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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|Twingle|Twingle-Import
Inhalt
... ... @@ -1,253 +1,0 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 -
5 -{{toc/}}
6 -)))
7 -
8 -= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
9 -
10 -Nachdem man  in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
11 -Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
12 -
13 -[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
14 -
15 -(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
16 -|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
17 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
18 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
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30 -
31 -== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
32 -
33 -Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
34 -Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
35 -Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
36 -
37 -[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
38 -
39 -(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
40 -|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
41 -|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
42 -|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
43 -|**3**|(% style="width:711px" %)(((
44 -Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
45 -)))
46 -|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
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62 -
63 -== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
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65 -Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
66 -Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.
67 -
68 -[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
69 -
70 -(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
71 -|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
72 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
73 -|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
74 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
75 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
76 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
77 -|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
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81 -== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
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83 -Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
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90 -= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
91 -
92 -[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
93 -
94 -(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
95 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
96 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
97 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
98 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
99 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
100 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
101 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
102 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
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117 -
118 -== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
119 -
120 -Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
121 -
122 -* Die Zuwendung steht auf Status **erhalten**
123 -* Der Zuwender hat eine **Adresse**
124 -* Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
125 -* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
126 -
127 -(% class="box infomessage" %)
128 -(((
129 -Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
130 -)))
131 -
132 -== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
133 -
134 -Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
135 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
136 -
137 -(% class="box infomessage" %)
138 -(((
139 -**Tipp für Versand per Brief**:
140 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
141 -)))
142 -
143 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
144 -
145 -(% style="width:824px" %)
146 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
147 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
148 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
149 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
150 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
151 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
152 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
153 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
154 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
155 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
156 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
157 -
158 -== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
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160 -(% class="box infomessage" %)
161 -(((
162 -**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
163 -- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
164 -- Zuwender hat eine **Adresse**
165 -- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
166 -- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
167 -\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
168 -)))
169 -
170 -1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
171 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
172 -
173 -(% style="list-style-type:circle" %)
174 -* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
175 -
176 -(% start="2" %)
177 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
178 -
179 -(% style="list-style-type:circle" %)
180 -* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
181 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
182 -
183 -(% start="3" %)
184 -1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
185 -
186 -(% style="list-style-type:circle" %)
187 -* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
188 -
189 -(% start="4" %)
190 -1. Gewünschte **Aktion **auswählen
191 -
192 -(% style="list-style-type:circle" %)
193 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
194 -
195 -(% start="5" %)
196 -1. Eingaben machen
197 -1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
198 -
199 -(% style="list-style-type:circle" %)
200 -* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
201 -
202 -== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
203 -
204 -Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
205 -Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
206 -
207 -(% class="box infomessage" %)
208 -(((
209 -**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
210 -)))
211 -
212 -1. Gewünschte Zuwendung öffnen
213 -
214 -(% style="list-style-type:circle" %)
215 -* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
216 -
217 -(% start="2" %)
218 -1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
219 -
220 -(% style="list-style-type:circle" %)
221 -* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
222 -* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
223 -
224 -== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
225 -
226 -[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
227 -
228 -
229 -
230 -
231 -
232 -
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234 -
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236 -
237 -
238 -
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240 -
241 -
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243 -
244 -(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
245 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
246 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
247 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
248 -**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
249 -**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
250 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
251 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
252 -
253 -
ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -254.9 KB
Inhalt
ZWB_Vorlage_0.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_2.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -192.1 KB
Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_1.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -7.6 KB
Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_2.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -14.3 KB
Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_3.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -1.1 KB
Inhalt
ZWB_Vorlagenmenue_2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -203.9 KB
Inhalt
ZWB_parken.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_uebersichtsmenue.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -734.3 KB
Inhalt