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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/05 17:33
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/10/13 11:57
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,13 +1,13 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
3 +== **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:** ==
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -
9 9  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
10 10  
10 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
11 11  
12 12  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
13 13  
... ... @@ -14,7 +14,7 @@
14 14  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 15  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 16  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]].
17 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
18 18  
19 19  
20 20  
... ... @@ -21,8 +21,11 @@
21 21  
22 22  
23 23  
24 +
24 24  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
25 25  
27 +Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
28 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
26 26  
27 27  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
28 28  
... ... @@ -45,18 +45,22 @@
45 45  
46 46  
47 47  
48 -=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
49 49  
50 50  
53 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
54 +
55 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
56 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
57 +
51 51  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
52 52  
53 53  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
54 54  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
55 55  |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
56 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
57 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
58 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
59 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
63 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
64 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
65 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
66 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
60 60  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
61 61  
62 62  
... ... @@ -65,21 +65,23 @@
65 65  
66 66  
67 67  
68 -=== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ===
69 69  
76 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
70 70  
78 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
71 71  
72 72  
73 73  
74 74  
75 75  
76 -== Übersichtsmenü Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben ==
77 77  
85 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
86 +
78 78  [[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
79 79  
80 80  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
81 81  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
82 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
91 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
83 83  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
84 84  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
85 85  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
... ... @@ -98,13 +98,24 @@
98 98  
99 99  
100 100  
110 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
101 101  
112 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
102 102  
114 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
115 +* Zuwender hat eine **Adresse**
116 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
117 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
103 103  
119 +Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
104 104  
121 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
105 105  
123 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
124 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
106 106  
107 -=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
126 +**Tipp für Versand per Brief**:
127 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
108 108  
109 109  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
110 110  
... ... @@ -111,46 +111,80 @@
111 111  (% style="width:824px" %)
112 112  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
113 113  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
114 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
115 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
116 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
134 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
135 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
136 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
117 117  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
118 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
119 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
120 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
138 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
139 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
140 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
121 121  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
122 122  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
123 123  
124 -=== ZWB/Dankschreiben erstellen ===
144 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
125 125  
126 -**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
127 127  
147 +(% class="box infomessage" %)
148 +(((
149 +**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
128 128  - Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
129 129  - Zuwender hat eine **Adresse**
130 130  - Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
131 131  - Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
154 +\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
155 +)))
132 132  
133 -Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
157 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
158 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
134 134  
160 +(% style="list-style-type:circle" %)
161 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
135 135  
136 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
163 +(% start="2" %)
164 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
137 137  
138 -* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.
166 +(% style="list-style-type:circle" %)
167 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
168 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
139 139  
140 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
141 -
142 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
143 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).
144 -
170 +(% start="3" %)
145 145  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
146 146  
173 +(% style="list-style-type:circle" %)
147 147  * Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
148 148  
176 +(% start="4" %)
149 149  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
150 150  
151 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
179 +(% style="list-style-type:circle" %)
180 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
152 152  
182 +(% start="5" %)
153 153  1. Eingaben machen
154 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
184 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
155 155  
186 +(% style="list-style-type:circle" %)
156 156  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
188 +
189 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
190 +
191 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
192 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
193 +
194 +Achtung: Die Erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
195 +
196 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
197 +
198 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
199 +
200 +(% start="2" %)
201 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
202 +
203 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
204 +
205 +(% start="3" %)
206 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
207 +
208 +== Zuwendungen für ZWB parken ==
209 +
210 +