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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
Inhalt
... ... @@ -5,16 +5,17 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -
9 9  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
10 10  
10 +Nachdem man  in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
11 +Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
11 11  
12 12  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
13 13  
14 14  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 15  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen nach bestimmten [[Kriterien filtern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:DCbersichtsmenFC]].
17 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] und bereits vorhandene Vorlagen entdecken kann.
17 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
18 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
18 18  
19 19  
20 20  
... ... @@ -27,15 +27,17 @@
27 27  
28 28  
29 29  
30 -
31 31  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
32 32  
33 +Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
34 +Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
35 +Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
33 33  
34 34  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
35 35  
36 36  (% style="margin-left:auto; width:794px" %)
37 37  |=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
38 -|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, nach welchen Vorlagen man genau sucht.
41 +|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
39 39  |**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
40 40  |**3**|(% style="width:711px" %)(((
41 41  Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
... ... @@ -57,74 +57,194 @@
57 57  
58 58  
59 59  
63 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
60 60  
65 +Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
66 +Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.
61 61  
68 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
62 62  
70 +(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
71 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
72 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
73 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
74 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
75 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
76 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
77 +|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
63 63  
64 64  
65 65  
81 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
66 66  
67 -=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
83 +Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
68 68  
69 -[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="296" style="float:left" width="705"]]
70 70  
71 -|=Nummer|=Beschreibung
72 -|**1**|Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
73 -|**2**|Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
74 -|**3**|Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
75 -|**4**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
76 -|**5**|Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
77 -|**6**|Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
78 78  
79 -== ZWB: Übersichtsmenü ==
80 80  
81 -[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="349" style="float:left" width="705"]]
82 82  
83 -|=Nummer|=Beschreibung
84 -|**1**|Mit dem **Play**-Icon kann man sich hier alle gefilterten [[ZWB und Dankschreiben anzeigen lassen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HBisherigeZWBsundDankschreibenanzeigenlassen]].
85 -|**2**|Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
86 -|**3**|Weitere __Filterkriterien __für die ZWBs.
87 -|**4**|Eine Auflistung der gefilterten Ergebnisse der ZWBs, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
88 -|**5**|**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
89 -|**6**|Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
90 -|**7**|Hierüber kann man __ausgewählte ZWBs zurückstellen__.
91 91  
92 -=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
90 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
93 93  
94 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="388" style="float:left" width="645"]]
92 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
95 95  
96 -|=Nummer|=Beschreibung
97 -|**0**|Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
98 -|**1**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
99 -|**2**|Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
100 -|**3**|Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
101 -|**4**|Hierüber wählt man einen Absender aus.
102 -|**5**|Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
103 -|**6**|Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
104 -|**7**|Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
105 -|**8**|Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
106 -|**9**|Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
94 +(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
95 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
96 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
97 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
98 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
99 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
100 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
101 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
102 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
107 107  
108 -=== ZWB/Dankschreiben per E-Mail/Brief versenden ===
109 109  
110 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
111 111  
112 -* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.
113 113  
114 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
115 115  
116 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
117 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).
118 118  
109 +
110 +
111 +
112 +
113 +
114 +
115 +
116 +
117 +
118 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
119 +
120 +Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
121 +
122 +* Die Zuwendung steht auf Status **erhalten**
123 +* Der Zuwender hat eine **Adresse**
124 +* Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
125 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
126 +
127 +(% class="box infomessage" %)
128 +(((
129 +Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
130 +)))
131 +
132 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
133 +
134 +Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
135 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
136 +
137 +(% class="box infomessage" %)
138 +(((
139 +**Tipp für Versand per Brief**:
140 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
141 +)))
142 +
143 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
144 +
145 +(% style="width:824px" %)
146 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
147 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
148 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
149 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
150 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
151 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
152 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
153 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
154 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
155 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
156 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
157 +
158 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
159 +
160 +(% class="box infomessage" %)
161 +(((
162 +**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
163 +- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
164 +- Zuwender hat eine **Adresse**
165 +- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
166 +- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
167 +\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
168 +)))
169 +
170 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
171 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
172 +
173 +(% style="list-style-type:circle" %)
174 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
175 +
176 +(% start="2" %)
177 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
178 +
179 +(% style="list-style-type:circle" %)
180 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
181 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
182 +
183 +(% start="3" %)
119 119  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
120 120  
186 +(% style="list-style-type:circle" %)
121 121  * Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
122 122  
189 +(% start="4" %)
123 123  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
124 124  
125 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
192 +(% style="list-style-type:circle" %)
193 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
126 126  
195 +(% start="5" %)
127 127  1. Eingaben machen
128 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
197 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
129 129  
199 +(% style="list-style-type:circle" %)
130 130  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
201 +
202 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
203 +
204 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
205 +Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
206 +
207 +(% class="box infomessage" %)
208 +(((
209 +**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
210 +)))
211 +
212 +1. Gewünschte Zuwendung öffnen
213 +
214 +(% style="list-style-type:circle" %)
215 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
216 +
217 +(% start="2" %)
218 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
219 +
220 +(% style="list-style-type:circle" %)
221 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
222 +* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
223 +
224 +== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
225 +
226 +[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
227 +
228 +
229 +
230 +
231 +
232 +
233 +
234 +
235 +
236 +
237 +
238 +
239 +
240 +
241 +
242 +
243 +
244 +(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
245 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
246 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
247 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
248 +**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
249 +**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
250 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
251 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
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ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
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ZWB_Vorlage_2.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_parken.png
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ZWB_uebersichtsmenue.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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