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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -072.2 - ZWB und Dankschreiben
1 +072.4 - ZWB und Dankschreiben
Inhalt
... ... @@ -8,7 +8,7 @@
8 8  
9 9  (% class="box warningmessage" %)
10 10  (((
11 -Ab Version **V25.1SP00 **verfügbar
11 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
12 12  )))
13 13  
14 14  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
... ... @@ -16,7 +16,7 @@
16 16  Nachdem man  in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
17 17  Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
18 18  
19 -[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="269" style="float:left" width="656"]]
19 +[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
20 20  
21 21  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
22 22  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
... ... @@ -27,13 +27,12 @@
27 27  
28 28  
29 29  
30 -
31 -
32 32  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
33 33  
34 34  Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
33 +Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
35 35  
36 -[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="426" style="float:left" width="724"]]
35 +[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
37 37  
38 38  (% style="margin-left:auto; width:794px" %)
39 39  |=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
... ... @@ -52,15 +52,12 @@
52 52  
53 53  
54 54  
55 -
56 -
57 -
58 58  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
59 59  
60 60  Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
61 61  Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.
62 62  
63 -[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="300" style="float:left" width="716"]]
59 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
64 64  
65 65  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
66 66  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
... ... @@ -67,11 +67,13 @@
67 67  |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
68 68  |(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
69 69  |(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
70 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **im Einsatz, dann kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
66 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
71 71  |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
72 72  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
73 73  
70 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
74 74  
72 +Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
75 75  
76 76  
77 77  
... ... @@ -78,11 +78,25 @@
78 78  
79 79  
80 80  
79 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
81 81  
82 -== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
81 +[[image:ZWB_Dankschreiben_02_2024.png||height="582" style="float:left" width="978"]]
83 83  
84 -Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
83 +(% style="margin-left:auto; width:505px" %)
84 +|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 427px;" %)Beschreibung
85 +|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:427px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
86 +|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:427px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
87 +|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:427px" %)Weitere **Filterkriterien **für die Zuwendungen.
88 +|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:427px" %)Hier wählt man über Dropdown die Stiftung aus.
89 +|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:427px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
90 +|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:427px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
91 +|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:427px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
92 +|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:427px" %)(((
93 +**Aktionen **ZWB per E-Mail oder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
85 85  
95 +Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
96 +)))
97 +|(% style="width:68px" %)**9**|(% style="width:427px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen [[zurückstellen/parken>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HParkenvonZuwendungenfFCrZWB]], sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
86 86  
87 87  
88 88  
... ... @@ -104,27 +104,18 @@
104 104  
105 105  
106 106  
119 +(% class="box infomessage" %)
120 +(((
121 +Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
122 +Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
123 +**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
124 +Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
125 +)))
107 107  
108 108  
109 -= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
110 110  
111 -[[image:ZWB_und_Dankschreiben.png||alt="ZWB_Dankschreiben_02_2024.png" height="603" style="float:left" width="1012"]]
112 112  
113 -(% style="margin-left:auto; width:505px" %)
114 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 427px;" %)Beschreibung
115 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:427px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zu dem eine ZWB oder ein Dankschreiben erstellt werden kann, angezeigt.
116 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:427px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
117 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:427px" %)Weitere **Filterkriterien **für die Zuwendungen, wie beispielsweise die Zuwendungsart, der Sachbearbeiter oder ob es sich um (nicht) zurückgestellte Zuwendungen handelt, richtet man hier ein.
118 -|(% style="width:68px" %)4|(% style="width:427px" %)Hier wird die **Summeneinschränkung pro Zuwender** angegeben. Hiermit ist die Summe aller Zuwendungen eines jeweiligen Zuwenders gemeint (Ziffer **8**)
119 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:427px" %)Hier wählt man über Dropdown die **Stiftung **aus, sofern man mit dieser arbeitet.
120 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:427px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt. Über diese Suchleiste, filtert man die folgenden Ergebnisse noch gezielter nach der jeweiligen Spalte.
121 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:427px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll. Außerdem lässt sich hier auch die jeweilige Zuwendung verzweigen. Eben diese Zuwendungen klappt man wiederum mit dem **+**Icon vor dem zugeordneten Zuwender aus.
122 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:427px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen. Diese Summe spielt hinsichtlich der Filteroption aus Ziffer 4 eine Rolle.
123 -|(% style="width:68px" %)**9**|(% style="width:427px" %)(((
124 -**Aktionen **ZWB per E-Mail oder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
125 125  
126 -Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung. Außerdem kann man hier auch die Zuwendungen [[zurückstellen/parken>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HParkenvonZuwendungenfFCrZWB]] oder die ZWB oder den Dank ändern.
127 -)))
128 128  
129 129  
130 130  
... ... @@ -131,15 +131,36 @@
131 131  
132 132  
133 133  
134 -(% class="box infomessage" %)
135 -(((
136 -Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
137 -Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
138 -**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
139 -Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeig
140 -)))
141 141  
142 142  
139 +
140 +
141 +
142 +
143 +
144 +
145 +
146 +
147 +
148 +
149 +
150 +
151 +
152 +
153 +
154 +
155 +
156 +
157 +
158 +xx
159 +
160 +
161 +
162 +
163 +
164 +
165 +
166 +
143 143  == Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
144 144  
145 145  Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -236,20 +236,20 @@
236 236  Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
237 237  )))
238 238  
239 -[[image:ZWB_Brief_Versand.png||height="437" width="825"]]
263 +SCREENSHOT EINFÜGEN
240 240  
241 241  (% style="width:824px" %)
242 242  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
243 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
244 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
245 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** Brief-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
246 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff des Briefs (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
247 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
248 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
249 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Das Ausrufezeichen-Icon wird anklickbar und informiert darüber, dass die Aktivität mit Anhang der ZWB für jeden Zuwender erzeugt wird.
250 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hier gibt man, in wie vielen Blöcken die ZWB ausgegeben wird.
251 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
252 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
267 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)
268 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)
269 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)
270 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)
271 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)
272 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)
273 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)
274 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)
275 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)
276 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)
253 253  
254 254  == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
255 255  
... ... @@ -275,18 +275,28 @@
275 275  
276 276  == Parken von Zuwendungen für ZWB ==
277 277  
278 -Möchte man für bestimmte Zuwnedungen noch keine ZWB erstellen so können diese "geparkt" werden.
279 -
280 280  [[image:ZWB_Dankschreiben_Auswahl_Button_02_2024.png||alt="ZWB_parken.png" height="520" width="870"]]
281 281  
282 282  (% style="width:872px" %)
283 283  |=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 795px;" %)Beschreibung
284 -|(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:795px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, die geparkt werden soll.
306 +|(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:795px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
285 285  |(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:795px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **1 **vorher auswählen.
286 286  
287 -== Was tun, wenn plötzlich beim Parken oder in der ZWB ein !-Symbol erscheint? ==
288 288  
289 289  
311 +
312 +
313 +
314 +
315 +
316 +
317 +
318 +
319 +
320 +
321 +
322 +
323 +
290 290  Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
291 291  
292 292  * Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
... ... @@ -305,3 +305,32 @@
305 305  == Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
306 306  
307 307  Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
342 +
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368 +xx
369 +
370 +
Screenshot (33).png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt
ZWB_Brief_Versand.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_und_Dankschreiben.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt