Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zusammenfassung

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Details

Seiteneigenschaften

Dokument-Autor

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.MarcoBauer
	1	+XWiki.kprummer

Inhalt

...	...	@@ -1,13 +1,13 @@
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
	3	+= **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:** =
4	4
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
7	7
8		-
9	9	= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
10	10
	10	+Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
11	11
12	12	[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
13	13
...	...	@@ -14,19 +14,17 @@
14	14	(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15	15	|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16	16	|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17		-|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]].
	17	+|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
18	18
19	19
20	20
21	21
22	22
23		-
24		-
25		-
26		-
27		-
28	28	== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
29	29
	25	+Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
	26	+Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
	27	+
30	30	[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
31	31
32	32	(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
...	...	@@ -48,22 +48,20 @@
48	48
49	49
50	50
	49	+== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
51	51
	51	+Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
	52	+Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
52	52
53		-
54		-
55		-
56		-=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
57		-
58	58	[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
59	59
60	60	(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
61	61	|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
62	62	|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
63		-|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
64		-|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
65		-|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
66		-|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
	59	+|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
	60	+|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
	61	+|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
	62	+|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
67	67	|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
68	68
69	69
...	...	@@ -71,7 +71,9 @@
71	71
72	72
73	73
	70	+== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
74	74
	72	+Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
75	75
76	76
77	77
...	...	@@ -78,23 +78,13 @@
78	78
79	79
80	80
	79	+= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
81	81
82		-
83		-=== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ===
84		-
85		-
86		-
87		-
88		-
89		-
90		-
91		-== Übersichtsmenü Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben ==
92		-
93	93	[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
94	94
95	95	(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
96	96	|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
97		-|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
	85	+|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
98	98	|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
99	99	|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
100	100	|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
...	...	@@ -111,13 +111,24 @@
111	111
112	112
113	113
	102	+== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
114	114
	104	+Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
115	115
	106	+* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
	107	+* Zuwender hat eine **Adresse**
	108	+* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
	109	+* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
116	116
	111	+Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
117	117
	113	+== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
118	118
	115	+Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
	116	+Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
119	119
120		-=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
	118	+**Tipp für Versand per Brief**:
	119	+Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
121	121
122	122	[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
123	123
...	...	@@ -124,18 +124,19 @@
124	124	(% style="width:824px" %)
125	125	|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
126	126	|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
127		-|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
128		-|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
129		-|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
	126	+|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
	127	+|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
	128	+|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
130	130	|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
131		-|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
132		-|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
133		-|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
	130	+|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	131	+|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	132	+|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
134	134	|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
135	135	|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
136	136
137		-=== ZWB/Dankschreiben erstellen ===
	136	+== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
138	138
	138	+
139	139	(% class="box infomessage" %)
140	140	(((
141	141	**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
...	...	@@ -146,17 +146,18 @@
146	146	\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
147	147	)))
148	148
149		-1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
	149	+1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
	150	+1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
150	150
151	151	(% style="list-style-type:circle" %)
152		-* Die Ergebnisanzahl unter **Anzeigen **wird angezeigt.
	153	+* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
153	153
154	154	(% start="2" %)
155		-1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
	156	+1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
156	156
157	157	(% style="list-style-type:circle" %)
158		-* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
159		-* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt **5 **von ZWB: Übersichtsmenü).
	159	+* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
	160	+* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
160	160
161	161	(% start="3" %)
162	162	1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
...	...	@@ -168,15 +168,34 @@
168	168	1. Gewünschte **Aktion **auswählen
169	169
170	170	(% style="list-style-type:circle" %)
171		-* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
	172	+* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
172	172
173	173	(% start="5" %)
174	174	1. Eingaben machen
175		-1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
	176	+1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
176	176
177	177	(% style="list-style-type:circle" %)
178	178	* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
179	179
	181	+== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
180	180
	183	+Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
	184	+Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
181	181
	186	+Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
	187	+
	188	+1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
	189	+
	190	+* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
	191	+
	192	+(% start="2" %)
	193	+1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
	194	+
	195	+* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
	196	+
	197	+(% start="3" %)
	198	+1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
	199	+
	200	+== Zuwendungen für ZWB parken ==
	201	+
182	182