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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/24 10:34
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/02/26 13:43
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,10 +1,15 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
3 +=== **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:** ===
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
9 9  
10 10  Nachdem man  in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
... ... @@ -22,12 +22,6 @@
22 22  
23 23  
24 24  
25 -
26 -
27 -
28 -
29 -
30 -
31 31  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
32 32  
33 33  Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
... ... @@ -55,11 +55,6 @@
55 55  
56 56  
57 57  
58 -
59 -
60 -
61 -
62 -
63 63  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
64 64  
65 65  Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
... ... @@ -76,8 +76,6 @@
76 76  |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
77 77  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
78 78  
79 -
80 -
81 81  == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
82 82  
83 83  Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
... ... @@ -96,25 +96,23 @@
96 96  |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
97 97  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
98 98  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
91 +|(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
99 99  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
100 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
93 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((
94 +**Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
95 +
96 +Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
97 +)))
101 101  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
102 102  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
103 103  
101 +{{info}}
102 +Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
103 +Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
104 +**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
105 +Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
106 +{{/info}}
104 104  
105 -
106 -
107 -
108 -
109 -
110 -
111 -
112 -
113 -
114 -
115 -
116 -
117 -
118 118  == Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
119 119  
120 120  Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -124,37 +124,19 @@
124 124  * Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
125 125  * Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
126 126  
117 +Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
118 +Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
119 +Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
120 +Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
121 +
127 127  (% class="box infomessage" %)
128 128  (((
129 129  Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
125 +\\Wird eine **ZWB erstellt**, wird **automatisch **eine **Aktivität erzeugt**. **Ab sofort **kann man die **Checkbox nicht mehr bearbeiten **und die **Aktivität **auch **nicht löschen**.
126 +**Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
130 130  )))
131 131  
132 -== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
133 133  
134 -Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
135 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
136 -
137 -(% class="box infomessage" %)
138 -(((
139 -**Tipp für Versand per Brief**:
140 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
141 -)))
142 -
143 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
144 -
145 -(% style="width:824px" %)
146 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
147 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
148 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
149 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
150 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
151 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
152 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
153 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
154 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
155 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
156 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
157 -
158 158  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
159 159  
160 160  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -199,6 +199,46 @@
199 199  (% style="list-style-type:circle" %)
200 200  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
201 201  
174 +== Versand per E-Mail ==
175 +
176 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
177 +
178 +(% style="width:824px" %)
179 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
180 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
181 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
182 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
183 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
184 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
185 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
186 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
187 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
188 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
189 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
190 +
191 +=== Versand per Brief ===
192 +
193 +(% class="box infomessage" %)
194 +(((
195 +**Tipp für Versand per Brief**:
196 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
197 +)))
198 +
199 +SCREENSHOT EINFÜGEN
200 +
201 +(% style="width:824px" %)
202 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
203 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)
204 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)
205 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)
206 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)
207 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)
208 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)
209 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)
210 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)
211 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)
212 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)
213 +
202 202  == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
203 203  
204 204  Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
... ... @@ -241,6 +241,7 @@
241 241  
242 242  
243 243  
256 +
244 244  (% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
245 245  |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
246 246  |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
... ... @@ -248,6 +248,63 @@
248 248  **Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
249 249  **Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
250 250  |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
251 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
264 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)(((
265 +Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
252 252  
267 +
253 253  
269 +)))
270 +
271 +
272 +
273 +
274 +
275 +
276 +
277 +Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
278 +
279 +* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
280 +* keine ZWB erstellbar ist
281 +
282 +**Vorgehen **in diesem Fall:
283 +**1**) Auf den **!**-Button klicken
284 + Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
285 +**2**) Auf **Zuwendungen **und dann auf **Inaktive Kontakte integriert** klicken
286 + Mittels Klick auf das **! **werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
287 +
288 +
289 +== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
290 +
291 +
292 +== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
293 +
294 +Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
295 +
296 +
297 +
298 +
299 +
300 +
301 +
302 +
303 +
304 +
305 +
306 +
307 +
308 +
309 +
310 +
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316 +
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319 +
320 +
321 +xx
322 +
323 +