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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/04 15:05
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am 2023/10/13 11:57
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,18 +1,20 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -
3 +== **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:** ==
4 +
5 +{{toc/}}
4 4  )))
5 5  
6 -
7 7  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
8 8  
10 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
9 9  
10 10  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
11 11  
12 12  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
13 13  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
14 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen nach bestimmten [[Kriterien filtern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:DCbersichtsmenFC]].
15 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] und bereits vorhandene Vorlagen entdecken kann.
16 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
16 16  
17 17  
18 18  
... ... @@ -20,21 +20,16 @@
20 20  
21 21  
22 22  
23 -
24 -
25 -
26 -
27 -
28 -
29 -
30 30  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
31 31  
27 +Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
28 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
32 32  
33 33  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
34 34  
35 35  (% style="margin-left:auto; width:794px" %)
36 36  |=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
37 -|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, nach welchen Vorlagen man genau sucht.
34 +|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
38 38  |**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
39 39  |**3**|(% style="width:711px" %)(((
40 40  Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
... ... @@ -53,9 +53,21 @@
53 53  
54 54  
55 55  
53 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
56 56  
55 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
56 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
57 57  
58 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
58 58  
60 +(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
61 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
62 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
63 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
64 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
65 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
66 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
67 +|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
59 59  
60 60  
61 61  
... ... @@ -64,67 +64,138 @@
64 64  
65 65  
66 66  
67 -=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
76 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
68 68  
69 -[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="296" style="float:left" width="705"]]
78 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
70 70  
71 -|=Nummer|=Beschreibung
72 -|**1**|Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
73 -|**2**|Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
74 -|**3**|Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
75 -|**4**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
76 -|**5**|Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
77 -|**6**|Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
78 78  
79 -== ZWB: Übersichtsmenü ==
80 80  
81 -[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="349" style="float:left" width="705"]]
82 82  
83 -|=Nummer|=Beschreibung
84 -|**1**|Mit dem **Play**-Icon kann man sich hier alle gefilterten [[ZWB und Dankschreiben anzeigen lassen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HBisherigeZWBsundDankschreibenanzeigenlassen]].
85 -|**2**|Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
86 -|**3**|Weitere __Filterkriterien __für die ZWBs.
87 -|**4**|Eine Auflistung der gefilterten Ergebnisse der ZWBs, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
88 -|**5**|**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
89 -|**6**|Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
90 -|**7**|Hierüber kann man __ausgewählte ZWBs zurückstellen__.
91 91  
92 -=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
93 93  
94 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="388" style="float:left" width="645"]]
85 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
95 95  
96 -|=Nummer|=Beschreibung
97 -|**0**|Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
98 -|**1**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
99 -|**2**|Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
100 -|**3**|Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
101 -|**4**|Hierüber wählt man einen Absender aus.
102 -|**5**|Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
103 -|**6**|Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
104 -|**7**|Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
105 -|**8**|Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
106 -|**9**|Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
87 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
107 107  
108 -=== ZWB/Dankschreiben per E-Mail/Brief versenden ===
89 +(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
90 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
91 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
92 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
93 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
94 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
95 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
96 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
97 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
109 109  
110 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
111 111  
112 -* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.
113 113  
114 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
115 115  
116 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
117 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).
118 118  
103 +
104 +
105 +
106 +
107 +
108 +
109 +
110 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
111 +
112 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
113 +
114 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
115 +* Zuwender hat eine **Adresse**
116 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
117 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
118 +
119 +Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
120 +
121 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
122 +
123 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
124 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
125 +
126 +**Tipp für Versand per Brief**:
127 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
128 +
129 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
130 +
131 +(% style="width:824px" %)
132 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
133 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
134 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
135 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
136 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
137 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
138 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
139 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
140 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
141 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
142 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
143 +
144 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
145 +
146 +
147 +(% class="box infomessage" %)
148 +(((
149 +**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
150 +- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
151 +- Zuwender hat eine **Adresse**
152 +- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
153 +- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
154 +\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
155 +)))
156 +
157 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
158 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
159 +
160 +(% style="list-style-type:circle" %)
161 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
162 +
163 +(% start="2" %)
164 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
165 +
166 +(% style="list-style-type:circle" %)
167 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
168 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
169 +
170 +(% start="3" %)
119 119  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
120 120  
173 +(% style="list-style-type:circle" %)
121 121  * Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
122 122  
176 +(% start="4" %)
123 123  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
124 124  
125 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
179 +(% style="list-style-type:circle" %)
180 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
126 126  
182 +(% start="5" %)
127 127  1. Eingaben machen
128 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
184 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
129 129  
186 +(% style="list-style-type:circle" %)
130 130  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
188 +
189 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
190 +
191 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
192 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
193 +
194 +Achtung: Die Erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
195 +
196 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
197 +
198 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
199 +
200 +(% start="2" %)
201 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
202 +
203 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
204 +
205 +(% start="3" %)
206 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
207 +
208 +== Zuwendungen für ZWB parken ==
209 +
210 +
ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 +254.9 KB
Inhalt
ZWB_Vorlage_2.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +192.1 KB
Inhalt
ZWB_uebersichtsmenue.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +734.3 KB
Inhalt