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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/10/31 10:59
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/02/26 13:56
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,7 +1,6 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
4 -**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
3 +=== **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:** ===
5 5  
6 6  {{toc/}}
7 7  )))
... ... @@ -16,12 +16,12 @@
16 16  Nachdem man  in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
17 17  Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
18 18  
19 -[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="269" style="float:left" width="656"]]
18 +[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
20 20  
21 21  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
22 22  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
23 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die **Zuwendungsbestätigungen** und/oder **Dankschreiben** erstellen.
24 -|**2**|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
22 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
23 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
25 25  
26 26  
27 27  
... ... @@ -30,16 +30,13 @@
30 30  
31 31  
32 32  
33 -
34 -
35 -
36 -
37 37  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
38 38  
39 -Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
34 +Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
35 +Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
40 40  Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
41 41  
42 -[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="426" style="float:left" width="724"]]
38 +[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
43 43  
44 44  (% style="margin-left:auto; width:794px" %)
45 45  |=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
... ... @@ -57,21 +57,12 @@
57 57  
58 58  
59 59  
60 -
61 -
62 -
63 -
64 -
65 -
66 -
67 -
68 -
69 69  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
70 70  
71 71  Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
72 72  Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.
73 73  
74 -[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="300" style="float:left" width="716"]]
61 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
75 75  
76 76  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
77 77  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
... ... @@ -82,19 +82,6 @@
82 82  |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
83 83  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
84 84  
85 -
86 -
87 -
88 -
89 -
90 -
91 -
92 -
93 -
94 -
95 -
96 -
97 -
98 98  == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
99 99  
100 100  Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
... ... @@ -104,64 +104,32 @@
104 104  
105 105  
106 106  
107 -
108 -
109 -
110 -
111 -
112 -
113 -
114 -
115 -
116 -
117 -
118 -
119 -
120 -
121 -
122 -
123 -[[image:Screenshot (33).png]]
124 -
125 -
126 126  = Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
127 127  
128 -[[image:ZWB_Dankschreiben_02_2024.png||height="582" style="float:left" width="978"]]
83 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
129 129  
130 -(% style="margin-left:auto; width:505px" %)
131 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 427px;" %)Beschreibung
132 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:427px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
133 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:427px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
134 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:427px" %)Weitere **Filterkriterien **für die Zuwendungen.
135 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:427px" %)Hier wählt man über Dropdown die Stiftung aus, sofern man mit diesen Arbeitet.
136 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:427px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
137 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:427px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
138 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:427px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
139 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:427px" %)(((
140 -**Aktionen **ZWB per E-Mail oder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
85 +(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
86 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
87 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
88 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
89 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
90 +|(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
91 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
92 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((
93 +**Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
141 141  
142 142  Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
143 143  )))
144 -|(% style="width:68px" %)**9**|(% style="width:427px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen [[zurückstellen/parken>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HParkenvonZuwendungenfFCrZWB]], sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
97 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
98 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
145 145  
146 -
147 -
148 -
149 -
150 -
151 -
152 -
153 -
154 -
155 -
156 -(% class="box infomessage" %)
157 -(((
100 +{{info}}
158 158  Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
159 -Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
160 -**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
161 -Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeig
162 -)))
102 +Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
103 +**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
104 +Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
105 +{{/info}}
163 163  
164 -
165 165  == Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
166 166  
167 167  Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -194,11 +194,6 @@
194 194  - Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
195 195  - Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
196 196  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
197 -Ein ZWB/Dankschreiben man über zwei verschiedene Wege versenden.
198 -Und zwar per:
199 -
200 -* [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperE-Mail]]
201 -* [[Brief>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperBrief]]
202 202  )))
203 203  
204 204  1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
... ... @@ -258,20 +258,20 @@
258 258  Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
259 259  )))
260 260  
261 -[[image:ZWB_Brief_Versand.png||height="437" width="825"]]
198 +SCREENSHOT EINFÜGEN
262 262  
263 263  (% style="width:824px" %)
264 264  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
265 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
266 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
267 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** Brief-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
268 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff des Briefs (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
269 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
270 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
271 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Das Ausrufezeichen-Icon wird anklickbar und informiert darüber, dass die Aktivität mit Anhang der ZWB für jeden Zuwender erzeugt wird.
272 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hier gibt man, in wie vielen Blöcken die ZWB ausgegeben wird.
273 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
274 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
202 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)
203 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)
204 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)
205 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)
206 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)
207 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)
208 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)
209 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)
210 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)
211 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)
275 275  
276 276  == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
277 277  
... ... @@ -297,19 +297,42 @@
297 297  
298 298  == Parken von Zuwendungen für ZWB ==
299 299  
300 -Möchte man für bestimmte Zuwnedungen noch keine ZWB erstellen so können diese "geparkt" werden.
237 +[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
301 301  
302 -[[image:ZWB_Dankschreiben_Auswahl_Button_02_2024.png||alt="ZWB_parken.png" height="520" width="870"]]
303 303  
304 -(% style="width:872px" %)
305 -|=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 795px;" %)Beschreibung
306 -|(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:795px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, die geparkt werden soll.
307 -|(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:795px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **1 **vorher auswählen.
308 308  
309 309  
310 -== Was tun, wenn plötzlich beim Parken oder in der ZWB ein !-Symbol erscheint? ==
311 311  
312 312  
244 +
245 +
246 +
247 +
248 +
249 +
250 +
251 +
252 +
253 +
254 +
255 +
256 +(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
257 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
258 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
259 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
260 +**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
261 +**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
262 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
263 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)(((
264 +Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
265 +
266 +
267 +
268 +)))
269 +
270 +
271 +
272 +
313 313  Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
314 314  
315 315  * Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
... ... @@ -328,3 +328,32 @@
328 328  == Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
329 329  
330 330  Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
291 +
292 +
293 +
294 +
295 +
296 +
297 +
298 +
299 +
300 +
301 +
302 +
303 +
304 +
305 +
306 +
307 +
308 +
309 +
310 +
311 +
312 +
313 +
314 +
315 +
316 +
317 +xx
318 +
319 +
Screenshot (33).png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -132.3 KB
Inhalt
ZWB_Brief_Versand.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -211.8 KB
Inhalt
ZWB_Dankschreiben_02_2024.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt
ZWB_Dankschreiben_Auswahl_Button_02_2024.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -308.4 KB
Inhalt