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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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am 2023/10/18 11:41
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am 2024/01/24 17:10
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -1,11 +1,19 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 +**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 +
3 3  {{toc/}}
4 4  )))
5 5  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
6 6  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
7 7  
8 -Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
15 +Nachdem man  in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
16 +Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
9 9  
10 10  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
11 11  
... ... @@ -12,13 +12,19 @@
12 12  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
13 13  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
14 14  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
15 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
23 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
16 16  
17 17  
26 +
27 +
28 +
29 +
30 +
18 18  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
19 19  
20 -Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
21 -Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
33 +Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
34 +Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
35 +Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
22 22  
23 23  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
24 24  
... ... @@ -38,16 +38,19 @@
38 38  
39 39  
40 40  
55 +
56 +
57 +
41 41  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
42 42  
43 -Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
44 -Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
60 +Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
61 +Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.
45 45  
46 46  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
47 47  
48 48  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
49 49  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
50 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
67 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
51 51  |(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
52 52  |(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
53 53  |(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
... ... @@ -54,11 +54,9 @@
54 54  |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
55 55  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
56 56  
57 -
58 -
59 59  == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
60 60  
61 -Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
76 +Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
62 62  
63 63  
64 64  
... ... @@ -72,10 +72,16 @@
72 72  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
73 73  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
74 74  |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
75 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
90 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
76 76  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
77 77  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
78 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
93 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((
94 +**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
95 +
96 +Hat man beim Ausführen Serienbrief ausgewählt, werden alle E-Mails ausgefiltert.
97 +Hat man beim Ausführen E-Mail ausgewählt, werden alle Serienbriefe ausgefiltert.
98 +Nur bei der Wahl von Dankbrief oder Dankbrief_Individuell wird auf Dank Medium ausgewertet. Die Spalten ZWB Medium und Dank Medium sind jetzt DEFAULT und tauchen nun im Layout auf. Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
99 +)))
79 79  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
80 80  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
81 81  
... ... @@ -85,24 +85,33 @@
85 85  
86 86  
87 87  
109 +
110 +
111 +
88 88  == Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
89 89  
90 -Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
114 +Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
91 91  
92 -* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
93 -* Zuwender hat eine **Adresse**
94 -* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
116 +* Die Zuwendung steht auf Status **erhalten**
117 +* Der Zuwender hat eine **Adresse**
118 +* Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
95 95  * Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
96 96  
97 -Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
121 +(% class="box infomessage" %)
122 +(((
123 +Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
124 +)))
98 98  
99 99  == Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
100 100  
101 -Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
102 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
128 +Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
129 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
103 103  
131 +(% class="box infomessage" %)
132 +(((
104 104  **Tipp für Versand per Brief**:
105 105  Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
135 +)))
106 106  
107 107  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
108 108  
... ... @@ -121,7 +121,6 @@
121 121  
122 122  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
123 123  
124 -
125 125  (% class="box infomessage" %)
126 126  (((
127 127  **Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -166,25 +166,28 @@
166 166  
167 167  == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
168 168  
169 -Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
170 -Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
198 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
199 +Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
171 171  
172 -Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
201 +(% class="box infomessage" %)
202 +(((
203 +**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
204 +)))
173 173  
174 -1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
206 +1. Gewünschte Zuwendung öffnen
175 175  
208 +(% style="list-style-type:circle" %)
176 176  * Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
177 177  
178 178  (% start="2" %)
179 179  1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
180 180  
214 +(% style="list-style-type:circle" %)
181 181  * Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
216 +* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
182 182  
183 -(% start="3" %)
184 -1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
218 +== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
185 185  
186 -== Zuwendungen für ZWB parken ==
187 -
188 188  [[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
189 189  
190 190  
... ... @@ -207,10 +207,15 @@
207 207  |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
208 208  |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
209 209  |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
242 +**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
243 +**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
210 210  |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
211 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 3 vorher auswählen.
245 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)(((
246 +Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
212 212  
213 213  
249 +
250 +)))
214 214  
215 215  
216 216  
... ... @@ -219,9 +219,49 @@
219 219  
220 220  
221 221  
259 +(% class="box infomessage" %)
260 +(((
261 +Ein **! **Button blinkt, **sobald...**
262 +- Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
263 +- keine ZWB erstellbar ist
264 +\\In diesem Fall klickt man auf den  **! **Button. Daraufhin erfolgt folgende Meldung:
265 +"Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
266 +\\Hierzu klickt man zunächst auf **Zuwendungen **und anschließend auf **Inaktive Kontakte integriert**.
267 +Mittels einem Klick auf das **! **werden dann die inaktiven Kontakte angezeigt.
268 +)))
222 222  
270 +== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
223 223  
224 224  
273 +== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
225 225  
275 +Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
226 226  
277 +
278 +
279 +
280 +
281 +
282 +
283 +
284 +
285 +
286 +
287 +
288 +
289 +
290 +
291 +
292 +
293 +
294 +
295 +
296 +
297 +
298 +
299 +
300 +
301 +
302 +xx
303 +
227 227