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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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am 2023/10/04 12:43
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/10/13 11:10
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -072.1 - Zweckbindungen
1 +072.4 - ZWB und Dankschreiben
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|Twingle|Twingle-Import
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
Inhalt
... ... @@ -1,0 +1,212 @@
1 +(% class="box" %)
2 +(((
3 +== **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:** ==
4 +
5 +{{toc/}}
6 +)))
7 +
8 += Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
9 +
10 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
11 +
12 +[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
13 +
14 +(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 +|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
18 +
19 +
20 +
21 +
22 +
23 +
24 +
25 +
26 +== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
27 +
28 +Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
29 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
30 +
31 +[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
32 +
33 +(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
34 +|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
35 +|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
36 +|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
37 +|**3**|(% style="width:711px" %)(((
38 +Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
39 +)))
40 +|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
41 +
42 +
43 +
44 +
45 +
46 +
47 +
48 +
49 +
50 +
51 +
52 +
53 +
54 +
55 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
56 +
57 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
58 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
59 +
60 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
61 +
62 +(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
63 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
64 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
65 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
66 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
67 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
68 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
69 +|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
70 +
71 +
72 +
73 +
74 +
75 +
76 +
77 +
78 +
79 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
80 +
81 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
82 +
83 +
84 +
85 +
86 +
87 +
88 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
89 +
90 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
91 +
92 +(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
93 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
94 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
95 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
96 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
97 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
98 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
99 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
100 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
101 +
102 +
103 +
104 +
105 +
106 +
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108 +
109 +
110 +
111 +
112 +
113 +
114 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
115 +
116 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
117 +
118 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
119 +* Zuwender hat eine **Adresse**
120 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
121 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
122 +
123 +Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
124 +
125 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
126 +
127 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
128 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
129 +
130 +**Tipp für Versand per Brief**:
131 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
132 +
133 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
134 +
135 +(% style="width:824px" %)
136 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
137 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
138 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
139 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
140 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
141 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
142 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
143 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
144 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
145 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
146 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
147 +
148 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
149 +
150 +
151 +(% class="box infomessage" %)
152 +(((
153 +**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
154 +- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
155 +- Zuwender hat eine **Adresse**
156 +- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
157 +- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
158 +\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
159 +)))
160 +
161 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
162 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
163 +
164 +(% style="list-style-type:circle" %)
165 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
166 +
167 +(% start="2" %)
168 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
169 +
170 +(% style="list-style-type:circle" %)
171 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
172 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
173 +
174 +(% start="3" %)
175 +1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
176 +
177 +(% style="list-style-type:circle" %)
178 +* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
179 +
180 +(% start="4" %)
181 +1. Gewünschte **Aktion **auswählen
182 +
183 +(% style="list-style-type:circle" %)
184 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
185 +
186 +(% start="5" %)
187 +1. Eingaben machen
188 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
189 +
190 +(% style="list-style-type:circle" %)
191 +* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
192 +
193 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzten ==
194 +
195 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen.
196 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwnedung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
197 +
198 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
199 +
200 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
201 +
202 +(% start="2" %)
203 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
204 +
205 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
206 +
207 +(% start="3" %)
208 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
209 +
210 +== Zuwendungen für ZWB parken ==
211 +
212 +
ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_0.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlage_2.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_1.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_2.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_3.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlagenmenue_2.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_uebersichtsmenue.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt