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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/05 17:01
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am 2023/10/13 12:06
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,13 +1,14 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
3 +(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
4 +
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -
9 9  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
10 10  
11 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
11 11  
12 12  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
13 13  
... ... @@ -14,16 +14,15 @@
14 14  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 15  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 16  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]].
18 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
18 18  
19 19  
20 20  
21 21  
22 -
23 -
24 -
25 25  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
26 26  
25 +Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
26 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
27 27  
28 28  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
29 29  
... ... @@ -45,20 +45,20 @@
45 45  
46 46  
47 47  
48 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
48 48  
50 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
51 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
49 49  
50 -=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
51 -
52 -
53 53  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
54 54  
55 55  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
56 56  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
57 57  |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
58 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
59 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
60 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
61 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
58 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
59 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
60 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
61 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
62 62  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
63 63  
64 64  
... ... @@ -65,24 +65,22 @@
65 65  
66 66  
67 67  
68 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
68 68  
70 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
69 69  
70 70  
71 -=== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ===
72 72  
73 73  
74 74  
75 75  
77 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
76 76  
77 -
78 -
79 -== Übersichtsmenü Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben ==
80 -
81 81  [[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
82 82  
83 83  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
84 84  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
85 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
83 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
86 86  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
87 87  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
88 88  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
... ... @@ -98,56 +98,104 @@
98 98  
99 99  
100 100  
99 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
101 101  
101 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
102 102  
103 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
104 +* Zuwender hat eine **Adresse**
105 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
106 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
103 103  
108 +Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
104 104  
105 -=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
110 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
106 106  
107 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="388" style="float:left" width="645"]]
112 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
113 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
108 108  
109 -|=Nummer|=Beschreibung
110 -|**0**|Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
111 -|**1**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
112 -|**2**|Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
113 -|**3**|Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
114 -|**4**|Hierüber wählt man einen Absender aus.
115 -|**5**|Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
116 -|**6**|Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
117 -|**7**|Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
118 -|**8**|Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
119 -|**9**|Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
115 +**Tipp für Versand per Brief**:
116 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
120 120  
121 -=== ZWB/Dankschreiben erstellen ===
118 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
122 122  
123 -**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
120 +(% style="width:824px" %)
121 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
122 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
123 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
124 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
125 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
126 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
127 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
128 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
129 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
130 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
131 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
124 124  
133 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
134 +
135 +
136 +(% class="box infomessage" %)
137 +(((
138 +**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
125 125  - Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
126 126  - Zuwender hat eine **Adresse**
127 127  - Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
128 128  - Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
143 +\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
144 +)))
129 129  
130 -Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
146 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
147 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
131 131  
149 +(% style="list-style-type:circle" %)
150 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
132 132  
133 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
152 +(% start="2" %)
153 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
134 134  
135 -* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.
155 +(% style="list-style-type:circle" %)
156 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
157 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
136 136  
137 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
138 -
139 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
140 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).
141 -
159 +(% start="3" %)
142 142  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
143 143  
162 +(% style="list-style-type:circle" %)
144 144  * Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
145 145  
165 +(% start="4" %)
146 146  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
147 147  
148 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
168 +(% style="list-style-type:circle" %)
169 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
149 149  
171 +(% start="5" %)
150 150  1. Eingaben machen
151 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
173 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
152 152  
175 +(% style="list-style-type:circle" %)
153 153  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
177 +
178 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
179 +
180 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
181 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
182 +
183 +Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
184 +
185 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
186 +
187 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
188 +
189 +(% start="2" %)
190 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
191 +
192 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
193 +
194 +(% start="3" %)
195 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
196 +
197 +== Zuwendungen für ZWB parken ==
198 +
199 +
ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
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