Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben
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Zusammenfassung
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Details
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen 1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken - Inhalt
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... ... @@ -1,20 +1,18 @@ 1 1 (% class="box" %) 2 2 ((( 3 -**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:** 4 - 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 - 9 9 = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen = 10 10 8 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein. 11 11 12 12 [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]] 13 13 14 14 (% style="margin-left:auto; width:857px" %) 15 15 |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung 16 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen nach bestimmten [[Kriterienfiltern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:DCbersichtsmenFC]].17 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] undbereits vorhandene Vorlagen entdecken kann.14 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen. 15 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann. 18 18 19 19 20 20 ... ... @@ -24,16 +24,16 @@ 24 24 25 25 26 26 27 - 28 - 29 29 == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen == 30 30 27 +Es werden Standard-Vorlage ausgeliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null beginnen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden. 28 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard. 31 31 32 32 [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]] 33 33 34 34 (% style="margin-left:auto; width:794px" %) 35 35 |=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung 36 -|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, nachwelchenVorlagenmangenausucht.34 +|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen. 37 37 |**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor. 38 38 |**3**|(% style="width:711px" %)((( 39 39 Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet. ... ... @@ -53,30 +53,34 @@ 53 53 54 54 55 55 54 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage == 56 56 56 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellen, tragen Sie in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählen das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus. 57 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage. 57 57 59 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]] 58 58 61 +(% style="margin-left:auto; width:800px" %) 62 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung 63 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest. 64 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein. 65 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden. 66 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. 67 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist. 68 +|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts. 59 59 60 60 61 61 62 62 63 -=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage === 64 64 65 65 66 -[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]] 67 67 68 -(% style="margin-left:auto; width:800px" %) 69 -|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung 70 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest. 71 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein. 72 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest. 73 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. 74 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt. 75 -|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts. 76 76 77 77 78 78 79 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben == 79 79 81 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp. 80 80 81 81 82 82 ... ... @@ -83,8 +83,19 @@ 83 83 84 84 85 85 88 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben = 86 86 90 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]] 87 87 92 +(% style="margin-left:auto; width:633px" %) 93 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung 94 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt. 95 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]]. 96 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen. 97 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt. 98 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich. 99 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen. 100 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden. 88 88 89 89 90 90 ... ... @@ -101,82 +101,149 @@ 101 101 102 102 103 103 117 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? == 104 104 119 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden: 105 105 121 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"** 122 +* Zuwender hat eine **Adresse** 123 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein 124 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden 106 106 126 +(% class="box infomessage" %) 127 +((( 128 +Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**. 129 +))) 107 107 131 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail == 108 108 109 -== ZWB: Übersichtsmenü == 133 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail. 134 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören. 110 110 111 -[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]] 136 +(% class="box infomessage" %) 137 +((( 138 +**Tipp für Versand per Brief**: 139 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort. 140 +))) 112 112 113 -(% style="margin-left:auto; width:633px" %) 114 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung 115 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon kann man sich hier alle gefilterten [[ZWB und Dankschreiben anzeigen lassen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HBisherigeZWBsundDankschreibenanzeigenlassen]]. (Play Bild einfügen) 116 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]]. 117 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die ZWBs. 118 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der gefilterten Ergebnisse der ZWBs, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt. 119 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich. (Aktion Bild einfügen) 120 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen. 121 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man __ausgewählte ZWBs zurückstellen (P ausgewählte zurückstellen Bild)__ 142 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]] 122 122 144 +(% style="width:824px" %) 145 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung 146 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln. 147 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt. 148 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet. 149 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet. 150 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus. 151 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein. 152 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt. 153 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll. 154 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt. 155 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann. 123 123 157 +== ZWB/Dankschreiben erstellen == 124 124 159 +(% class="box infomessage" %) 160 +((( 161 +**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden: 162 +- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"** 163 +- Zuwender hat eine **Adresse** 164 +- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein 165 +- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden 166 +\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung. 167 +))) 125 125 169 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen. 170 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht. 126 126 172 +(% style="list-style-type:circle" %) 173 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt. 127 127 175 +(% start="2" %) 176 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken. 128 128 178 +(% style="list-style-type:circle" %) 179 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt. 180 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten) 129 129 182 +(% start="3" %) 183 +1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken 130 130 185 +(% style="list-style-type:circle" %) 186 +* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt. 131 131 188 +(% start="4" %) 189 +1. Gewünschte **Aktion **auswählen 132 132 191 +(% style="list-style-type:circle" %) 192 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt. 133 133 194 +(% start="5" %) 195 +1. Eingaben machen 196 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken 134 134 198 +(% style="list-style-type:circle" %) 199 +* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt. 135 135 201 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen == 136 136 203 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen: 204 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen. 137 137 206 +(% class="box infomessage" %) 207 +((( 208 +**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht. 209 +))) 138 138 211 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.** 139 139 213 +(% style="list-style-type:circle" %) 214 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt. 140 140 216 +(% start="2" %) 217 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken 141 141 219 +(% style="list-style-type:circle" %) 220 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt. 142 142 222 +(% start="3" %) 223 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen. 143 143 144 -== =ErstellungeinerZWB EinzelbestätigungimDetail===225 +== Parken von Zuwendungen für ZWB == 145 145 146 -[[image:ZWB_ Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="388" style="float:left" width="645"]]227 +[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]] 147 147 148 -|=Nummer|=Beschreibung 149 -|**0**|Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln. 150 -|**1**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. 151 -|**2**|Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus. 152 -|**3**|Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. 153 -|**4**|Hierüber wählt man einen Absender aus. 154 -|**5**|Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein. 155 -|**6**|Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. 156 -|**7**|Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll. 157 -|**8**|Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt. 158 -|**9**|Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann. 159 159 160 -=== ZWB/Dankschreiben per E-Mail/Brief versenden === 161 161 162 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht 163 163 164 -* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt. 165 165 166 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken 167 167 168 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt. 169 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü). 170 170 171 -1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken 172 172 173 -* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt. 174 174 175 -1. Gewünschte **Aktion **auswählen 176 176 177 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt. 178 178 179 -1. Eingaben machen 180 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken 181 181 182 -* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt. 240 + 241 + 242 + 243 + 244 + 245 +(% style="margin-right:auto; width:1142px" %) 246 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung 247 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen. 248 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**. 249 +**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**. 250 +**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**. 251 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl. 252 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen. 253 + 254 + 255 + 256 + 257 + 258 + 259 + 260 + 261 + 262 +
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