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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
Inhalt
... ... @@ -1,35 +1,23 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -{{toc/}}
3 +
4 4  )))
5 5  
6 +
6 6  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
7 7  
8 -Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
9 9  
10 10  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
11 11  
12 12  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
13 13  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
14 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
15 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
14 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen nach bestimmten [[Kriterien filtern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:DCbersichtsmenFC]].
15 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] und bereits vorhandene Vorlagen entdecken kann.
16 16  
17 17  
18 -== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
19 19  
20 -Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
21 -Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
22 22  
23 -[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
24 24  
25 -(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
26 -|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
27 -|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
28 -|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
29 -|**3**|(% style="width:711px" %)(((
30 -Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
31 -)))
32 -|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
33 33  
34 34  
35 35  
... ... @@ -38,190 +38,105 @@
38 38  
39 39  
40 40  
41 -== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
42 42  
43 -Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
44 -Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
30 +== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
45 45  
46 -[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
47 47  
48 -(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
49 -|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
50 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
51 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
52 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
53 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
54 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
55 -|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
33 +[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
56 56  
57 -
58 -
59 -== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
60 -
61 -Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
62 -
63 -
64 -
65 -
66 -
67 -
68 -= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
69 -
70 -[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
71 -
72 -(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
73 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
74 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
75 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
76 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
77 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
78 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
79 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
80 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
81 -
82 -
83 -
84 -
85 -
86 -
87 -
88 -== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
89 -
90 -Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
91 -
92 -* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
93 -* Zuwender hat eine **Adresse**
94 -* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
95 -* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
96 -
97 -Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
98 -
99 -== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
100 -
101 -Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
102 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
103 -
104 -**Tipp für Versand per Brief**:
105 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
106 -
107 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
108 -
109 -(% style="width:824px" %)
110 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
111 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
112 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
113 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
114 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
115 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
116 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
117 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
118 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
119 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
120 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
121 -
122 -== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
123 -
124 -
125 -(% class="box infomessage" %)
126 -(((
127 -**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
128 -- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
129 -- Zuwender hat eine **Adresse**
130 -- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
131 -- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
132 -\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
35 +(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
36 +|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
37 +|**1**|(% style="width:711px" %)Über das Fenster kann man die **Suchfilter festlegen**, nach welchen Vorlagen man genau sucht.
38 +|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über diese Menüoption vor.
39 +|**3**|(% style="width:711px" %)(((
40 +Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
133 133  )))
42 +|**4**|(% style="width:711px" %)Über das **+** Symbol kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf das** + **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
134 134  
135 -1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
136 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
137 137  
138 -(% style="list-style-type:circle" %)
139 -* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
140 140  
141 -(% start="2" %)
142 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
143 143  
144 -(% style="list-style-type:circle" %)
145 -* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
146 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
147 147  
148 -(% start="3" %)
149 -1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
150 150  
151 -(% style="list-style-type:circle" %)
152 -* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
153 153  
154 -(% start="4" %)
155 -1. Gewünschte **Aktion **auswählen
156 156  
157 -(% style="list-style-type:circle" %)
158 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
159 159  
160 -(% start="5" %)
161 -1. Eingaben machen
162 -1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
163 163  
164 -(% style="list-style-type:circle" %)
165 -* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
166 166  
167 -== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
168 168  
169 -Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
170 -Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
171 171  
172 -Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
173 173  
174 -1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
175 175  
176 -* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
177 177  
178 -(% start="2" %)
179 -1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
180 180  
181 -* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
182 182  
183 -(% start="3" %)
184 -1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
185 185  
186 -== Zuwendungen für ZWB parken ==
187 187  
188 -[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
189 189  
190 190  
191 191  
192 192  
67 +=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
193 193  
69 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="296" style="float:left" width="705"]]
194 194  
71 +|=Nummer|=Beschreibung
72 +|**1**|Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
73 +|**2**|Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
74 +|**3**|Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
75 +|**4**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
76 +|**5**|Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
77 +|**6**|Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
195 195  
79 +== ZWB: Übersichtsmenü ==
196 196  
81 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="349" style="float:left" width="705"]]
197 197  
83 +|=Nummer|=Beschreibung
84 +|**1**|Mit dem **Play**-Icon kann man sich hier alle gefilterten [[ZWB und Dankschreiben anzeigen lassen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HBisherigeZWBsundDankschreibenanzeigenlassen]].
85 +|**2**|Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
86 +|**3**|Weitere __Filterkriterien __für die ZWBs.
87 +|**4**|Eine Auflistung der gefilterten Ergebnisse der ZWBs, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
88 +|**5**|**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
89 +|**6**|Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
90 +|**7**|Hierüber kann man __ausgewählte ZWBs zurückstellen__.
198 198  
92 +=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
199 199  
94 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="388" style="float:left" width="645"]]
200 200  
96 +|=Nummer|=Beschreibung
97 +|**0**|Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
98 +|**1**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
99 +|**2**|Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
100 +|**3**|Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
101 +|**4**|Hierüber wählt man einen Absender aus.
102 +|**5**|Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
103 +|**6**|Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
104 +|**7**|Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
105 +|**8**|Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
106 +|**9**|Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
201 201  
108 +=== ZWB/Dankschreiben per E-Mail/Brief versenden ===
202 202  
110 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
203 203  
112 +* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.
204 204  
114 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
205 205  
206 -(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
207 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
208 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
209 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
210 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
211 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 3 vorher auswählen.
116 +* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
117 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).
212 212  
119 +1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
213 213  
121 +* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
214 214  
123 +1. Gewünschte **Aktion **auswählen
215 215  
125 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
216 216  
127 +1. Eingaben machen
128 +1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
217 217  
218 -
219 -
220 -
221 -
222 -
223 -
224 -
225 -
226 -
227 -
130 +* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_2.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_1.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_2.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_3.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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ZWB_parken.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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ZWB_uebersichtsmenue.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt