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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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am 2023/10/13 11:57
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am 2023/10/04 14:55
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,20 +1,18 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -== **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:** ==
4 -
5 -{{toc/}}
3 +
6 6  )))
7 7  
6 +
8 8  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
9 9  
10 -Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
11 11  
12 12  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
13 13  
14 14  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 15  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
14 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen nach bestimmten [[Kriterien filtern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:DCbersichtsmenFC]].
15 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] und bereits vorhandene Vorlagen entdecken kann.
18 18  
19 19  
20 20  
... ... @@ -22,21 +22,26 @@
22 22  
23 23  
24 24  
23 +
24 +
25 +
26 +
27 +
28 +
29 +
25 25  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
26 26  
27 -Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
28 -Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
29 29  
30 30  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
31 31  
32 32  (% style="margin-left:auto; width:794px" %)
33 33  |=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
34 -|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
35 -|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
37 +|**1**|(% style="width:711px" %)Über das Fenster kann man die **Suchfilter festlegen**, nach welchen Vorlagen man genau sucht.
38 +|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über diese Menüoption vor.
36 36  |**3**|(% style="width:711px" %)(((
37 37  Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
38 38  )))
39 -|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
42 +|**4**|(% style="width:711px" %)Über das **+** Symbol kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf das** + **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
40 40  
41 41  
42 42  
... ... @@ -50,21 +50,9 @@
50 50  
51 51  
52 52  
53 -== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
54 54  
55 -Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
56 -Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
57 57  
58 -[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
59 59  
60 -(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
61 -|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
62 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
63 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
64 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
65 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
66 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
67 -|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
68 68  
69 69  
70 70  
... ... @@ -73,138 +73,67 @@
73 73  
74 74  
75 75  
76 -== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
67 +=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
77 77  
78 -Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
69 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="296" style="float:left" width="705"]]
79 79  
71 +|=Nummer|=Beschreibung
72 +|**1**|Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
73 +|**2**|Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
74 +|**3**|Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
75 +|**4**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
76 +|**5**|Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
77 +|**6**|Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
80 80  
79 +== ZWB: Übersichtsmenü ==
81 81  
81 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="349" style="float:left" width="705"]]
82 82  
83 +|=Nummer|=Beschreibung
84 +|**1**|Mit dem **Play**-Icon kann man sich hier alle gefilterten [[ZWB und Dankschreiben anzeigen lassen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HBisherigeZWBsundDankschreibenanzeigenlassen]].
85 +|**2**|Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
86 +|**3**|Weitere __Filterkriterien __für die ZWBs.
87 +|**4**|Eine Auflistung der gefilterten Ergebnisse der ZWBs, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
88 +|**5**|**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
89 +|**6**|Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
90 +|**7**|Hierüber kann man __ausgewählte ZWBs zurückstellen__.
83 83  
92 +=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
84 84  
85 -= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
94 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="388" style="float:left" width="645"]]
86 86  
87 -[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
96 +|=Nummer|=Beschreibung
97 +|**0**|Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
98 +|**1**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
99 +|**2**|Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
100 +|**3**|Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
101 +|**4**|Hierüber wählt man einen Absender aus.
102 +|**5**|Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
103 +|**6**|Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
104 +|**7**|Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
105 +|**8**|Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
106 +|**9**|Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
88 88  
89 -(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
90 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
91 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
92 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
93 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
94 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
95 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
96 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
97 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
108 +=== ZWB/Dankschreiben per E-Mail/Brief versenden ===
98 98  
110 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
99 99  
112 +* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.
100 100  
114 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
101 101  
116 +* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
117 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).
102 102  
103 -
104 -
105 -
106 -
107 -
108 -
109 -
110 -== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
111 -
112 -Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
113 -
114 -* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
115 -* Zuwender hat eine **Adresse**
116 -* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
117 -* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
118 -
119 -Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
120 -
121 -== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
122 -
123 -Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
124 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
125 -
126 -**Tipp für Versand per Brief**:
127 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
128 -
129 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
130 -
131 -(% style="width:824px" %)
132 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
133 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
134 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
135 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
136 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
137 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
138 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
139 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
140 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
141 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
142 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
143 -
144 -== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
145 -
146 -
147 -(% class="box infomessage" %)
148 -(((
149 -**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
150 -- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
151 -- Zuwender hat eine **Adresse**
152 -- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
153 -- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
154 -\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
155 -)))
156 -
157 -1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
158 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
159 -
160 -(% style="list-style-type:circle" %)
161 -* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
162 -
163 -(% start="2" %)
164 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
165 -
166 -(% style="list-style-type:circle" %)
167 -* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
168 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
169 -
170 -(% start="3" %)
171 171  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
172 172  
173 -(% style="list-style-type:circle" %)
174 174  * Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
175 175  
176 -(% start="4" %)
177 177  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
178 178  
179 -(% style="list-style-type:circle" %)
180 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
125 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
181 181  
182 -(% start="5" %)
183 183  1. Eingaben machen
184 -1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
128 +1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
185 185  
186 -(% style="list-style-type:circle" %)
187 187  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
188 -
189 -== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
190 -
191 -Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
192 -Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
193 -
194 -Achtung: Die Erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
195 -
196 -1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
197 -
198 -* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
199 -
200 -(% start="2" %)
201 -1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
202 -
203 -* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
204 -
205 -(% start="3" %)
206 -1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
207 -
208 -== Zuwendungen für ZWB parken ==
209 -
210 -
ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -254.9 KB
Inhalt
ZWB_Vorlage_2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_1.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_2.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_3.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_uebersichtsmenue.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt