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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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am 2024/01/24 17:52
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -1,5 +1,6 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 +(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
3 3  **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
... ... @@ -19,17 +19,20 @@
19 19  
20 20  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
21 21  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
22 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
23 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
23 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die **Zuwendungsbestätigungen** und/oder **Dankschreiben** erstellen.
24 +|**2**|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
24 24  
25 25  
26 26  
27 27  
28 28  
30 +
31 +
32 +
33 +
29 29  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
30 30  
31 -Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
32 -Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
36 +Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
33 33  Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
34 34  
35 35  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
... ... @@ -51,6 +51,10 @@
51 51  
52 52  
53 53  
58 +
59 +
60 +
61 +
54 54  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
55 55  
56 56  Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
... ... @@ -85,24 +85,23 @@
85 85  |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
86 86  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
87 87  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
96 +|(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
88 88  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
89 89  |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((
90 -**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
99 +**Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
91 91  
92 -Hat man beim **Ausführen Serienbrief **ausgewählt, werden alle E-Mails ausgefiltert.
93 -Hat man beim **Ausführen E-Mail** ausgewählt, werden alle Serienbriefe ausgefiltert.
94 -Nur bei der Wahl von **Dankbrief **oder **Dankbrief_Individuell **wird auf **Dank Medium **ausgewertet. Die Spalten **ZWB Medium** und **Dank Medium** sind jetzt DEFAULT und tauchen nun im Layout auf. Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
101 +Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
95 95  )))
96 96  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
97 97  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
98 98  
106 +{{info}}
107 +Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
108 +Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
109 +**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
110 +Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
111 +{{/info}}
99 99  
100 -
101 -
102 -
103 -
104 -
105 -
106 106  == Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
107 107  
108 108  Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -112,39 +112,19 @@
112 112  * Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
113 113  * Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
114 114  
122 +Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
123 +Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
124 +Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
125 +Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
126 +
115 115  (% class="box infomessage" %)
116 116  (((
117 117  Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
118 118  \\Wird eine **ZWB erstellt**, wird **automatisch **eine **Aktivität erzeugt**. **Ab sofort **kann man die **Checkbox nicht mehr bearbeiten **und die **Aktivität **auch **nicht löschen**.
119 -**Selbiges **gilt für den **Anhang **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
131 +**Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
120 120  )))
121 121  
122 -== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
123 123  
124 -Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
125 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
126 -
127 -(% class="box infomessage" %)
128 -(((
129 -**Tipp für Versand per Brief**:
130 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
131 -)))
132 -
133 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
134 -
135 -(% style="width:824px" %)
136 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
137 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
138 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
139 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
140 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
141 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
142 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
143 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
144 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
145 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
146 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
147 -
148 148  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
149 149  
150 150  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -155,6 +155,11 @@
155 155  - Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
156 156  - Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
157 157  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
145 +Ein ZWB/Dankschreiben man über zwei verschiedene Wege versenden.
146 +Und zwar per:
147 +
148 +* [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperE-Mail]]
149 +* [[Brief>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperBrief]]
158 158  )))
159 159  
160 160  1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
... ... @@ -189,6 +189,46 @@
189 189  (% style="list-style-type:circle" %)
190 190  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
191 191  
184 +=== Versand per E-Mail ===
185 +
186 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
187 +
188 +(% style="width:824px" %)
189 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
190 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
191 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
192 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
193 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
194 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
195 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
196 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
197 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
198 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
199 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
200 +
201 +=== Versand per Brief ===
202 +
203 +(% class="box infomessage" %)
204 +(((
205 +**Tipp für Versand per Brief**:
206 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
207 +)))
208 +
209 +SCREENSHOT EINFÜGEN
210 +
211 +(% style="width:824px" %)
212 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
213 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)
214 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)
215 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)
216 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)
217 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)
218 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)
219 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)
220 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)
221 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)
222 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)
223 +
192 192  == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
193 193  
194 194  Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
... ... @@ -231,6 +231,7 @@
231 231  
232 232  
233 233  
266 +
234 234  (% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
235 235  |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
236 236  |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
... ... @@ -245,22 +245,18 @@
245 245  
246 246  )))
247 247  
281 +Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
248 248  
283 +* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
284 +* keine ZWB erstellbar ist
249 249  
286 +**Vorgehen **in diesem Fall:
287 +**1**) Auf den **!**-Button klicken
288 + Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
289 +**2**) Auf **Zuwendungen **und dann auf **Inaktive Kontakte integriert** klicken
290 + Mittels Klick auf das **! **werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
291 +
250 250  
251 -
252 -
253 -(% class="box infomessage" %)
254 -(((
255 -Ein **! **Button blinkt, **sobald...**
256 -- Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
257 -- keine ZWB erstellbar ist
258 -\\In diesem Fall klickt man auf den  **! **Button. Daraufhin erfolgt folgende Meldung:
259 -"Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
260 -\\Hierzu klickt man zunächst auf **Zuwendungen **und anschließend auf **Inaktive Kontakte integriert**.
261 -Mittels einem Klick auf das **! **werden dann die inaktiven Kontakte angezeigt.
262 -)))
263 -
264 264  == Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
265 265  
266 266