Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

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am 2024/01/24 18:41

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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/02/26 13:41

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Rohform
Im Layout

Zusammenfassung

Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)

Details

Seiteneigenschaften

Dokument-Autor

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--XWiki.MarcoBauer
++XWiki.kprummer

Inhalt

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  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
  Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
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  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
  Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
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  |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
++|(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
  |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((
--**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
++**Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
--Hat man beim **Ausführen Serienbrief **ausgewählt, werden alle E-Mails ausgefiltert.
--Hat man beim **Ausführen E-Mail** ausgewählt, werden alle Serienbriefe ausgefiltert.
--Nur bei der Wahl von **Dankbrief **oder **Dankbrief_Individuell **wird auf **Dank Medium **ausgewertet. Die Spalten **ZWB Medium** und **Dank Medium** sind jetzt DEFAULT und tauchen nun im Layout auf. Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
++Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
  )))
  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
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--(% class="wikigeneratedid" %)
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  {{info}}
  Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
  Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
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  * Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
  * Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
++Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
++Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
++Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
++Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
  Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
  \\Wird eine **ZWB erstellt**, wird **automatisch **eine **Aktivität erzeugt**. **Ab sofort **kann man die **Checkbox nicht mehr bearbeiten **und die **Aktivität **auch **nicht löschen**.
--**Selbiges **gilt für den **Anhang **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
++**Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
  )))
--== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
++== Erstellung einer ZWB per E-Mail im Detail ==
--Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
--Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
  **Tipp für Versand per Brief**:
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  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
  |(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
  |(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
--|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
++|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
  |(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
--|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
++|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
  |(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
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  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
++
++== Versand per E-Mail ==
++
++[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
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++(% style="width:824px" %)
++|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
++|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
++|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
++|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
++|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
++|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
++|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
++|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
++|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
++|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
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++== Versand per Brief ==
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++SCREENSHOT EINFÜGEN
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++(% style="width:824px" %)
++|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)
++|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)
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  == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
  Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
@@ -253,6 +253,7 @@
++
  (% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
  |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
@@ -271,17 +271,22 @@
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Ein **! **Button blinkt, **sobald...**
--- Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
--- keine ZWB erstellbar ist
--\\In diesem Fall klickt man auf den  **! **Button. Daraufhin erfolgt folgende Meldung:
--"Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
--\\Hierzu klickt man zunächst auf **Zuwendungen **und anschließend auf **Inaktive Kontakte integriert**.
--Mittels einem Klick auf das **! **werden dann die inaktiven Kontakte angezeigt.
--)))
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++
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++Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
++
++* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
++* keine ZWB erstellbar ist
++
++**Vorgehen **in diesem Fall:
++**1**) Auf den **!**-Button klicken
++    Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
++**2**) Auf **Zuwendungen **und dann auf **Inaktive Kontakte integriert** klicken
++    Mittels Klick auf das **! **werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
++
++
  == Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==