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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -072.1 - Zweckbindungen
1 +072.4 - ZWB und Dankschreiben
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|Twingle|Twingle-Import
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
Inhalt
... ... @@ -1,0 +1,251 @@
1 +(% class="box" %)
2 +(((
3 +**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 +
5 +{{toc/}}
6 +)))
7 +
8 += Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
9 +
10 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
11 +
12 +[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
13 +
14 +(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 +|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
18 +
19 +
20 +
21 +
22 +
23 +
24 +
25 +
26 +
27 +
28 +== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
29 +
30 +Es werden Standard-Vorlage ausgeliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null beginnen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
31 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
32 +
33 +[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
34 +
35 +(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
36 +|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
37 +|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
38 +|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
39 +|**3**|(% style="width:711px" %)(((
40 +Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
41 +)))
42 +|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
43 +
44 +
45 +
46 +
47 +
48 +
49 +
50 +
51 +
52 +
53 +
54 +
55 +
56 +
57 +
58 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
59 +
60 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellen, tragen Sie in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählen das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus.
61 +Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.
62 +
63 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
64 +
65 +(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
66 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
67 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
68 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
69 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
70 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
71 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
72 +|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
73 +
74 +
75 +
76 +
77 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
78 +
79 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
80 +
81 +
82 +
83 +
84 +
85 +
86 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
87 +
88 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
89 +
90 +(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
91 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
92 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
93 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
94 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
95 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
96 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
97 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
98 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
99 +
100 +
101 +
102 +
103 +
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106 +
107 +
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109 +
110 +
111 +
112 +
113 +
114 +
115 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
116 +
117 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
118 +
119 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
120 +* Zuwender hat eine **Adresse**
121 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
122 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
123 +
124 +(% class="box infomessage" %)
125 +(((
126 +Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
127 +)))
128 +
129 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
130 +
131 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
132 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
133 +
134 +(% class="box infomessage" %)
135 +(((
136 +**Tipp für Versand per Brief**:
137 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
138 +)))
139 +
140 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
141 +
142 +(% style="width:824px" %)
143 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
144 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
145 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
146 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
147 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
148 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
149 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
150 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
151 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
152 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
153 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
154 +
155 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
156 +
157 +(% class="box infomessage" %)
158 +(((
159 +**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
160 +- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
161 +- Zuwender hat eine **Adresse**
162 +- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
163 +- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
164 +\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
165 +)))
166 +
167 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
168 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
169 +
170 +(% style="list-style-type:circle" %)
171 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
172 +
173 +(% start="2" %)
174 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
175 +
176 +(% style="list-style-type:circle" %)
177 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
178 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
179 +
180 +(% start="3" %)
181 +1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
182 +
183 +(% style="list-style-type:circle" %)
184 +* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
185 +
186 +(% start="4" %)
187 +1. Gewünschte **Aktion **auswählen
188 +
189 +(% style="list-style-type:circle" %)
190 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
191 +
192 +(% start="5" %)
193 +1. Eingaben machen
194 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
195 +
196 +(% style="list-style-type:circle" %)
197 +* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
198 +
199 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
200 +
201 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
202 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
203 +
204 +(% class="box infomessage" %)
205 +(((
206 +**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
207 +)))
208 +
209 +1. Gewünschte Zuwendung öffnen
210 +
211 +(% style="list-style-type:circle" %)
212 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
213 +
214 +(% start="2" %)
215 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
216 +
217 +(% style="list-style-type:circle" %)
218 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
219 +* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
220 +
221 +== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
222 +
223 +[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
224 +
225 +
226 +
227 +
228 +
229 +
230 +
231 +
232 +
233 +
234 +
235 +
236 +
237 +
238 +
239 +
240 +
241 +(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
242 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
243 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
244 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
245 +**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
246 +**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
247 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
248 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
249 +
250 +
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ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_0.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlage_2.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlage_Punkt_1.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_2.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlage_Punkt_3.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlagenmenue_2.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_parken.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_uebersichtsmenue.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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