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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

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am 2023/10/04 12:43
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/10/13 12:06
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -072.1 - Zweckbindungen
1 +072.4 - ZWB und Dankschreiben
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|Twingle|Twingle-Import
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
Inhalt
... ... @@ -1,0 +1,199 @@
1 +(% class="box" %)
2 +(((
3 +(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
4 +
5 +
6 +{{toc/}}
7 +)))
8 +
9 += Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
10 +
11 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
12 +
13 +[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
14 +
15 +(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
16 +|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
17 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
18 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
19 +
20 +
21 +
22 +
23 +== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
24 +
25 +Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
26 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
27 +
28 +[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
29 +
30 +(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
31 +|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
32 +|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
33 +|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
34 +|**3**|(% style="width:711px" %)(((
35 +Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
36 +)))
37 +|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
38 +
39 +
40 +
41 +
42 +
43 +
44 +
45 +
46 +
47 +
48 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
49 +
50 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
51 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
52 +
53 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
54 +
55 +(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
56 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
57 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
58 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
59 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
60 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
61 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
62 +|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
63 +
64 +
65 +
66 +
67 +
68 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
69 +
70 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
71 +
72 +
73 +
74 +
75 +
76 +
77 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
78 +
79 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
80 +
81 +(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
82 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
83 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
84 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
85 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
86 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
87 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
88 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
89 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
90 +
91 +
92 +
93 +
94 +
95 +
96 +
97 +
98 +
99 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
100 +
101 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
102 +
103 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
104 +* Zuwender hat eine **Adresse**
105 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
106 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
107 +
108 +Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
109 +
110 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
111 +
112 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
113 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
114 +
115 +**Tipp für Versand per Brief**:
116 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
117 +
118 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
119 +
120 +(% style="width:824px" %)
121 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
122 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
123 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
124 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
125 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
126 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
127 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
128 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
129 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
130 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
131 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
132 +
133 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
134 +
135 +
136 +(% class="box infomessage" %)
137 +(((
138 +**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
139 +- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
140 +- Zuwender hat eine **Adresse**
141 +- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
142 +- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
143 +\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
144 +)))
145 +
146 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
147 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
148 +
149 +(% style="list-style-type:circle" %)
150 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
151 +
152 +(% start="2" %)
153 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
154 +
155 +(% style="list-style-type:circle" %)
156 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
157 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
158 +
159 +(% start="3" %)
160 +1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
161 +
162 +(% style="list-style-type:circle" %)
163 +* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
164 +
165 +(% start="4" %)
166 +1. Gewünschte **Aktion **auswählen
167 +
168 +(% style="list-style-type:circle" %)
169 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
170 +
171 +(% start="5" %)
172 +1. Eingaben machen
173 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
174 +
175 +(% style="list-style-type:circle" %)
176 +* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
177 +
178 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
179 +
180 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
181 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
182 +
183 +Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
184 +
185 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
186 +
187 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
188 +
189 +(% start="2" %)
190 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
191 +
192 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
193 +
194 +(% start="3" %)
195 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
196 +
197 +== Zuwendungen für ZWB parken ==
198 +
199 +
ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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Inhalt
ZWB_Vorlage_0.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlage_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_1.png
Author
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_2.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_3.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlagenmenue_2.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_uebersichtsmenue.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt