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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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am 2023/10/11 13:39
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
Inhalt
... ... @@ -5,10 +5,9 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +
8 8  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
9 9  
10 -Nachdem man  in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
11 -Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
12 12  
13 13  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
14 14  
... ... @@ -15,7 +15,7 @@
15 15  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
16 16  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
17 17  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
18 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
17 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]].
19 19  
20 20  
21 21  
... ... @@ -25,15 +25,8 @@
25 25  
26 26  
27 27  
28 -
29 -
30 -
31 31  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
32 32  
33 -Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
34 -Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
35 -Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
36 -
37 37  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
38 38  
39 39  (% style="margin-left:auto; width:794px" %)
... ... @@ -59,28 +59,22 @@
59 59  
60 60  
61 61  
54 +=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
62 62  
63 -== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
64 -
65 -Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
66 -Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.
67 -
68 68  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
69 69  
70 70  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
71 71  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
72 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
73 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
74 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
75 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
76 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
60 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
61 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
62 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
63 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
64 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
77 77  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
78 78  
79 79  
80 80  
81 -== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
82 82  
83 -Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
84 84  
85 85  
86 86  
... ... @@ -87,17 +87,29 @@
87 87  
88 88  
89 89  
90 -= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
91 91  
77 +
78 +
79 +
80 +=== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ===
81 +
82 +
83 +
84 +
85 +
86 +
87 +
88 += Übersichtsmenü Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
89 +
92 92  [[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
93 93  
94 94  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
95 95  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
96 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
97 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
94 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
95 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
98 98  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
99 99  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
100 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
98 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
101 101  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
102 102  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
103 103  
... ... @@ -115,47 +115,24 @@
115 115  
116 116  
117 117  
118 -== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
116 +=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
119 119  
120 -Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
121 -
122 -* Die Zuwendung steht auf Status **erhalten**
123 -* Der Zuwender hat eine **Adresse**
124 -* Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
125 -* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
126 -
127 -(% class="box infomessage" %)
128 -(((
129 -Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
130 -)))
131 -
132 -== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
133 -
134 -Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
135 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
136 -
137 -(% class="box infomessage" %)
138 -(((
139 -**Tipp für Versand per Brief**:
140 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
141 -)))
142 -
143 143  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
144 144  
145 145  (% style="width:824px" %)
146 146  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
147 147  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
148 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
149 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
150 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
123 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
124 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
125 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
151 151  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
152 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
153 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
154 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
127 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
128 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
129 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
155 155  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
156 156  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
157 157  
158 -== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
133 +=== ZWB/Dankschreiben erstellen ===
159 159  
160 160  (% class="box infomessage" %)
161 161  (((
... ... @@ -167,18 +167,17 @@
167 167  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
168 168  )))
169 169  
170 -1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
171 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
145 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
172 172  
173 173  (% style="list-style-type:circle" %)
174 -* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
148 +* Die Ergebnisanzahl unter **Anzeigen **wird angezeigt.
175 175  
176 176  (% start="2" %)
177 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
151 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
178 178  
179 179  (% style="list-style-type:circle" %)
180 -* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
181 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
154 +* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
155 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt **5 **von ZWB: Übersichtsmenü).
182 182  
183 183  (% start="3" %)
184 184  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
... ... @@ -190,64 +190,14 @@
190 190  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
191 191  
192 192  (% style="list-style-type:circle" %)
193 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
167 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
194 194  
195 195  (% start="5" %)
196 196  1. Eingaben machen
197 -1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
171 +1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
198 198  
199 199  (% style="list-style-type:circle" %)
200 200  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
201 201  
202 -== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
203 203  
204 -Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
205 -Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
206 -
207 -(% class="box infomessage" %)
208 -(((
209 -**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
210 -)))
211 -
212 -1. Gewünschte Zuwendung öffnen
213 -
214 -(% style="list-style-type:circle" %)
215 -* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
216 -
217 -(% start="2" %)
218 -1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
219 -
220 -(% style="list-style-type:circle" %)
221 -* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
222 -* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
223 -
224 -== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
225 -
226 -[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
227 -
228 -
229 -
230 -
231 -
232 -
233 -
234 -
235 -
236 -
237 -
238 -
239 -
240 -
241 -
242 -
243 -
244 -(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
245 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
246 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
247 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
248 -**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
249 -**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
250 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
251 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
252 -
253 253  
ZWB_parken.png
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