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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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am 2023/10/13 09:12
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am 2023/10/18 11:41
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
Inhalt
... ... @@ -1,7 +1,5 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 -
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
... ... @@ -17,16 +17,6 @@
17 17  |**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
18 18  
19 19  
20 -
21 -
22 -
23 -
24 -
25 -
26 -
27 -
28 -
29 -
30 30  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
31 31  
32 32  Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
... ... @@ -50,23 +50,10 @@
50 50  
51 51  
52 52  
53 -
54 -
55 -
56 -
57 -
58 -
59 -
60 -
61 -
62 -
63 -
64 -
65 -
66 66  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
67 67  
68 68  Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
69 -Rechts unten befindet sich der Button + zur neuanlage.
44 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
70 70  
71 71  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
72 72  
... ... @@ -79,8 +79,11 @@
79 79  |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
80 80  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
81 81  
57 +
58 +
82 82  == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
83 83  
61 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
84 84  
85 85  
86 86  
... ... @@ -93,7 +93,7 @@
93 93  
94 94  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
95 95  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
96 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
74 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
97 97  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
98 98  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
99 99  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
... ... @@ -101,25 +101,49 @@
101 101  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
102 102  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
103 103  
82 +
83 +
84 +
85 +
86 +
87 +
88 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
89 +
90 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
91 +
92 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
93 +* Zuwender hat eine **Adresse**
94 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
95 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
96 +
97 +Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
98 +
104 104  == Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
105 105  
101 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
102 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
103 +
104 +**Tipp für Versand per Brief**:
105 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
106 +
106 106  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
107 107  
108 108  (% style="width:824px" %)
109 109  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
110 110  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
111 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
112 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
113 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
112 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
113 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
114 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
114 114  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
115 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
116 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
117 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
116 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
117 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
118 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
118 118  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
119 119  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
120 120  
121 121  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
122 122  
124 +
123 123  (% class="box infomessage" %)
124 124  (((
125 125  **Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -130,17 +130,18 @@
130 130  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
131 131  )))
132 132  
133 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
135 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
136 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
134 134  
135 135  (% style="list-style-type:circle" %)
136 -* Die Ergebnisanzahl unter **Anzeigen **wird angezeigt.
139 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
137 137  
138 138  (% start="2" %)
139 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
142 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
140 140  
141 141  (% style="list-style-type:circle" %)
142 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
143 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt **5 **von ZWB: Übersichtsmenü).
145 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
146 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
144 144  
145 145  (% start="3" %)
146 146  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
... ... @@ -152,13 +152,73 @@
152 152  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
153 153  
154 154  (% style="list-style-type:circle" %)
155 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
158 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
156 156  
157 157  (% start="5" %)
158 158  1. Eingaben machen
159 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
162 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
160 160  
161 161  (% style="list-style-type:circle" %)
162 162  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
163 163  
167 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
168 +
169 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
170 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
171 +
172 +Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
173 +
174 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
175 +
176 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
177 +
178 +(% start="2" %)
179 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
180 +
181 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
182 +
183 +(% start="3" %)
184 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
185 +
186 +== Zuwendungen für ZWB parken ==
187 +
188 +[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
189 +
190 +
191 +
192 +
193 +
194 +
195 +
196 +
197 +
198 +
199 +
200 +
201 +
202 +
203 +
204 +
205 +
206 +(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
207 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
208 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
209 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
210 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
211 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 3 vorher auswählen.
212 +
213 +
214 +
215 +
216 +
217 +
218 +
219 +
220 +
221 +
222 +
223 +
224 +
225 +
226 +
164 164  
ZWB_parken.png
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