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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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am 2023/10/11 13:42
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
Inhalt
... ... @@ -1,11 +1,13 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 +**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 +
3 3  {{toc/}}
4 4  )))
5 5  
8 +
6 6  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
7 7  
8 -Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
9 9  
10 10  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
11 11  
... ... @@ -12,12 +12,18 @@
12 12  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
13 13  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
14 14  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
15 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
17 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]].
16 16  
19 +
20 +
21 +
22 +
23 +
24 +
25 +
17 17  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
18 18  
19 19  Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
20 -Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
21 21  
22 22  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
23 23  
... ... @@ -34,25 +34,29 @@
34 34  
35 35  
36 36  
37 -== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
38 38  
39 -Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
40 -Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
41 41  
47 +
48 +
49 +
50 +
51 +
52 +
53 +
54 +=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
55 +
42 42  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
43 43  
44 44  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
45 45  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
46 46  |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
47 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
48 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
49 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
50 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
61 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
62 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
63 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
64 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
51 51  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
52 52  
53 -== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
54 54  
55 -Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
56 56  
57 57  
58 58  
... ... @@ -59,13 +59,26 @@
59 59  
60 60  
61 61  
62 -= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
63 63  
75 +
76 +
77 +
78 +
79 +=== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ===
80 +
81 +
82 +
83 +
84 +
85 +
86 +
87 += Übersichtsmenü Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
88 +
64 64  [[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
65 65  
66 66  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
67 67  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
68 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
93 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
69 69  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
70 70  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
71 71  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
... ... @@ -76,43 +76,35 @@
76 76  
77 77  
78 78  
79 -== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
80 80  
81 -Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
82 82  
83 -* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
84 -* Zuwender hat eine **Adresse**
85 -* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
86 -* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
87 87  
88 -Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
89 89  
90 -== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
91 91  
92 -Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
93 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
94 94  
95 -**Tipp für Versand per Brief**:
96 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
97 97  
111 +
112 +
113 +
114 +=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
115 +
98 98  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
99 99  
100 100  (% style="width:824px" %)
101 101  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
102 102  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
103 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
104 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
105 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
121 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
122 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
123 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
106 106  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
107 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
108 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
109 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
125 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
126 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
127 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
110 110  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
111 111  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
112 112  
113 -== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
131 +=== ZWB/Dankschreiben erstellen ===
114 114  
115 -
116 116  (% class="box infomessage" %)
117 117  (((
118 118  **Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -123,18 +123,17 @@
123 123  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
124 124  )))
125 125  
126 -1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
127 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
143 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
128 128  
129 129  (% style="list-style-type:circle" %)
130 -* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
146 +* Die Ergebnisanzahl unter **Anzeigen **wird angezeigt.
131 131  
132 132  (% start="2" %)
133 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
149 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
134 134  
135 135  (% style="list-style-type:circle" %)
136 -* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
137 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
152 +* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
153 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt **5 **von ZWB: Übersichtsmenü).
138 138  
139 139  (% start="3" %)
140 140  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
... ... @@ -146,72 +146,13 @@
146 146  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
147 147  
148 148  (% style="list-style-type:circle" %)
149 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
165 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
150 150  
151 151  (% start="5" %)
152 152  1. Eingaben machen
153 -1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
169 +1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
154 154  
155 155  (% style="list-style-type:circle" %)
156 156  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
157 157  
158 -== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
159 -
160 -Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
161 -Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
162 -
163 -Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
164 -
165 -1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
166 -
167 -* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
168 -
169 -(% start="2" %)
170 -1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
171 -
172 -* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
173 -
174 -(% start="3" %)
175 -1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
176 -
177 -== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
178 -
179 -[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
180 -
181 -
182 -
183 -
184 -
185 -
186 -
187 -
188 -
189 -
190 -
191 -
192 -
193 -
194 -
195 -
196 -
197 -(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
198 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
199 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
200 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
201 -**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
202 -**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
203 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
204 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
205 -
206 -
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208 -
209 -
210 -
211 -
212 -
213 -
214 -
215 -
216 -
217 217  
ZWB_parken.png
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