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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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am 2023/10/11 13:39
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
Inhalt
... ... @@ -1,13 +1,11 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 -
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -
9 9  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
10 10  
8 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
11 11  
12 12  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
13 13  
... ... @@ -14,7 +14,7 @@
14 14  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 15  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 16  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]].
15 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
18 18  
19 19  
20 20  
... ... @@ -26,6 +26,9 @@
26 26  
27 27  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
28 28  
27 +Es werden Standard-Vorlage ausgeliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null beginnen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
28 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
29 +
29 29  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
30 30  
31 31  (% style="margin-left:auto; width:794px" %)
... ... @@ -50,18 +50,20 @@
50 50  
51 51  
52 52  
54 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
53 53  
54 -=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
56 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellen, tragen Sie in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählen das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus.
57 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
55 55  
56 56  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
57 57  
58 58  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
59 59  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
60 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
61 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
62 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
63 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
64 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
63 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
64 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
65 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
66 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
67 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
65 65  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
66 66  
67 67  
... ... @@ -73,26 +73,23 @@
73 73  
74 74  
75 75  
79 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
76 76  
81 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
77 77  
78 78  
79 79  
80 -=== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ===
81 81  
82 82  
83 83  
88 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
84 84  
85 -
86 -
87 -
88 -= Übersichtsmenü Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
89 -
90 90  [[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
91 91  
92 92  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
93 93  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
94 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
95 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
94 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
95 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
96 96  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
97 97  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
98 98  |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
... ... @@ -113,24 +113,48 @@
113 113  
114 114  
115 115  
116 -=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
117 117  
117 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
118 +
119 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
120 +
121 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
122 +* Zuwender hat eine **Adresse**
123 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
124 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
125 +
126 +(% class="box infomessage" %)
127 +(((
128 +Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
129 +)))
130 +
131 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
132 +
133 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
134 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
135 +
136 +(% class="box infomessage" %)
137 +(((
138 +**Tipp für Versand per Brief**:
139 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
140 +)))
141 +
118 118  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
119 119  
120 120  (% style="width:824px" %)
121 121  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
122 122  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
123 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
124 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
125 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
147 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
148 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
149 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
126 126  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
127 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
128 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
129 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
151 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
152 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
153 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
130 130  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
131 131  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
132 132  
133 -=== ZWB/Dankschreiben erstellen ===
157 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
134 134  
135 135  (% class="box infomessage" %)
136 136  (((
... ... @@ -142,17 +142,18 @@
142 142  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
143 143  )))
144 144  
145 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
169 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
170 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
146 146  
147 147  (% style="list-style-type:circle" %)
148 -* Die Ergebnisanzahl unter **Anzeigen **wird angezeigt.
173 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
149 149  
150 150  (% start="2" %)
151 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
176 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
152 152  
153 153  (% style="list-style-type:circle" %)
154 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
155 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt **5 **von ZWB: Übersichtsmenü).
179 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
180 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
156 156  
157 157  (% start="3" %)
158 158  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
... ... @@ -164,14 +164,74 @@
164 164  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
165 165  
166 166  (% style="list-style-type:circle" %)
167 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
192 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
168 168  
169 169  (% start="5" %)
170 170  1. Eingaben machen
171 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
196 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
172 172  
173 173  (% style="list-style-type:circle" %)
174 174  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
175 175  
201 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
176 176  
203 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
204 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
205 +
206 +(% class="box infomessage" %)
207 +(((
208 +**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
209 +)))
210 +
211 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
212 +
213 +(% style="list-style-type:circle" %)
214 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
215 +
216 +(% start="2" %)
217 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
218 +
219 +(% style="list-style-type:circle" %)
220 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
221 +
222 +(% start="3" %)
223 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
224 +
225 +== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
226 +
227 +[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
228 +
229 +
230 +
231 +
232 +
233 +
234 +
235 +
236 +
237 +
238 +
239 +
240 +
241 +
242 +
243 +
244 +
245 +(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
246 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
247 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
248 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
249 +**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
250 +**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
251 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
252 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
253 +
254 +
255 +
256 +
257 +
258 +
259 +
260 +
261 +
177 177  
ZWB_parken.png
Author
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