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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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am 2023/10/11 13:42
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
Inhalt
... ... @@ -1,13 +1,11 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 -
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -
9 9  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
10 10  
8 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
11 11  
12 12  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
13 13  
... ... @@ -14,18 +14,13 @@
14 14  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 15  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 16  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]].
15 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
18 18  
19 19  
20 -
21 -
22 -
23 -
24 -
25 -
26 26  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
27 27  
28 28  Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
21 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
29 29  
30 30  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
31 31  
... ... @@ -45,28 +45,27 @@
45 45  
46 46  
47 47  
41 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
48 48  
43 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
44 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
49 49  
50 -
51 -
52 -
53 -
54 -=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
55 -
56 56  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
57 57  
58 58  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
59 59  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
60 60  |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
61 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
62 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
63 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
64 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
51 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
52 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
53 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
54 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
65 65  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
66 66  
67 67  
68 68  
59 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
69 69  
61 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
70 70  
71 71  
72 72  
... ... @@ -73,24 +73,13 @@
73 73  
74 74  
75 75  
68 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
76 76  
77 -
78 -
79 -=== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ===
80 -
81 -
82 -
83 -
84 -
85 -
86 -
87 -= Übersichtsmenü Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
88 -
89 89  [[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
90 90  
91 91  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
92 92  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
93 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
74 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
94 94  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
95 95  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
96 96  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
... ... @@ -104,32 +104,43 @@
104 104  
105 105  
106 106  
88 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
107 107  
90 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
108 108  
92 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
93 +* Zuwender hat eine **Adresse**
94 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
95 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
109 109  
97 +Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
110 110  
99 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
111 111  
101 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
102 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
112 112  
104 +**Tipp für Versand per Brief**:
105 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
113 113  
114 -=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
115 -
116 116  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
117 117  
118 118  (% style="width:824px" %)
119 119  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
120 120  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
121 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
122 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
123 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
112 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
113 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
114 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
124 124  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
125 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
126 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
127 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
116 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
117 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
118 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
128 128  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
129 129  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
130 130  
131 -=== ZWB/Dankschreiben erstellen ===
122 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
132 132  
124 +
133 133  (% class="box infomessage" %)
134 134  (((
135 135  **Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -140,17 +140,18 @@
140 140  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
141 141  )))
142 142  
143 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
135 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
136 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
144 144  
145 145  (% style="list-style-type:circle" %)
146 -* Die Ergebnisanzahl unter **Anzeigen **wird angezeigt.
139 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
147 147  
148 148  (% start="2" %)
149 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
142 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
150 150  
151 151  (% style="list-style-type:circle" %)
152 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
153 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt **5 **von ZWB: Übersichtsmenü).
145 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
146 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
154 154  
155 155  (% start="3" %)
156 156  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
... ... @@ -162,13 +162,73 @@
162 162  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
163 163  
164 164  (% style="list-style-type:circle" %)
165 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
158 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
166 166  
167 167  (% start="5" %)
168 168  1. Eingaben machen
169 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
162 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
170 170  
171 171  (% style="list-style-type:circle" %)
172 172  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
173 173  
167 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
168 +
169 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
170 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
171 +
172 +Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
173 +
174 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
175 +
176 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
177 +
178 +(% start="2" %)
179 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
180 +
181 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
182 +
183 +(% start="3" %)
184 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
185 +
186 +== Zuwendungen für ZWB parken ==
187 +
188 +[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
189 +
190 +
191 +
192 +
193 +
194 +
195 +
196 +
197 +
198 +
199 +
200 +
201 +
202 +
203 +
204 +
205 +
206 +(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
207 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
208 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
209 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
210 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
211 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 3 vorher auswählen.
212 +
213 +
214 +
215 +
216 +
217 +
218 +
219 +
220 +
221 +
222 +
223 +
224 +
225 +
226 +
174 174  
ZWB_parken.png
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