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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
Inhalt
... ... @@ -1,220 +1,91 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -{{toc/}}
3 +
4 4  )))
5 5  
6 +
6 6  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
7 7  
8 -Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
9 +[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="169" style="float:left" width="413"]]
9 9  
10 -[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
11 +|=Nummer|=Beschreibung
12 +|**1**|Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen nach bestimmten [[Kriterien filtern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:DCbersichtsmenFC]].
13 +|**2**|Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] und bereits vorhandene Vorlagen entdecken kann.
11 11  
12 -(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
13 -|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
14 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
15 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
16 -
17 17  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
18 18  
19 -Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
20 -Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
17 +[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="382" style="float:left" width="650"]]
21 21  
22 -[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
23 -
24 -(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
25 -|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
26 -|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
27 -|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
28 -|**3**|(% style="width:711px" %)(((
19 +|=Nummer|=Beschreibung
20 +|**1**|Über das Fenster kann man die **Suchfilter festlegen**, nach welchen Vorlagen man genau sucht.
21 +|**2**|In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über diese Menüoption vor.
22 +|**3**|(((
29 29  Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
30 30  )))
31 -|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
25 +|**4**|Über das **+** Symbol kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf das** + **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
32 32  
27 +=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
33 33  
29 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="296" style="float:left" width="705"]]
34 34  
31 +|=Nummer|=Beschreibung
32 +|**1**|Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
33 +|**2**|Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
34 +|**3**|Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
35 +|**4**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
36 +|**5**|Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
37 +|**6**|Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
35 35  
36 36  
40 +== ZWB: Übersichtsmenü ==
37 37  
38 -== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
42 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="349" style="float:left" width="705"]]
39 39  
40 -Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
41 -Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
44 +|=Nummer|=Beschreibung
45 +|**1**|Mit dem **Play**-Icon kann man sich hier alle gefilterten [[ZWB und Dankschreiben anzeigen lassen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HBisherigeZWBsundDankschreibenanzeigenlassen]].
46 +|**2**|Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
47 +|**3**|Weitere __Filterkriterien __für die ZWBs.
48 +|**4**|Eine Auflistung der gefilterten Ergebnisse der ZWBs, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
49 +|**5**|**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
50 +|**6**|Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
51 +|**7**|Hierüber kann man __ausgewählte ZWBs zurückstellen__.
42 42  
43 -[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
53 +=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
44 44  
45 -(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
46 -|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
47 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
48 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
49 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
50 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
51 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
52 -|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
55 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="388" style="float:left" width="645"]]
53 53  
54 -== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
57 +|=Nummer|=Beschreibung
58 +|**0**|Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
59 +|**1**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
60 +|**2**|Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
61 +|**3**|Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
62 +|**4**|Hierüber wählt man einen Absender aus.
63 +|**5**|Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
64 +|**6**|Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
65 +|**7**|Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
66 +|**8**|Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
67 +|**9**|Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
55 55  
56 -Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
69 +=== ZWB/Dankschreiben per E-Mail/Brief versenden ===
57 57  
71 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
58 58  
73 +* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.
59 59  
75 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
60 60  
77 +* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
78 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).
61 61  
62 -
63 -= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
64 -
65 -[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
66 -
67 -(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
68 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
69 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
70 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
71 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
72 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
73 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
74 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
75 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
76 -
77 -
78 -
79 -
80 -
81 -== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
82 -
83 -Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
84 -
85 -* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
86 -* Zuwender hat eine **Adresse**
87 -* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
88 -* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
89 -
90 -Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
91 -
92 -== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
93 -
94 -Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
95 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
96 -
97 -**Tipp für Versand per Brief**:
98 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
99 -
100 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
101 -
102 -(% style="width:824px" %)
103 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
104 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
105 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
106 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
107 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
108 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
109 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
110 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
111 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
112 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
113 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
114 -
115 -== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
116 -
117 -
118 -(% class="box infomessage" %)
119 -(((
120 -**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
121 -- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
122 -- Zuwender hat eine **Adresse**
123 -- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
124 -- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
125 -\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
126 -)))
127 -
128 -1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
129 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
130 -
131 -(% style="list-style-type:circle" %)
132 -* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
133 -
134 -(% start="2" %)
135 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
136 -
137 -(% style="list-style-type:circle" %)
138 -* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
139 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
140 -
141 -(% start="3" %)
142 142  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
143 143  
144 -(% style="list-style-type:circle" %)
145 145  * Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
146 146  
147 -(% start="4" %)
148 148  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
149 149  
150 -(% style="list-style-type:circle" %)
151 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
86 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
152 152  
153 -(% start="5" %)
154 154  1. Eingaben machen
155 -1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
89 +1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
156 156  
157 -(% style="list-style-type:circle" %)
158 158  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
159 -
160 -== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
161 -
162 -Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
163 -Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
164 -
165 -Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
166 -
167 -1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
168 -
169 -* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
170 -
171 -(% start="2" %)
172 -1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
173 -
174 -* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
175 -
176 -(% start="3" %)
177 -1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
178 -
179 -== Zuwendungen für ZWB parken ==
180 -
181 -[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
182 -
183 -
184 -
185 -
186 -
187 -
188 -
189 -
190 -
191 -
192 -
193 -
194 -
195 -
196 -
197 -
198 -
199 -(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
200 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
201 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
202 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
203 -**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
204 -**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
205 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
206 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
207 -
208 -
209 -
210 -
211 -
212 -
213 -
214 -
215 -
216 -
217 -
218 -
219 -
220 -
ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlage_0.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlage_2.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlage_Punkt_1.png
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_2.png
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ZWB_Vorlage_Punkt_3.png
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ZWB_Vorlagenmenue_2.png
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ZWB_parken.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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