Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 4 gelöscht)
  • ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
  • ZWB_Vorlage_2.png
  • ZWB_parken.png
  • ZWB_uebersichtsmenue.png

Details

Seiteneigenschaften

Tags

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
	1	+Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen

Inhalt

...	...	@@ -1,18 +1,18 @@
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-{{toc/}}
	3	+
4	4	)))
5	5
	6	+
6	6	= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
7	7
8		-Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
9	9
10	10	[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
11	11
12	12	(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
13	13	|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
14		-|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
15		-|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
	14	+|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen nach bestimmten [[Kriterien filtern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:DCbersichtsmenFC]].
	15	+|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] und bereits vorhandene Vorlagen entdecken kann.
16	16
17	17
18	18
...	...	@@ -23,16 +23,18 @@
23	23
24	24
25	25
	26	+
	27	+
	28	+
	29	+
26	26	== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
27	27
28		-Es werden Standard-Vorlage ausgeliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null beginnen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
29		-Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
30	30
31	31	[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
32	32
33	33	(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
34	34	|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
35		-|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
	37	+|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, nach welchen Vorlagen man genau sucht.
36	36	|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
37	37	|**3**|(% style="width:711px" %)(((
38	38	Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
...	...	@@ -53,21 +53,9 @@
53	53
54	54
55	55
56		-== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
57	57
58		-Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellen, tragen Sie in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählen das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus.
59		-Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
60	60
61		-[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
62	62
63		-(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
64		-|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
65		-|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
66		-|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
67		-|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
68		-|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
69		-|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
70		-|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
71	71
72	72
73	73
...	...	@@ -74,194 +74,67 @@
74	74
75	75
76	76
	67	+=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
77	77
	69	+[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="296" style="float:left" width="705"]]
78	78
	71	+|=Nummer|=Beschreibung
	72	+|**1**|Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
	73	+|**2**|Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
	74	+|**3**|Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
	75	+|**4**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
	76	+|**5**|Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
	77	+|**6**|Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
79	79
	79	+== ZWB: Übersichtsmenü ==
80	80
	81	+[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="349" style="float:left" width="705"]]
81	81
82		-== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
	83	+|=Nummer|=Beschreibung
	84	+|**1**|Mit dem **Play**-Icon kann man sich hier alle gefilterten [[ZWB und Dankschreiben anzeigen lassen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HBisherigeZWBsundDankschreibenanzeigenlassen]].
	85	+|**2**|Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
	86	+|**3**|Weitere __Filterkriterien __für die ZWBs.
	87	+|**4**|Eine Auflistung der gefilterten Ergebnisse der ZWBs, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
	88	+|**5**|**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
	89	+|**6**|Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
	90	+|**7**|Hierüber kann man __ausgewählte ZWBs zurückstellen__.
83	83
84		-Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
	92	+=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
85	85
	94	+[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="388" style="float:left" width="645"]]
86	86
	96	+|=Nummer|=Beschreibung
	97	+|**0**|Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
	98	+|**1**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
	99	+|**2**|Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
	100	+|**3**|Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
	101	+|**4**|Hierüber wählt man einen Absender aus.
	102	+|**5**|Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	103	+|**6**|Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
	104	+|**7**|Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
	105	+|**8**|Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
	106	+|**9**|Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
87	87
	108	+=== ZWB/Dankschreiben per E-Mail/Brief versenden ===
88	88
	110	+1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
89	89
	112	+* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.
90	90
91		-= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
	114	+1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
92	92
93		-[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
	116	+* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
	117	+* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).
94	94
95		-(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
96		-|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
97		-|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
98		-|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
99		-|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
100		-|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
101		-|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
102		-|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
103		-|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
104		-
105		-
106		-
107		-
108		-
109		-
110		-
111		-
112		-
113		-
114		-
115		-
116		-
117		-
118		-
119		-
120		-
121		-== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
122		-
123		-Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
124		-
125		-* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
126		-* Zuwender hat eine **Adresse**
127		-* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
128		-* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
129		-
130		-(% class="box infomessage" %)
131		-(((
132		-Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
133		-)))
134		-
135		-== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
136		-
137		-Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
138		-Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
139		-
140		-(% class="box infomessage" %)
141		-(((
142		-**Tipp für Versand per Brief**:
143		-Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
144		-)))
145		-
146		-[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
147		-
148		-(% style="width:824px" %)
149		-|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
150		-|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
151		-|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
152		-|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
153		-|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
154		-|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
155		-|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
156		-|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
157		-|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
158		-|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
159		-|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
160		-
161		-== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
162		-
163		-(% class="box infomessage" %)
164		-(((
165		-**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
166		-- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
167		-- Zuwender hat eine **Adresse**
168		-- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
169		-- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
170		-\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
171		-)))
172		-
173		-1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
174		-1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
175		-
176		-(% style="list-style-type:circle" %)
177		-* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
178		-
179		-(% start="2" %)
180		-1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
181		-
182		-(% style="list-style-type:circle" %)
183		-* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
184		-* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
185		-
186		-(% start="3" %)
187	187	1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
188	188
189		-(% style="list-style-type:circle" %)
190	190	* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
191	191
192		-(% start="4" %)
193	193	1. Gewünschte **Aktion **auswählen
194	194
195		-(% style="list-style-type:circle" %)
196		-* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
	125	+* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
197	197
198		-(% start="5" %)
199	199	1. Eingaben machen
200		-1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
	128	+1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
201	201
202		-(% style="list-style-type:circle" %)
203	203	* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
204		-
205		-== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
206		-
207		-Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
208		-Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
209		-
210		-(% class="box infomessage" %)
211		-(((
212		-**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
213		-)))
214		-
215		-1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
216		-
217		-(% style="list-style-type:circle" %)
218		-* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
219		-
220		-(% start="2" %)
221		-1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
222		-
223		-(% style="list-style-type:circle" %)
224		-* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
225		-
226		-(% start="3" %)
227		-1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
228		-
229		-== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
230		-
231		-[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
232		-
233		-
234		-
235		-
236		-
237		-
238		-
239		-
240		-
241		-
242		-
243		-
244		-
245		-
246		-
247		-
248		-
249		-(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
250		-|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
251		-|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
252		-|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
253		-**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
254		-**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
255		-|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
256		-|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
257		-
258		-
259		-
260		-
261		-
262		-
263		-
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266		-
267		-

ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png

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