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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/24 10:04
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
Inhalt
... ... @@ -1,13 +1,11 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 -
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -
9 9  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
10 10  
8 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
11 11  
12 12  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
13 13  
... ... @@ -14,7 +14,7 @@
14 14  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 15  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 16  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]].
15 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
18 18  
19 19  
20 20  
... ... @@ -24,8 +24,13 @@
24 24  
25 25  
26 26  
25 +
26 +
27 +
27 27  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
28 28  
30 +Es werden Standard-Vorlage ausgeliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null beginnen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
31 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
29 29  
30 30  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
31 31  
... ... @@ -51,18 +51,23 @@
51 51  
52 52  
53 53  
54 -=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
55 55  
56 56  
59 +
60 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
61 +
62 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellen, tragen Sie in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählen das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus.
63 +Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.
64 +
57 57  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
58 58  
59 59  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
60 60  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
61 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
62 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
63 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
64 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
65 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
69 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
70 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
71 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
72 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
73 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
66 66  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
67 67  
68 68  
... ... @@ -70,26 +70,26 @@
70 70  
71 71  
72 72  
81 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
73 73  
83 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
74 74  
75 75  
76 76  
77 -=== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ===
78 78  
79 79  
80 -== ==
81 81  
82 -== Übersichtsmenü Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben ==
90 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
83 83  
84 84  [[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
85 85  
86 86  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
87 87  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
88 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
89 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
96 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
97 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
90 90  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
91 91  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
92 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
100 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
93 93  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
94 94  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
95 95  
... ... @@ -107,42 +107,146 @@
107 107  
108 108  
109 109  
110 -=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
111 111  
112 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="388" style="float:left" width="645"]]
113 113  
114 -|=Nummer|=Beschreibung
115 -|**0**|Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
116 -|**1**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
117 -|**2**|Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
118 -|**3**|Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
119 -|**4**|Hierüber wählt man einen Absender aus.
120 -|**5**|Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
121 -|**6**|Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
122 -|**7**|Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
123 -|**8**|Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
124 -|**9**|Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
125 125  
126 -=== ZWB/Dankschreiben erstellen und anschließend per E-Mail/Brief versenden ===
121 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
127 127  
128 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
123 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
129 129  
130 -* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.
125 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
126 +* Zuwender hat eine **Adresse**
127 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
128 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
131 131  
132 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
130 +(% class="box infomessage" %)
131 +(((
132 +Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
133 +)))
133 133  
134 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
135 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).
135 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
136 136  
137 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
138 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
139 +
140 +(% class="box infomessage" %)
141 +(((
142 +**Tipp für Versand per Brief**:
143 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
144 +)))
145 +
146 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
147 +
148 +(% style="width:824px" %)
149 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
150 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
151 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
152 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
153 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
154 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
155 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
156 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
157 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
158 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
159 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
160 +
161 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
162 +
163 +(% class="box infomessage" %)
164 +(((
165 +**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
166 +- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
167 +- Zuwender hat eine **Adresse**
168 +- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
169 +- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
170 +\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
171 +)))
172 +
173 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
174 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
175 +
176 +(% style="list-style-type:circle" %)
177 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
178 +
179 +(% start="2" %)
180 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
181 +
182 +(% style="list-style-type:circle" %)
183 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
184 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
185 +
186 +(% start="3" %)
137 137  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
138 138  
189 +(% style="list-style-type:circle" %)
139 139  * Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
140 140  
192 +(% start="4" %)
141 141  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
142 142  
143 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
195 +(% style="list-style-type:circle" %)
196 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
144 144  
198 +(% start="5" %)
145 145  1. Eingaben machen
146 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
200 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
147 147  
202 +(% style="list-style-type:circle" %)
148 148  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
204 +
205 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
206 +
207 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
208 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
209 +
210 +(% class="box infomessage" %)
211 +(((
212 +**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
213 +)))
214 +
215 +1. Gewünschte Zuwendung öffnen
216 +
217 +(% style="list-style-type:circle" %)
218 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
219 +
220 +(% start="2" %)
221 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
222 +
223 +(% style="list-style-type:circle" %)
224 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
225 +* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
226 +
227 +== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
228 +
229 +[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
230 +
231 +
232 +
233 +
234 +
235 +
236 +
237 +
238 +
239 +
240 +
241 +
242 +
243 +
244 +
245 +
246 +
247 +(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
248 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
249 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
250 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
251 +**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
252 +**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
253 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
254 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
255 +
256 +
257 +
258 +
259 +
260 +
ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
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ZWB_parken.png
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