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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|Twingle
Inhalt
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1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -{{toc/}}
4 -)))
5 -
6 -= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
7 -
8 -Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
9 -
10 -[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
11 -
12 -(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
13 -|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
14 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
15 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
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27 -== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
28 -
29 -Es werden Standard-Vorlage ausgeliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null beginnen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
30 -Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
31 -
32 -[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
33 -
34 -(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
35 -|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
36 -|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
37 -|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
38 -|**3**|(% style="width:711px" %)(((
39 -Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
40 -)))
41 -|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
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58 -== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
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60 -Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellen, tragen Sie in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählen das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus.
61 -Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
62 -
63 -[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
64 -
65 -(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
66 -|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
67 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
68 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
69 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
70 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
71 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
72 -|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
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85 -== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
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87 -Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
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94 -= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
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96 -[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
97 -
98 -(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
99 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
100 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
101 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
102 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
103 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
104 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
105 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
106 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
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124 -
125 -== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
126 -
127 -Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
128 -
129 -* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
130 -* Zuwender hat eine **Adresse**
131 -* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
132 -* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
133 -
134 -(% class="box infomessage" %)
135 -(((
136 -Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
137 -)))
138 -
139 -== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
140 -
141 -Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
142 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
143 -
144 -(% class="box infomessage" %)
145 -(((
146 -**Tipp für Versand per Brief**:
147 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
148 -)))
149 -
150 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
151 -
152 -(% style="width:824px" %)
153 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
154 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
155 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
156 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
157 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
158 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
159 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
160 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
161 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
162 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
163 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
164 -
165 -== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
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167 -(% class="box infomessage" %)
168 -(((
169 -**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
170 -- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
171 -- Zuwender hat eine **Adresse**
172 -- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
173 -- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
174 -\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
175 -)))
176 -
177 -1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
178 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
179 -
180 -(% style="list-style-type:circle" %)
181 -* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
182 -
183 -(% start="2" %)
184 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
185 -
186 -(% style="list-style-type:circle" %)
187 -* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
188 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
189 -
190 -(% start="3" %)
191 -1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
192 -
193 -(% style="list-style-type:circle" %)
194 -* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
195 -
196 -(% start="4" %)
197 -1. Gewünschte **Aktion **auswählen
198 -
199 -(% style="list-style-type:circle" %)
200 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
201 -
202 -(% start="5" %)
203 -1. Eingaben machen
204 -1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
205 -
206 -(% style="list-style-type:circle" %)
207 -* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
208 -
209 -== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
210 -
211 -Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
212 -Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
213 -
214 -(% class="box infomessage" %)
215 -(((
216 -**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
217 -)))
218 -
219 -1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
220 -
221 -(% style="list-style-type:circle" %)
222 -* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
223 -
224 -(% start="2" %)
225 -1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
226 -
227 -(% style="list-style-type:circle" %)
228 -* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
229 -
230 -(% start="3" %)
231 -1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
232 -
233 -== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
234 -
235 -[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
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253 -(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
254 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
255 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
256 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
257 -**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
258 -**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
259 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
260 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
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ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_0.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_2.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_1.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -7.6 KB
Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_2.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_3.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlagenmenue_2.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_parken.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_uebersichtsmenue.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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