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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,36 +1,24 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -{{toc/}}
3 +
4 4  )))
5 5  
6 +
6 6  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
7 7  
8 -Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
9 9  
10 10  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
11 11  
12 12  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
13 13  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
14 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
15 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
14 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen nach bestimmten [[Kriterien filtern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:DCbersichtsmenFC]].
15 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] und bereits vorhandene Vorlagen entdecken kann.
16 16  
17 17  
18 18  
19 -== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
20 20  
21 -Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
22 -Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
23 23  
24 -[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
25 25  
26 -(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
27 -|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
28 -|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
29 -|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
30 -|**3**|(% style="width:711px" %)(((
31 -Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
32 -)))
33 -|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
34 34  
35 35  
36 36  
... ... @@ -40,152 +40,79 @@
40 40  
41 41  
42 42  
43 -== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
31 +== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
44 44  
45 -Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
46 -Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
33 +[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="382" style="float:left" width="650"]]
47 47  
48 -[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
35 +|=Nummer|=Beschreibung
36 +|**1**|Über das Fenster kann man die **Suchfilter festlegen**, nach welchen Vorlagen man genau sucht.
37 +|**2**|In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über diese Menüoption vor.
38 +|**3**|(((
39 +Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
40 +)))
41 +|**4**|Über das **+** Symbol kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf das** + **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
49 49  
50 -(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
51 -|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
52 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
53 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
54 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
55 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
56 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
57 -|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
43 +=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
58 58  
45 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="296" style="float:left" width="705"]]
59 59  
47 +|=Nummer|=Beschreibung
48 +|**1**|Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
49 +|**2**|Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
50 +|**3**|Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
51 +|**4**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
52 +|**5**|Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
53 +|**6**|Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
60 60  
55 +== ZWB: Übersichtsmenü ==
61 61  
62 -== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
57 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="349" style="float:left" width="705"]]
63 63  
64 -Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
59 +|=Nummer|=Beschreibung
60 +|**1**|Mit dem **Play**-Icon kann man sich hier alle gefilterten [[ZWB und Dankschreiben anzeigen lassen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HBisherigeZWBsundDankschreibenanzeigenlassen]].
61 +|**2**|Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
62 +|**3**|Weitere __Filterkriterien __für die ZWBs.
63 +|**4**|Eine Auflistung der gefilterten Ergebnisse der ZWBs, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
64 +|**5**|**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
65 +|**6**|Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
66 +|**7**|Hierüber kann man __ausgewählte ZWBs zurückstellen__.
65 65  
68 +=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
66 66  
70 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="388" style="float:left" width="645"]]
67 67  
72 +|=Nummer|=Beschreibung
73 +|**0**|Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
74 +|**1**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
75 +|**2**|Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
76 +|**3**|Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
77 +|**4**|Hierüber wählt man einen Absender aus.
78 +|**5**|Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
79 +|**6**|Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
80 +|**7**|Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
81 +|**8**|Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
82 +|**9**|Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
68 68  
84 +=== ZWB/Dankschreiben per E-Mail/Brief versenden ===
69 69  
86 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
70 70  
71 -= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
88 +* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.
72 72  
73 -[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
90 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
74 74  
75 -(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
76 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
77 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
78 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
79 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
80 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
81 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
82 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
83 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
92 +* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
93 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).
84 84  
85 -
86 -
87 -
88 -
89 -
90 -
91 -
92 -== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
93 -
94 -Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
95 -
96 -* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
97 -* Zuwender hat eine **Adresse**
98 -* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
99 -* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
100 -
101 -Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
102 -
103 -== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
104 -
105 -Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
106 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
107 -
108 -**Tipp für Versand per Brief**:
109 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
110 -
111 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
112 -
113 -(% style="width:824px" %)
114 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
115 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
116 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
117 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
118 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
119 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
120 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
121 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
122 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
123 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
124 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
125 -
126 -== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
127 -
128 -
129 -(% class="box infomessage" %)
130 -(((
131 -**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
132 -- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
133 -- Zuwender hat eine **Adresse**
134 -- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
135 -- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
136 -\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
137 -)))
138 -
139 -1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
140 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
141 -
142 -(% style="list-style-type:circle" %)
143 -* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
144 -
145 -(% start="2" %)
146 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
147 -
148 -(% style="list-style-type:circle" %)
149 -* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
150 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
151 -
152 -(% start="3" %)
153 153  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
154 154  
155 -(% style="list-style-type:circle" %)
156 156  * Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
157 157  
158 -(% start="4" %)
159 159  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
160 160  
161 -(% style="list-style-type:circle" %)
162 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
101 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
163 163  
164 -(% start="5" %)
165 165  1. Eingaben machen
166 -1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
104 +1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
167 167  
168 -(% style="list-style-type:circle" %)
169 169  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
170 -
171 -== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
172 -
173 -Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
174 -Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
175 -
176 -Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
177 -
178 -1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
179 -
180 -* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
181 -
182 -(% start="2" %)
183 -1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
184 -
185 -* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
186 -
187 -(% start="3" %)
188 -1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
189 -
190 -== Zuwendungen für ZWB parken ==
191 -
ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -254.9 KB
Inhalt
ZWB_Vorlage_2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -192.1 KB
Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_1.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -7.6 KB
Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_2.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_3.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlagenmenue_2.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_uebersichtsmenue.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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