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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

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am 2023/10/04 12:42
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -072.4 - ZWB und Dankschreiben
1 +072-1: Zweckbindungen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|Twingle|Twingle-Import
Inhalt
... ... @@ -1,199 +1,0 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
4 -
5 -
6 -{{toc/}}
7 -)))
8 -
9 -= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
10 -
11 -Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
12 -
13 -[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
14 -
15 -(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
16 -|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
17 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
18 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
19 -
20 -
21 -
22 -
23 -== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
24 -
25 -Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
26 -Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
27 -
28 -[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
29 -
30 -(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
31 -|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
32 -|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
33 -|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
34 -|**3**|(% style="width:711px" %)(((
35 -Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
36 -)))
37 -|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
38 -
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48 -== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
49 -
50 -Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
51 -Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
52 -
53 -[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
54 -
55 -(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
56 -|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
57 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
58 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
59 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
60 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
61 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
62 -|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
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68 -== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
69 -
70 -Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
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77 -= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
78 -
79 -[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
80 -
81 -(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
82 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
83 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
84 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
85 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
86 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
87 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
88 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
89 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
90 -
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98 -
99 -== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
100 -
101 -Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
102 -
103 -* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
104 -* Zuwender hat eine **Adresse**
105 -* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
106 -* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
107 -
108 -Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
109 -
110 -== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
111 -
112 -Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
113 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
114 -
115 -**Tipp für Versand per Brief**:
116 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
117 -
118 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
119 -
120 -(% style="width:824px" %)
121 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
122 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
123 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
124 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
125 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
126 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
127 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
128 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
129 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
130 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
131 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
132 -
133 -== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
134 -
135 -
136 -(% class="box infomessage" %)
137 -(((
138 -**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
139 -- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
140 -- Zuwender hat eine **Adresse**
141 -- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
142 -- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
143 -\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
144 -)))
145 -
146 -1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
147 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
148 -
149 -(% style="list-style-type:circle" %)
150 -* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
151 -
152 -(% start="2" %)
153 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
154 -
155 -(% style="list-style-type:circle" %)
156 -* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
157 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
158 -
159 -(% start="3" %)
160 -1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
161 -
162 -(% style="list-style-type:circle" %)
163 -* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
164 -
165 -(% start="4" %)
166 -1. Gewünschte **Aktion **auswählen
167 -
168 -(% style="list-style-type:circle" %)
169 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
170 -
171 -(% start="5" %)
172 -1. Eingaben machen
173 -1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
174 -
175 -(% style="list-style-type:circle" %)
176 -* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
177 -
178 -== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
179 -
180 -Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
181 -Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
182 -
183 -Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
184 -
185 -1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
186 -
187 -* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
188 -
189 -(% start="2" %)
190 -1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
191 -
192 -* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
193 -
194 -(% start="3" %)
195 -1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
196 -
197 -== Zuwendungen für ZWB parken ==
198 -
199 -
ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -254.9 KB
Inhalt
ZWB_Vorlage_0.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_1.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_2.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -14.3 KB
Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_3.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlagenmenue_2.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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ZWB_uebersichtsmenue.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -734.3 KB
Inhalt