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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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am 2023/10/05 17:38
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/10/13 11:58
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,13 +1,13 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
3 += **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:** =
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -
9 9  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
10 10  
10 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
11 11  
12 12  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
13 13  
... ... @@ -14,7 +14,7 @@
14 14  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 15  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 16  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]].
17 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
18 18  
19 19  
20 20  
... ... @@ -22,6 +22,8 @@
22 22  
23 23  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
24 24  
25 +Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
26 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
25 25  
26 26  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
27 27  
... ... @@ -43,18 +43,21 @@
43 43  
44 44  
45 45  
46 -=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
47 47  
49 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
48 48  
51 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
52 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
53 +
49 49  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
50 50  
51 51  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
52 52  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
53 53  |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
54 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
55 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
56 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
57 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
59 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
60 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
61 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
62 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
58 58  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
59 59  
60 60  
... ... @@ -62,8 +62,9 @@
62 62  
63 63  
64 64  
65 -=== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ===
70 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
66 66  
72 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
67 67  
68 68  
69 69  
... ... @@ -70,13 +70,13 @@
70 70  
71 71  
72 72  
73 -== Übersichtsmenü Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben ==
79 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
74 74  
75 75  [[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
76 76  
77 77  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
78 78  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
79 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
85 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
80 80  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
81 81  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
82 82  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
... ... @@ -93,32 +93,43 @@
93 93  
94 94  
95 95  
102 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
96 96  
104 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
97 97  
106 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
107 +* Zuwender hat eine **Adresse**
108 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
109 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
98 98  
111 +Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
99 99  
113 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
100 100  
115 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
116 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
101 101  
118 +**Tipp für Versand per Brief**:
119 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
102 102  
103 -=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
104 -
105 105  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
106 106  
107 107  (% style="width:824px" %)
108 108  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
109 109  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
110 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
111 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
112 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
126 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
127 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
128 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
113 113  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
114 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
115 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
116 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
130 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
131 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
132 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
117 117  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
118 118  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
119 119  
120 -=== ZWB/Dankschreiben erstellen ===
136 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
121 121  
138 +
122 122  (% class="box infomessage" %)
123 123  (((
124 124  **Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -129,17 +129,18 @@
129 129  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
130 130  )))
131 131  
132 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
149 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
150 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
133 133  
134 134  (% style="list-style-type:circle" %)
135 -* Die Ergebnisanzahl unter **Anzeigen **wird angezeigt.
153 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
136 136  
137 137  (% start="2" %)
138 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
156 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
139 139  
140 140  (% style="list-style-type:circle" %)
141 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
142 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt **5 **von ZWB: Übersichtsmenü).
159 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
160 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
143 143  
144 144  (% start="3" %)
145 145  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
... ... @@ -151,15 +151,34 @@
151 151  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
152 152  
153 153  (% style="list-style-type:circle" %)
154 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
172 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
155 155  
156 156  (% start="5" %)
157 157  1. Eingaben machen
158 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
176 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
159 159  
178 +(% style="list-style-type:circle" %)
160 160  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
161 161  
181 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
162 162  
183 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
184 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
163 163  
186 +Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
164 164  
188 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
189 +
190 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
191 +
192 +(% start="2" %)
193 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
194 +
195 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
196 +
197 +(% start="3" %)
198 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
199 +
200 +== Zuwendungen für ZWB parken ==
201 +
165 165