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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
Inhalt
... ... @@ -1,13 +1,11 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 -
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -
9 9  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
10 10  
8 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
11 11  
12 12  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
13 13  
... ... @@ -14,7 +14,7 @@
14 14  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 15  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 16  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]].
15 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
18 18  
19 19  
20 20  
... ... @@ -23,10 +23,11 @@
23 23  
24 24  
25 25  
26 -
27 -
28 28  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
29 29  
26 +Es werden Standard-Vorlage ausgeliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null beginnen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
27 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
28 +
30 30  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
31 31  
32 32  (% style="margin-left:auto; width:794px" %)
... ... @@ -50,20 +50,20 @@
50 50  
51 51  
52 52  
52 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
53 53  
54 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellen, tragen Sie in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählen das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus.
55 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
54 54  
55 -
56 -=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
57 -
58 58  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
59 59  
60 60  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
61 61  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
62 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
63 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
64 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
65 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
66 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
61 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
62 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
63 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
64 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
65 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
67 67  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
68 68  
69 69  
... ... @@ -74,28 +74,23 @@
74 74  
75 75  
76 76  
76 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
77 77  
78 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
78 78  
79 79  
80 80  
81 81  
82 82  
83 -=== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ===
84 84  
85 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
85 85  
86 -
87 -
88 -
89 -
90 -
91 -== Übersichtsmenü Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben ==
92 -
93 93  [[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
94 94  
95 95  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
96 96  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
97 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
98 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
91 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
92 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
99 99  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
100 100  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
101 101  |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
... ... @@ -116,25 +116,47 @@
116 116  
117 117  
118 118  
113 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
119 119  
120 -=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
115 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
121 121  
117 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
118 +* Zuwender hat eine **Adresse**
119 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
120 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
121 +
122 +(% class="box infomessage" %)
123 +(((
124 +Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
125 +)))
126 +
127 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
128 +
129 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
130 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
131 +
132 +(% class="box infomessage" %)
133 +(((
134 +**Tipp für Versand per Brief**:
135 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
136 +)))
137 +
122 122  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
123 123  
124 124  (% style="width:824px" %)
125 125  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
126 126  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
127 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
128 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
129 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
143 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
144 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
145 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
130 130  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
131 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
132 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
133 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
147 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
148 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
149 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
134 134  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
135 135  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
136 136  
137 -=== ZWB/Dankschreiben erstellen ===
153 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
138 138  
139 139  (% class="box infomessage" %)
140 140  (((
... ... @@ -146,17 +146,18 @@
146 146  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
147 147  )))
148 148  
149 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
165 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
166 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
150 150  
151 151  (% style="list-style-type:circle" %)
152 -* Die Ergebnisanzahl unter **Anzeigen **wird angezeigt.
169 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
153 153  
154 154  (% start="2" %)
155 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
172 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
156 156  
157 157  (% style="list-style-type:circle" %)
158 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
159 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt **5 **von ZWB: Übersichtsmenü).
175 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
176 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
160 160  
161 161  (% start="3" %)
162 162  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
... ... @@ -168,15 +168,73 @@
168 168  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
169 169  
170 170  (% style="list-style-type:circle" %)
171 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
188 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
172 172  
173 173  (% start="5" %)
174 174  1. Eingaben machen
175 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
192 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
176 176  
177 177  (% style="list-style-type:circle" %)
178 178  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
179 179  
197 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
180 180  
199 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
200 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
181 181  
202 +(% class="box infomessage" %)
203 +(((
204 +**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
205 +)))
206 +
207 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
208 +
209 +(% style="list-style-type:circle" %)
210 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
211 +
212 +(% start="2" %)
213 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
214 +
215 +(% style="list-style-type:circle" %)
216 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
217 +
218 +(% start="3" %)
219 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
220 +
221 +== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
222 +
223 +[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
224 +
225 +
226 +
227 +
228 +
229 +
230 +
231 +
232 +
233 +
234 +
235 +
236 +
237 +
238 +
239 +
240 +
241 +(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
242 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
243 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
244 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
245 +**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
246 +**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
247 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
248 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
249 +
250 +
251 +
252 +
253 +
254 +
255 +
256 +
182 182  
ZWB_parken.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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