Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

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Rohform
Im Layout

Zusammenfassung

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Anhänge (0 geändert, 2 hinzugefügt, 0 gelöscht)
- ZWB_Dankschreiben_02_2024.png
- ZWB_Dankschreiben_Auswahl_Button_02_2024.png

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

@@ -1,10 +1,16 @@
  (% class="box" %)
  (((
++(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
  **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
  {{toc/}}
  )))
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
++)))
++
  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
  Nachdem man  in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
@@ -14,8 +14,8 @@
  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
--|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
--|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
++|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die **Zuwendungsbestätigungen** und/oder **Dankschreiben** erstellen.
++|**2**|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
@@ -22,15 +22,9 @@
--
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--
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  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
--Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
--Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
++Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
  Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
@@ -53,11 +53,6 @@
--
--
--
--
--
  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
  Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
@@ -74,7 +74,6 @@
  |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
--
  == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
  Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
@@ -86,18 +86,23 @@
  = Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
--[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
++[[image:ZWB_Dankschreiben_02_2024.png||height="582" style="float:left" width="978"]]
--(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
--|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
--|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
--|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
--|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
--|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
--|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
--|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
++(% style="margin-left:auto; width:505px" %)
++|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 427px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:427px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
++|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:427px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
++|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:427px" %)Weitere **Filterkriterien **für die Zuwendungen.
++|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:427px" %)Hier wählt man über Dropdown die Stiftung aus.
++|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:427px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
++|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:427px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
++|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:427px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
++|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:427px" %)(((
++**Aktionen **ZWB per E-Mail oder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
++Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
++)))
++|(% style="width:68px" %)**9**|(% style="width:427px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
@@ -111,6 +111,63 @@
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++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
++Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
++**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
++Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
++)))
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++xx
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  == Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
  Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
@@ -120,37 +120,19 @@
  * Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
  * Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
++Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
++Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
++Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
++Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
  Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
++\\Wird eine **ZWB erstellt**, wird **automatisch **eine **Aktivität erzeugt**. **Ab sofort **kann man die **Checkbox nicht mehr bearbeiten **und die **Aktivität **auch **nicht löschen**.
++**Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
  )))
--== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
--Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
--Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Tipp für Versand per Brief**:
--Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
--)))
--
--[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
--
--(% style="width:824px" %)
--|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
--|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
--|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
--|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
--|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
--|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
--|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
--|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
--|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
--|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
--
  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
  (% class="box infomessage" %)
@@ -161,6 +161,11 @@
  - Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
  - Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
++Ein ZWB/Dankschreiben man über zwei verschiedene Wege versenden.
++Und zwar per:
++
++* [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperE-Mail]]
++* [[Brief>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperBrief]]
  )))
 . Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
@@ -195,6 +195,46 @@
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
++=== Versand per E-Mail ===
++
++[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
++
++(% style="width:824px" %)
++|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
++|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
++|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
++|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
++|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
++|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
++|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
++|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
++|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
++|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
++
++=== Versand per Brief ===
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Tipp für Versand per Brief**:
++Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
++)))
++
++SCREENSHOT EINFÜGEN
++
++(% style="width:824px" %)
++|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)
++
  == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
  Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
@@ -219,8 +219,12 @@
  == Parken von Zuwendungen für ZWB ==
--[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
++[[image:ZWB_Dankschreiben_Auswahl_Button_02_2024.png||alt="ZWB_parken.png" height="520" width="870"]]
++(% style="width:872px" %)
++|=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 795px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:795px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
++|(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:795px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **1 **vorher auswählen.
@@ -237,36 +237,30 @@
--(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
--|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
--|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
--**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
--**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
--|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
--|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
++Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
++* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
++* keine ZWB erstellbar ist
++**Vorgehen **in diesem Fall:
++**1**) Auf den **!**-Button klicken
++    Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
++**2**) Auf **Zuwendungen **und dann auf **Inaktive Kontakte integriert** klicken
++    Mittels Klick auf das **! **werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
++
++== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
++== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
++Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Ein **! **Button blinkt, **sobald...**
--- Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
--- keine ZWB erstellbar ist
--\\In diesem Fall klickt man auf den  **! **Button. Daraufhin erfolgt folgende Meldung:
--"Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
--\\Hierzu klickt man zunächst auf **Zuwendungen **und anschließend auf **Inaktive Kontakte integriert**.
--Mittels einem Klick auf das **! **werden dann die inaktiven Kontakte angezeigt.
--)))
@@ -288,10 +288,6 @@
--
--
--
--
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ZWB_Dankschreiben_02_2024.png

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