Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

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Im Layout

Zusammenfassung

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- ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
- ZWB_parken.png

Details

Seiteneigenschaften

Tags

@@ -1,1 +1,1 @@
--Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
++Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken

Inhalt

@@ -5,16 +5,17 @@
  {{toc/}}
  )))
--
  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
++Nachdem man  in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
++Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
--|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen nach bestimmten [[Kriterien filtern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:DCbersichtsmenFC]].
--|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] und bereits vorhandene Vorlagen entdecken kann.
++|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
++|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
@@ -26,14 +26,18 @@
++
  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
++Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
++Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
++Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
  (% style="margin-left:auto; width:794px" %)
  |=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
--|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, nach welchen Vorlagen man genau sucht.
++|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
  |**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
  |**3**|(% style="width:711px" %)(((
  Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
@@ -55,28 +55,27 @@
++== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
++Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
++Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.
--
--
--
--=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
--
--
  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
--|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
--|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
--|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
--|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
++|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
++|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
++|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
++|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
++|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
++== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
++Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
@@ -83,8 +83,19 @@
++= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
++[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
++(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
++|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
++|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
++|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
++|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
++|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
++|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
++|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
@@ -100,83 +100,139 @@
++== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
++Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
++* Die Zuwendung steht auf Status **erhalten**
++* Der Zuwender hat eine **Adresse**
++* Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
++* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
++)))
++== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
++Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
++Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
--== ZWB: Übersichtsmenü ==
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Tipp für Versand per Brief**:
++Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
++)))
--[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
++[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
--(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
--|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon kann man sich hier alle gefilterten [[ZWB und Dankschreiben anzeigen lassen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HBisherigeZWBsundDankschreibenanzeigenlassen]]. (Play Bild einfügen)
--|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
--|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die ZWBs.
--|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der gefilterten Ergebnisse der ZWBs, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
--|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich. (Aktion Bild einfügen)
--|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
--|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man __ausgewählte ZWBs zurückstellen (P ausgewählte zurückstellen Bild)__
++(% style="width:824px" %)
++|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
++|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
++|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
++|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
++|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
++|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
++|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
++|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
++|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
++|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
++== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
++- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
++- Zuwender hat eine **Adresse**
++- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
++- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
++\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
++)))
++1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
++1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
++(% start="2" %)
++1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
++* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
++(% start="3" %)
++1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
++(% start="4" %)
++1. Gewünschte **Aktion **auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
++(% start="5" %)
++1. Eingaben machen
++1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
++== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
++Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
++Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
++)))
++1. Gewünschte Zuwendung öffnen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
++(% start="2" %)
++1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
++* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
++== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
++[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
--=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
--[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="388" style="float:left" width="645"]]
--|=Nummer|=Beschreibung
--|**0**|Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
--|**1**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
--|**2**|Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
--|**3**|Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
--|**4**|Hierüber wählt man einen Absender aus.
--|**5**|Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
--|**6**|Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
--|**7**|Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
--|**8**|Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
--|**9**|Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
--=== ZWB/Dankschreiben per E-Mail/Brief versenden ===
--1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
--* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.
--1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
--* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
--* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).
--1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
--* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
--1. Gewünschte **Aktion **auswählen
--* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
--1. Eingaben machen
--1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
--* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
++
++
++
++(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
++|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
++|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
++**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
++**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
++|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
++|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
++
++

ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png

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ZWB_parken.png

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