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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,202 +1,91 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -= **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:** =
4 -
5 -{{toc/}}
3 +
6 6  )))
7 7  
6 +
8 8  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
9 9  
10 -Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
9 +[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="169" style="float:left" width="413"]]
11 11  
12 -[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
11 +|=Nummer|=Beschreibung
12 +|**1**|Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen nach bestimmten [[Kriterien filtern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:DCbersichtsmenFC]].
13 +|**2**|Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] und bereits vorhandene Vorlagen entdecken kann.
13 13  
14 -(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 -|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
18 -
19 -
20 -
21 -
22 -
23 23  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
24 24  
25 -Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
26 -Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
17 +[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="382" style="float:left" width="650"]]
27 27  
28 -[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
29 -
30 -(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
31 -|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
32 -|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
33 -|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
34 -|**3**|(% style="width:711px" %)(((
19 +|=Nummer|=Beschreibung
20 +|**1**|Über das Fenster kann man die **Suchfilter festlegen**, nach welchen Vorlagen man genau sucht.
21 +|**2**|In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über diese Menüoption vor.
22 +|**3**|(((
35 35  Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
36 36  )))
37 -|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
25 +|**4**|Über das **+** Symbol kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf das** + **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
38 38  
27 +=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
39 39  
29 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="296" style="float:left" width="705"]]
40 40  
31 +|=Nummer|=Beschreibung
32 +|**1**|Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
33 +|**2**|Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
34 +|**3**|Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
35 +|**4**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
36 +|**5**|Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
37 +|**6**|Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
41 41  
42 42  
40 +== ZWB: Übersichtsmenü ==
43 43  
42 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="349" style="float:left" width="705"]]
44 44  
44 +|=Nummer|=Beschreibung
45 +|**1**|Mit dem **Play**-Icon kann man sich hier alle gefilterten [[ZWB und Dankschreiben anzeigen lassen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HBisherigeZWBsundDankschreibenanzeigenlassen]].
46 +|**2**|Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
47 +|**3**|Weitere __Filterkriterien __für die ZWBs.
48 +|**4**|Eine Auflistung der gefilterten Ergebnisse der ZWBs, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
49 +|**5**|**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
50 +|**6**|Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
51 +|**7**|Hierüber kann man __ausgewählte ZWBs zurückstellen__.
45 45  
53 +=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
46 46  
55 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="388" style="float:left" width="645"]]
47 47  
57 +|=Nummer|=Beschreibung
58 +|**0**|Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
59 +|**1**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
60 +|**2**|Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
61 +|**3**|Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
62 +|**4**|Hierüber wählt man einen Absender aus.
63 +|**5**|Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
64 +|**6**|Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
65 +|**7**|Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
66 +|**8**|Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
67 +|**9**|Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
48 48  
49 -== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
69 +=== ZWB/Dankschreiben per E-Mail/Brief versenden ===
50 50  
51 -Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
52 -Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
71 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
53 53  
54 -[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
73 +* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.
55 55  
56 -(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
57 -|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
58 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
59 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
60 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
61 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
62 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
63 -|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
75 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
64 64  
77 +* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
78 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).
65 65  
66 -
67 -
68 -
69 -
70 -== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
71 -
72 -Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
73 -
74 -
75 -
76 -
77 -
78 -
79 -= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
80 -
81 -[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
82 -
83 -(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
84 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
85 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
86 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
87 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
88 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
89 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
90 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
91 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
92 -
93 -
94 -
95 -
96 -
97 -
98 -
99 -
100 -
101 -
102 -== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
103 -
104 -Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
105 -
106 -* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
107 -* Zuwender hat eine **Adresse**
108 -* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
109 -* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
110 -
111 -Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
112 -
113 -== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
114 -
115 -Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
116 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
117 -
118 -**Tipp für Versand per Brief**:
119 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
120 -
121 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
122 -
123 -(% style="width:824px" %)
124 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
125 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
126 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
127 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
128 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
129 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
130 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
131 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
132 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
133 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
134 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
135 -
136 -== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
137 -
138 -
139 -(% class="box infomessage" %)
140 -(((
141 -**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
142 -- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
143 -- Zuwender hat eine **Adresse**
144 -- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
145 -- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
146 -\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
147 -)))
148 -
149 -1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
150 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
151 -
152 -(% style="list-style-type:circle" %)
153 -* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
154 -
155 -(% start="2" %)
156 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
157 -
158 -(% style="list-style-type:circle" %)
159 -* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
160 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
161 -
162 -(% start="3" %)
163 163  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
164 164  
165 -(% style="list-style-type:circle" %)
166 166  * Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
167 167  
168 -(% start="4" %)
169 169  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
170 170  
171 -(% style="list-style-type:circle" %)
172 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
86 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
173 173  
174 -(% start="5" %)
175 175  1. Eingaben machen
176 -1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
89 +1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
177 177  
178 -(% style="list-style-type:circle" %)
179 179  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
180 -
181 -== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
182 -
183 -Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
184 -Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
185 -
186 -Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
187 -
188 -1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
189 -
190 -* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
191 -
192 -(% start="2" %)
193 -1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
194 -
195 -* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
196 -
197 -(% start="3" %)
198 -1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
199 -
200 -== Zuwendungen für ZWB parken ==
201 -
202 -
ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_0.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_2.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_1.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_2.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_3.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -XWiki.MarcoBauer
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ZWB_uebersichtsmenue.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt