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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/23 13:58
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/10/13 09:12
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
Inhalt
... ... @@ -1,5 +1,7 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 +**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 +
3 3  {{toc/}}
4 4  )))
5 5  
... ... @@ -23,9 +23,11 @@
23 23  
24 24  
25 25  
28 +
29 +
26 26  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
27 27  
28 -Es werden Standard-Vorlage ausgeliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null beginnen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
32 +Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
29 29  Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
30 30  
31 31  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
... ... @@ -53,16 +53,22 @@
53 53  
54 54  
55 55  
60 +
61 +
62 +
63 +
64 +
65 +
56 56  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
57 57  
58 -Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellen, tragen Sie in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählen das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus.
59 -Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
68 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
69 +Rechts unten befindet sich der Button + zur neuanlage.
60 60  
61 61  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
62 62  
63 63  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
64 64  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
65 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
75 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
66 66  |(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
67 67  |(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
68 68  |(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
... ... @@ -69,19 +69,8 @@
69 69  |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
70 70  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
71 71  
72 -
73 -
74 -
75 -
76 -
77 -
78 -
79 -
80 -
81 -
82 82  == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
83 83  
84 -Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
85 85  
86 86  
87 87  
... ... @@ -94,7 +94,7 @@
94 94  
95 95  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
96 96  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
97 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
96 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
98 98  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
99 99  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
100 100  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
... ... @@ -102,59 +102,20 @@
102 102  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
103 103  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
104 104  
105 -
106 -
107 -
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110 -
111 -
112 -
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114 -
115 -
116 -
117 -
118 -
119 -
120 -
121 -== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
122 -
123 -Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
124 -
125 -* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
126 -* Zuwender hat eine **Adresse**
127 -* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
128 -* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
129 -
130 -(% class="box infomessage" %)
131 -(((
132 -Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
133 -)))
134 -
135 135  == Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
136 136  
137 -Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
138 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
139 -
140 -(% class="box infomessage" %)
141 -(((
142 -**Tipp für Versand per Brief**:
143 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
144 -)))
145 -
146 146  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
147 147  
148 148  (% style="width:824px" %)
149 149  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
150 150  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
151 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
152 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
153 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
111 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
112 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
113 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
154 154  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
155 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
156 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
157 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
115 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
116 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
117 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
158 158  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
159 159  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
160 160  
... ... @@ -170,18 +170,17 @@
170 170  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
171 171  )))
172 172  
173 -1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
174 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
133 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
175 175  
176 176  (% style="list-style-type:circle" %)
177 -* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
136 +* Die Ergebnisanzahl unter **Anzeigen **wird angezeigt.
178 178  
179 179  (% start="2" %)
180 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
139 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
181 181  
182 182  (% style="list-style-type:circle" %)
183 -* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
184 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
142 +* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
143 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt **5 **von ZWB: Übersichtsmenü).
185 185  
186 186  (% start="3" %)
187 187  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
... ... @@ -193,75 +193,13 @@
193 193  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
194 194  
195 195  (% style="list-style-type:circle" %)
196 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
155 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
197 197  
198 198  (% start="5" %)
199 199  1. Eingaben machen
200 -1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
159 +1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
201 201  
202 202  (% style="list-style-type:circle" %)
203 203  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
204 204  
205 -== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
206 -
207 -Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
208 -Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
209 -
210 -(% class="box infomessage" %)
211 -(((
212 -**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
213 -)))
214 -
215 -1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
216 -
217 -(% style="list-style-type:circle" %)
218 -* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
219 -
220 -(% start="2" %)
221 -1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
222 -
223 -(% style="list-style-type:circle" %)
224 -* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
225 -
226 -(% start="3" %)
227 -1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
228 -
229 -== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
230 -
231 -[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
232 -
233 -
234 -
235 -
236 -
237 -
238 -
239 -
240 -
241 -
242 -
243 -
244 -
245 -
246 -
247 -
248 -
249 -(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
250 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
251 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
252 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
253 -**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
254 -**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
255 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
256 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
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261 -
262 -
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265 -
266 -
267 267  
ZWB_parken.png
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