Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

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Zusammenfassung

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- ZWB_parken.png

Details

Seiteneigenschaften

Dokument-Autor

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.MarcoBauer
++XWiki.kprummer

Tags

@@ -1,1 +1,1 @@
--Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
++Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen

Inhalt

@@ -1,5 +1,7 @@
  (% class="box" %)
  (((
++**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
++
  {{toc/}}
  )))
@@ -12,7 +12,7 @@
  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
--|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
++|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
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--
  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
--Es werden Standard-Vorlage ausgeliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null beginnen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
--Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
++Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden. Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
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++
  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
--Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellen, tragen Sie in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählen das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus.
--Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
++Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus. Rechts unten befindet sich der Button + zur neuanlage.
  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
++|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
  |(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
  |(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
  |(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
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--
  == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
--Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
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  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
--|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
++|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
++|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
  |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
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--== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
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--Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
--
--* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
--* Zuwender hat eine **Adresse**
--* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
--* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
--)))
--
  == Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
--Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
--Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Tipp für Versand per Brief**:
--Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
--)))
--
  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
  (% style="width:824px" %)
  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
--|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
--|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
--|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
++|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
++|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
++|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
--|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
--|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
--|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
++|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
++|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
++|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
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  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
  )))
--1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
--1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
++1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
++* Die Ergebnisanzahl unter **Anzeigen **wird angezeigt.
  (% start="2" %)
--1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
++1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
--* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
++* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
++* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt **5 **von ZWB: Übersichtsmenü).
  (% start="3" %)
 . **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
@@ -185,73 +185,13 @@
 . Gewünschte **Aktion **auswählen
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
++* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
  (% start="5" %)
 . Eingaben machen
--1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
++1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
--== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
--
--Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
--Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
--)))
--
--1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
--
--(% start="2" %)
--1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
--
--(% start="3" %)
--1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
--
--== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
--
--[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
--
--
--
--
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--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
--|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
--|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
--**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
--**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
--|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
--|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
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ZWB_parken.png

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