 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
188 +
189 +(% start="2" %)
190 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
191 +
192 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
193 +
194 +(% start="3" %)
195 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
196 +
197 +== Zuwendungen für ZWB parken ==
198 +
199 +
ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 +254.9 KB
Inhalt
ZWB_Vorlage_0.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +152.1 KB
Inhalt
ZWB_Vorlage_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +192.1 KB
Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +7.6 KB
Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_3.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +1.1 KB
Inhalt
ZWB_Vorlagenmenue_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +203.9 KB
Inhalt
ZWB_uebersichtsmenue.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt