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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -1,5 +1,6 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 +(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
3 3  **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
... ... @@ -19,16 +19,21 @@
19 19  
20 20  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
21 21  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
22 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
23 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
23 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die **Zuwendungsbestätigungen** und/oder **Dankschreiben** erstellen.
24 +|**2**|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
24 24  
25 25  
26 26  
27 27  
29 +
30 +
31 +
32 +
33 +
34 +
28 28  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
29 29  
30 -Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
31 -Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
37 +Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
32 32  Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
33 33  
34 34  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
... ... @@ -49,6 +49,12 @@
49 49  
50 50  
51 51  
58 +
59 +
60 +
61 +
62 +
63 +
52 52  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
53 53  
54 54  Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
... ... @@ -83,41 +83,16 @@
83 83  |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
84 84  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
85 85  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
98 +|(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
86 86  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
87 87  |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((
88 -**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
101 +**Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
89 89  
90 -Hat man beim **Ausführen Serienbrief **ausgewählt, werden alle E-Mails ausgefiltert.
91 -Hat man beim **Ausführen E-Mail** ausgewählt, werden alle Serienbriefe ausgefiltert.
92 -Nur bei der Wahl von **Dankbrief **oder **Dankbrief_Individuell **wird auf **Dank Medium **ausgewertet. Die Spalten **ZWB Medium** und **Dank Medium** sind jetzt DEFAULT und tauchen nun im Layout auf. Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
103 +Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
93 93  )))
94 94  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
95 95  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
96 96  
97 -
98 -
99 -
100 -
101 -
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116 -
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118 -(% class="wikigeneratedid" %)
119 -xx
120 -
121 121  {{info}}
122 122  Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
123 123  Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
... ... @@ -134,39 +134,19 @@
134 134  * Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
135 135  * Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
136 136  
124 +Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
125 +Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
126 +Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
127 +Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
128 +
137 137  (% class="box infomessage" %)
138 138  (((
139 139  Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
140 140  \\Wird eine **ZWB erstellt**, wird **automatisch **eine **Aktivität erzeugt**. **Ab sofort **kann man die **Checkbox nicht mehr bearbeiten **und die **Aktivität **auch **nicht löschen**.
141 -**Selbiges **gilt für den **Anhang **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
133 +**Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
142 142  )))
143 143  
144 -== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
145 145  
146 -Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
147 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
148 -
149 -(% class="box infomessage" %)
150 -(((
151 -**Tipp für Versand per Brief**:
152 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
153 -)))
154 -
155 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
156 -
157 -(% style="width:824px" %)
158 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
159 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
160 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
161 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
162 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
163 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
164 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
165 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
166 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
167 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
168 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
169 -
170 170  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
171 171  
172 172  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -177,6 +177,11 @@
177 177  - Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
178 178  - Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
179 179  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
147 +Ein ZWB/Dankschreiben man über zwei verschiedene Wege versenden.
148 +Und zwar per:
149 +
150 +* [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperE-Mail]]
151 +* Brief
180 180  )))
181 181  
182 182  1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
... ... @@ -211,6 +211,46 @@
211 211  (% style="list-style-type:circle" %)
212 212  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
213 213  
186 +=== Versand per E-Mail ===
187 +
188 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
189 +
190 +(% style="width:824px" %)
191 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
192 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
193 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
194 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
195 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
196 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
197 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
198 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
199 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
200 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
201 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
202 +
203 +=== Versand per Brief ===
204 +
205 +(% class="box infomessage" %)
206 +(((
207 +**Tipp für Versand per Brief**:
208 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
209 +)))
210 +
211 +SCREENSHOT EINFÜGEN
212 +
213 +(% style="width:824px" %)
214 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
215 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)
216 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)
217 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)
218 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)
219 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)
220 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)
221 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)
222 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)
223 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)
224 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)
225 +
214 214  == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
215 215  
216 216  Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
... ... @@ -253,6 +253,7 @@
253 253  
254 254  
255 255  
268 +
256 256  (% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
257 257  |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
258 258  |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
... ... @@ -267,21 +267,18 @@
267 267  
268 268  )))
269 269  
283 +Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
270 270  
285 +* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
286 +* keine ZWB erstellbar ist
271 271  
288 +**Vorgehen **in diesem Fall:
289 +**1**) Auf den **!**-Button klicken
290 + Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
291 +**2**) Auf **Zuwendungen **und dann auf **Inaktive Kontakte integriert** klicken
292 + Mittels Klick auf das **! **werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
293 +
272 272  
273 -
274 -(% class="box infomessage" %)
275 -(((
276 -Ein **! **Button blinkt, **sobald...**
277 -- Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
278 -- keine ZWB erstellbar ist
279 -\\In diesem Fall klickt man auf den  **! **Button. Daraufhin erfolgt folgende Meldung:
280 -"Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
281 -\\Hierzu klickt man zunächst auf **Zuwendungen **und anschließend auf **Inaktive Kontakte integriert**.
282 -Mittels einem Klick auf das **! **werden dann die inaktiven Kontakte angezeigt.
283 -)))
284 -
285 285  == Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
286 286  
287 287