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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/18 11:48
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am 2023/10/13 09:12
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
Inhalt
... ... @@ -1,5 +1,7 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 +**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 +
3 3  {{toc/}}
4 4  )))
5 5  
... ... @@ -14,6 +14,17 @@
14 14  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
15 15  |**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
16 16  
19 +
20 +
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23 +
24 +
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28 +
29 +
17 17  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
18 18  
19 19  Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
... ... @@ -36,10 +36,24 @@
36 36  
37 37  
38 38  
52 +
53 +
54 +
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58 +
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60 +
61 +
62 +
63 +
64 +
65 +
39 39  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
40 40  
41 41  Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
42 -Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
69 +Rechts unten befindet sich der Button + zur neuanlage.
43 43  
44 44  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
45 45  
... ... @@ -52,10 +52,8 @@
52 52  |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
53 53  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
54 54  
55 -
56 56  == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
57 57  
58 -Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
59 59  
60 60  
61 61  
... ... @@ -68,7 +68,7 @@
68 68  
69 69  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
70 70  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
71 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
96 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
72 72  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
73 73  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
74 74  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
... ... @@ -76,48 +76,25 @@
76 76  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
77 77  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
78 78  
79 -
80 -
81 -
82 -
83 -
84 -== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
85 -
86 -Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
87 -
88 -* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
89 -* Zuwender hat eine **Adresse**
90 -* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
91 -* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
92 -
93 -Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
94 -
95 95  == Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
96 96  
97 -Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
98 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
99 -
100 -**Tipp für Versand per Brief**:
101 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
102 -
103 103  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
104 104  
105 105  (% style="width:824px" %)
106 106  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
107 107  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
108 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
109 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
110 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
111 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
112 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
113 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
111 111  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
112 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
113 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
114 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
115 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
116 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
117 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
115 115  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
116 116  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
117 117  
118 118  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
119 119  
120 -
121 121  (% class="box infomessage" %)
122 122  (((
123 123  **Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -128,18 +128,17 @@
128 128  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
129 129  )))
130 130  
131 -1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
132 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
133 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
133 133  
134 134  (% style="list-style-type:circle" %)
135 -* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
136 +* Die Ergebnisanzahl unter **Anzeigen **wird angezeigt.
136 136  
137 137  (% start="2" %)
138 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
139 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
139 139  
140 140  (% style="list-style-type:circle" %)
141 -* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
142 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
142 +* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
143 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt **5 **von ZWB: Übersichtsmenü).
143 143  
144 144  (% start="3" %)
145 145  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
... ... @@ -151,74 +151,13 @@
151 151  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
152 152  
153 153  (% style="list-style-type:circle" %)
154 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
155 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
155 155  
156 156  (% start="5" %)
157 157  1. Eingaben machen
158 -1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
159 +1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
159 159  
160 160  (% style="list-style-type:circle" %)
161 161  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
162 162  
163 -== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
164 -
165 -Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
166 -Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
167 -
168 -Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
169 -
170 -1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
171 -
172 -* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
173 -
174 -(% start="2" %)
175 -1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
176 -
177 -* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
178 -
179 -(% start="3" %)
180 -1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
181 -
182 -== Zuwendungen für ZWB parken ==
183 -
184 -[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
185 -
186 -
187 -
188 -
189 -
190 -
191 -
192 -
193 -
194 -
195 -
196 -
197 -
198 -
199 -
200 -
201 -
202 -(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
203 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
204 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
205 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
206 -**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
207 -**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
208 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
209 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
210 -
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218 -
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220 -
221 -
222 -
223 -
224 224  
ZWB_parken.png
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