Zum Inhalt springen

Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
Von Version 21.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/05 17:38
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version
Auf Version 43.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/10/13 11:57
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version

Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,13 +1,13 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
3 +== **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:** ==
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -
9 9  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
10 10  
10 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
11 11  
12 12  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
13 13  
... ... @@ -14,14 +14,17 @@
14 14  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 15  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 16  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]].
17 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
18 18  
19 19  
20 20  
21 21  
22 22  
23 +
23 23  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
24 24  
26 +Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
27 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
25 25  
26 26  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
27 27  
... ... @@ -43,18 +43,22 @@
43 43  
44 44  
45 45  
46 -=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
47 47  
48 48  
51 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
52 +
53 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
54 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
55 +
49 49  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
50 50  
51 51  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
52 52  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
53 53  |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
54 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
55 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
56 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
57 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
61 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
62 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
63 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
64 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
58 58  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
59 59  
60 60  
... ... @@ -62,21 +62,23 @@
62 62  
63 63  
64 64  
65 -=== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ===
66 66  
73 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
67 67  
75 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
68 68  
69 69  
70 70  
71 71  
72 72  
73 -== Übersichtsmenü Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben ==
74 74  
82 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
83 +
75 75  [[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
76 76  
77 77  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
78 78  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
79 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
88 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
80 80  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
81 81  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
82 82  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
... ... @@ -94,13 +94,24 @@
94 94  
95 95  
96 96  
106 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
97 97  
108 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
98 98  
110 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
111 +* Zuwender hat eine **Adresse**
112 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
113 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
99 99  
115 +Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
100 100  
117 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
101 101  
119 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
120 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
102 102  
103 -=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
122 +**Tipp für Versand per Brief**:
123 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
104 104  
105 105  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
106 106  
... ... @@ -107,18 +107,19 @@
107 107  (% style="width:824px" %)
108 108  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
109 109  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
110 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
111 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
112 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
130 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
131 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
132 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
113 113  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
114 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
115 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
116 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
134 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
135 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
136 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
117 117  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
118 118  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
119 119  
120 -=== ZWB/Dankschreiben erstellen ===
140 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
121 121  
142 +
122 122  (% class="box infomessage" %)
123 123  (((
124 124  **Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -129,17 +129,18 @@
129 129  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
130 130  )))
131 131  
132 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
153 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
154 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
133 133  
134 134  (% style="list-style-type:circle" %)
135 -* Die Ergebnisanzahl unter **Anzeigen **wird angezeigt.
157 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
136 136  
137 137  (% start="2" %)
138 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
160 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
139 139  
140 140  (% style="list-style-type:circle" %)
141 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
142 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt **5 **von ZWB: Übersichtsmenü).
163 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
164 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
143 143  
144 144  (% start="3" %)
145 145  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
... ... @@ -151,15 +151,34 @@
151 151  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
152 152  
153 153  (% style="list-style-type:circle" %)
154 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
176 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
155 155  
156 156  (% start="5" %)
157 157  1. Eingaben machen
158 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
180 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
159 159  
182 +(% style="list-style-type:circle" %)
160 160  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
161 161  
185 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
162 162  
187 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
188 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
163 163  
190 +Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
164 164  
192 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
193 +
194 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
195 +
196 +(% start="2" %)
197 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
198 +
199 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
200 +
201 +(% start="3" %)
202 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
203 +
204 +== Zuwendungen für ZWB parken ==
205 +
165 165