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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
Inhalt
... ... @@ -5,9 +5,9 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -
9 9  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
10 10  
10 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
11 11  
12 12  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
13 13  
... ... @@ -14,7 +14,7 @@
14 14  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 15  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 16  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]].
17 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
18 18  
19 19  
20 20  
... ... @@ -21,8 +21,15 @@
21 21  
22 22  
23 23  
24 +
25 +
26 +
27 +
28 +
24 24  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
25 25  
31 +Es werden Standard-Vorlage ausgeliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null beginnen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
32 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
26 26  
27 27  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
28 28  
... ... @@ -45,18 +45,25 @@
45 45  
46 46  
47 47  
48 -=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
49 49  
50 50  
57 +
58 +
59 +
60 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
61 +
62 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellen, tragen Sie in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählen das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus.
63 +Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.
64 +
51 51  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
52 52  
53 53  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
54 54  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
55 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
56 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
57 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
58 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
59 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
69 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
70 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
71 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
72 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
73 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
60 60  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
61 61  
62 62  
... ... @@ -63,27 +63,26 @@
63 63  
64 64  
65 65  
80 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
66 66  
82 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
67 67  
68 -=== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ===
69 69  
70 70  
71 71  
72 72  
73 73  
89 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
74 74  
75 -
76 -== Übersichtsmenü Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben ==
77 -
78 78  [[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
79 79  
80 80  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
81 81  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
82 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
83 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
95 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
96 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
84 84  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
85 85  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
86 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
99 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
87 87  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
88 88  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
89 89  
... ... @@ -103,54 +103,141 @@
103 103  
104 104  
105 105  
119 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
106 106  
107 -=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
121 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
108 108  
123 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
124 +* Zuwender hat eine **Adresse**
125 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
126 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
127 +
128 +(% class="box infomessage" %)
129 +(((
130 +Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
131 +)))
132 +
133 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
134 +
135 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
136 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
137 +
138 +(% class="box infomessage" %)
139 +(((
140 +**Tipp für Versand per Brief**:
141 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
142 +)))
143 +
109 109  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
110 110  
111 111  (% style="width:824px" %)
112 112  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
113 113  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
114 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
115 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
116 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
149 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
150 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
151 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
117 117  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
118 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
119 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
120 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
153 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
154 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
155 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
121 121  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
122 122  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
123 123  
124 -=== ZWB/Dankschreiben erstellen ===
159 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
125 125  
161 +(% class="box infomessage" %)
162 +(((
126 126  **Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
127 -
128 128  - Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
129 129  - Zuwender hat eine **Adresse**
130 130  - Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
131 131  - Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
168 +\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
169 +)))
132 132  
133 -Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
171 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
172 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
134 134  
174 +(% style="list-style-type:circle" %)
175 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
135 135  
136 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
177 +(% start="2" %)
178 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
137 137  
138 -* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.
180 +(% style="list-style-type:circle" %)
181 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
182 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
139 139  
140 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
141 -
142 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
143 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).
144 -
184 +(% start="3" %)
145 145  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
146 146  
187 +(% style="list-style-type:circle" %)
147 147  * Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
148 148  
190 +(% start="4" %)
149 149  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
150 150  
151 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
193 +(% style="list-style-type:circle" %)
194 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
152 152  
196 +(% start="5" %)
153 153  1. Eingaben machen
154 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
198 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
155 155  
200 +(% style="list-style-type:circle" %)
156 156  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
202 +
203 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
204 +
205 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
206 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
207 +
208 +(% class="box infomessage" %)
209 +(((
210 +**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
211 +)))
212 +
213 +1. Gewünschte Zuwendung öffnen
214 +
215 +(% style="list-style-type:circle" %)
216 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
217 +
218 +(% start="2" %)
219 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
220 +
221 +(% style="list-style-type:circle" %)
222 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
223 +* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
224 +
225 +== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
226 +
227 +[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
228 +
229 +
230 +
231 +
232 +
233 +
234 +
235 +
236 +
237 +
238 +
239 +
240 +
241 +
242 +
243 +
244 +
245 +(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
246 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
247 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
248 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
249 +**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
250 +**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
251 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
252 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
253 +
254 +
255 +
256 +
ZWB_parken.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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