Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

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Zusammenfassung

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- ZWB_parken.png

Details

Seiteneigenschaften

Tags

@@ -1,1 +1,1 @@
--Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
++Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen

Inhalt

@@ -1,11 +1,13 @@
  (% class="box" %)
  (((
++**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
++
  {{toc/}}
  )))
++
  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
--Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
@@ -12,7 +12,7 @@
  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
--|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
++|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]].
@@ -19,12 +19,8 @@
--
--
  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
--Es werden Standard-Vorlage ausgeliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null beginnen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
--Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
@@ -47,22 +47,18 @@
++=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
--== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
--
--Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellen, tragen Sie in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählen das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus.
--Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
--
  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
--|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
--|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
--|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
--|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
++|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
++|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
++|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
++|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
++|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
@@ -71,25 +71,22 @@
++=== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ===
--== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
--Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
++== Übersichtsmenü Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben ==
--
--= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
--
  [[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
--|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
++|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
++|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
  |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
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--== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
--Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
--* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
--* Zuwender hat eine **Adresse**
--* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
--* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
--)))
++=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
--== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
--
--Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
--Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Tipp für Versand per Brief**:
--Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
--)))
--
  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
  (% style="width:824px" %)
  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
--|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
--|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
--|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
++|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
++|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
++|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
--|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
--|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
--|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
++|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
++|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
++|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
--== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
++=== ZWB/Dankschreiben erstellen ===
--(% class="box infomessage" %)
--(((
  **Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
++
  - Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
  - Zuwender hat eine **Adresse**
  - Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
  - Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
--\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
--)))
--1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
--1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
++Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
--(% start="2" %)
--1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
++1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
--* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
++* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.
--(% start="3" %)
++1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
++
++* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
++* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).
++
 . **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
--(% style="list-style-type:circle" %)
  * Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
--(% start="4" %)
 . Gewünschte **Aktion **auswählen
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
++* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
--(% start="5" %)
 . Eingaben machen
--1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
++1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
--(% style="list-style-type:circle" %)
  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
--
--== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
--
--Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
--Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
--)))
--
--1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
--
--(% start="2" %)
--1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
--
--(% start="3" %)
--1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
--
--== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
--
--[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
--|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
--|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
--**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
--**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
--|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
--|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
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