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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
Inhalt
... ... @@ -1,20 +1,18 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 -
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -
9 9  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
10 10  
8 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
11 11  
12 12  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
13 13  
14 14  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 15  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen nach bestimmten [[Kriterien filtern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:DCbersichtsmenFC]].
17 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] und bereits vorhandene Vorlagen entdecken kann.
14 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
15 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
18 18  
19 19  
20 20  
... ... @@ -28,12 +28,14 @@
28 28  
29 29  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
30 30  
29 +Es werden Standard-Vorlage ausgeliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null beginnen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
30 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
31 31  
32 32  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
33 33  
34 34  (% style="margin-left:auto; width:794px" %)
35 35  |=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
36 -|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, nach welchen Vorlagen man genau sucht.
36 +|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
37 37  |**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
38 38  |**3**|(% style="width:711px" %)(((
39 39  Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
... ... @@ -55,23 +55,20 @@
55 55  
56 56  
57 57  
58 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
58 58  
60 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellen, tragen Sie in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählen das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus.
61 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
59 59  
60 -
61 -
62 -
63 -=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
64 -
65 -
66 66  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
67 67  
68 68  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
69 69  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
70 70  |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
71 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
72 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
73 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
74 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
68 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
69 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
70 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
71 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
75 75  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
76 76  
77 77  
... ... @@ -85,7 +85,9 @@
85 85  
86 86  
87 87  
85 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
88 88  
87 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
89 89  
90 90  
91 91  
... ... @@ -92,8 +92,19 @@
92 92  
93 93  
94 94  
94 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
95 95  
96 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
96 96  
98 +(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
99 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
100 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
101 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
102 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
103 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
104 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
105 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
106 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
97 97  
98 98  
99 99  
... ... @@ -106,77 +106,157 @@
106 106  
107 107  
108 108  
109 -== ZWB: Übersichtsmenü ==
110 110  
111 -[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
112 112  
113 -(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
114 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
115 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon kann man sich hier alle gefilterten [[ZWB und Dankschreiben anzeigen lassen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HBisherigeZWBsundDankschreibenanzeigenlassen]].
116 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
117 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die ZWBs.
118 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der gefilterten Ergebnisse der ZWBs, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
119 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
120 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
121 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man __ausgewählte ZWBs zurückstellen__.
122 122  
123 123  
124 124  
125 125  
125 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
126 126  
127 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
127 127  
129 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
130 +* Zuwender hat eine **Adresse**
131 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
132 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
128 128  
134 +(% class="box infomessage" %)
135 +(((
136 +Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
137 +)))
129 129  
139 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
130 130  
141 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
142 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
131 131  
144 +(% class="box infomessage" %)
145 +(((
146 +**Tipp für Versand per Brief**:
147 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
148 +)))
132 132  
150 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
133 133  
152 +(% style="width:824px" %)
153 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
154 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
155 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
156 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
157 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
158 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
159 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
160 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
161 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
162 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
163 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
134 134  
165 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
135 135  
167 +(% class="box infomessage" %)
168 +(((
169 +**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
170 +- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
171 +- Zuwender hat eine **Adresse**
172 +- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
173 +- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
174 +\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
175 +)))
136 136  
177 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
178 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
137 137  
180 +(% style="list-style-type:circle" %)
181 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
138 138  
183 +(% start="2" %)
184 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
139 139  
186 +(% style="list-style-type:circle" %)
187 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
188 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
140 140  
190 +(% start="3" %)
191 +1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
141 141  
193 +(% style="list-style-type:circle" %)
194 +* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
142 142  
196 +(% start="4" %)
197 +1. Gewünschte **Aktion **auswählen
143 143  
144 -=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
199 +(% style="list-style-type:circle" %)
200 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
145 145  
146 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="388" style="float:left" width="645"]]
202 +(% start="5" %)
203 +1. Eingaben machen
204 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
147 147  
148 -|=Nummer|=Beschreibung
149 -|**0**|Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
150 -|**1**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
151 -|**2**|Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
152 -|**3**|Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
153 -|**4**|Hierüber wählt man einen Absender aus.
154 -|**5**|Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
155 -|**6**|Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
156 -|**7**|Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
157 -|**8**|Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
158 -|**9**|Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
206 +(% style="list-style-type:circle" %)
207 +* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
159 159  
160 -=== ZWB/Dankschreiben per E-Mail/Brief versenden ===
209 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
161 161  
162 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
211 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
212 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
163 163  
164 -* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.
214 +(% class="box infomessage" %)
215 +(((
216 +**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
217 +)))
165 165  
166 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
219 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
167 167  
168 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
169 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).
221 +(% style="list-style-type:circle" %)
222 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
170 170  
171 -1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
224 +(% start="2" %)
225 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
172 172  
173 -* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
227 +(% style="list-style-type:circle" %)
228 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
174 174  
175 -1. Gewünschte **Aktion **auswählen
230 +(% start="3" %)
231 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
176 176  
177 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
233 +== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
178 178  
179 -1. Eingaben machen
180 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
235 +[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
181 181  
182 -* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
237 +
238 +
239 +
240 +
241 +
242 +
243 +
244 +
245 +
246 +
247 +
248 +
249 +
250 +
251 +
252 +
253 +(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
254 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
255 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
256 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
257 +**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
258 +**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
259 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
260 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
261 +
262 +
263 +
264 +
265 +
266 +
267 +
268 +
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272 +
ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_parken.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt